Softvér na plánovanie zmien v gastronómii pre reštaurácie, kaviarne a podniky

Každý prevádzkovateľ v gastronómii sa tú istú lekciu naučí ťažkou cestou. Rozpis nie je papierovanie, je to samotný biznis. Keď ho zvládnete, prevádzka beží hladko, mzdové náklady sedia tam, kde majú, a tím odchádza domov dostatočne spokojný na to, aby sa zajtra vrátil. Keď ho pokazíte, jediný slabo obsadený piatok vás môže stáť týždeň dobrej vôle u hostí aj personálu. Softvér na plánovanie zmien v gastronómii existuje preto, aby tento výsledok posunul z náhody do systému.

Väčšina plánovacích nástrojov bola postavená pre kancelárie, kde je dopyt rovnomerný a všetci pracujú od deviatej do piatej. Gastronómia takto nefunguje. Počet hostí z hodiny na hodinu prudko stúpa a klesá, personál je na čiastočný úväzok a prevažujú v ňom študenti a osoba, ktorá zostavuje rozpis, je zvyčajne tá istá, čo o ôsmej večer expeduje jedlá na výdajni. Nástroj, ktorý tieto reálie ignoruje, skončí opustený do mesiaca.

Čo musí softvér na plánovanie zmien v gastronómii skutočne dokázať

Keď odstránite zoznamy funkcií, úloha sa scvrkne na štyri veci. Umožniť zaneprázdnenému manažérovi rýchlo zostaviť týždeň zmien, ideálne v telefóne medzi jednotlivými návalmi hostí. Ukázať mzdové náklady oproti očakávaným tržbám ešte pred zverejnením rozpisu, nie až po spracovaní miezd. Zastihnúť tím tam, kde je, teda na telefónoch, a nie na nástenke. A obstáť, keď sa plán zrúti, pretože v gastronómii sa plán vždy zrúti.

Všetko ostatné je len príjemný bonus. Platforma, ktorá zvládne tieto štyri veci, prekoná tú s päťdesiatimi funkciami, z ktorých každá rieši problém, ktorý nemáte. Presne túto latku bol Shifton postavený prekonať pre reštaurácie, kaviarne a podniky.

Prečo sa softvér na plánovanie personálu v gastronómii zaplatí sám

Matematika nie je zložitá.

Mzdy tvoria vo väčšine gastronomických prevádzok niekde medzi štvrtinou a tretinou tržieb a sú jediným nákladom, ktorý môže manažér zo dňa na deň skutočne ovplyvniť. Keď rozpisovanie žije v tabuľke, chyby zostávajú neviditeľné, kým nepríde mzdový výkaz: zmena, ktorá sa natiahla o dve hodiny, čašník navyše privolaný na noc, ktorá sa ukázala pokojnou, prekročený prah nadčasov, ktorý si nikto nevšimol. Softvér na riadenie pracovných síl v gastronómii tieto náklady zviditeľní, kým je ešte čas konať. Odhadované výdavky vidíte pri zostavovaní, pred prekročením do príplatkovej sadzby dostanete upozornenie a nasledujúce ráno môžete postaviť plánované hodiny oproti skutočným tržbám. Väčšina manažérov, ktorí prejdú, zistí, že sa softvér zaplatí sám len z úspor na mzdách už v prvom štvrťroku, ešte skôr, ako započítate hodiny ušetrené pri zostavovaní rozpisu.

Skrytý náklad rozpisu na nástenke

Mnoho podnikov stále funguje na vytlačenom papieri pri vchode pre personál a na skupinovom čete pre zmeny. Pôsobí to bezplatne, lebo neexistuje žiadny mesačný poplatok. Skutočný náklad sa skrýva v trení. Výmena zmeny znamená tri textové správy a čmáranicu na papieri, ktorú polovica tímu nikdy neuvidí. Neúčasť znamená, že manažér telefonuje počas predservisného zhonu namiesto toho, aby pripravoval priestor. Rozpis na stene sa rozchádza s tým, ktorý má manažér v hlave, a v polovici prevádzky si už nikto nie je celkom istý, kto má kde byť.

Presuňte to do softvéru na rozpisovanie zmien v gastronómii a trenie zmizne. Výmeny prebiehajú v aplikácii a aktualizujú sa naraz pre všetkých. Voľné zmeny sa rozpošlú každému kvalifikovanému jediným ťuknutím namiesto série telefonátov. Rozpis, ktorý všetci vidia, je ten, ktorý platí.

Znie to ako maličkosť, kým bez toho nestrávite sobotnú noc.

Obsluha, kuchyňa a roly medzi tým

Gastronómia nie je jeden tím, sú to viaceré tímy, ktoré zhodou okolností zdieľajú jednu budovu. Čašníci, barmani, hostesky, kuchári a umývači riadu pracujú v odlišných rytmoch, majú rôzne certifikácie a stoja rôzne sumy. Dobrý softvér na plánovanie zamestnancov v gastronómii ich vníma ako samostatné celky, no zároveň drží celý obraz v jednom prehľade. Rozpis baru a rozpis kuchyne zostavujete oddelene, no stále vidíte celkové obsadenie a celkové náklady na jednej obrazovke a na každej zmene môžete zamknúť minimálny počet každej roly, aby prevádzka nikdy neotvárala s nedostatkom ľudí.

Plánovanie naprieč viacerými podnikmi

V okamihu, keď prevádzkujete druhé miesto, koordinácia prestáva byť rozpisom a stáva sa logistickým problémom. Jeden podnik je preplnený, kým iný zíva prázdnotou, zaškolený barman sedí nečinne na druhom konci mesta a centrála nemá ako to vidieť, kým neprídu čísla. Softvér na riadenie pracovných síl pre gastronomické skupiny umiestni každé miesto do jedného prehľadu. Nerovnováhu spozorujete v reálnom čase, zdieľaného člena tímu presuniete ťuknutím a overenú týždennú šablónu nasadíte na nové miesto namiesto začínania od prázdnej mriežky. To, čo kedysi zožralo regionálnemu manažérovi celý deň telefonátov, sa stane päťminútovou kontrolou.

Výber správneho nástroja pre váš podnik

Otestujte akúkoľvek platformu tak, ako ju bude tím skutočne používať. Otvorte ju na najlacnejšom telefóne v budove, lebo práve taký nosí váš víkendový personál. Skúste zostaviť celý týždeň za menej ako desať minút. Pošlite si upozornenie o zmene rozpisu a zmerajte, ako rýchlo dorazí. Opýtajte sa, čo sa s tým upozornením stane, keď je telefón počas zmeny vypnutý, keďže personál v gastronómii si telefóny počas prevádzky nekontroluje. Nástroj, ktorý tieto testy prežije, je ten, ktorý bude tím používať aj o rok.

Do desiatich zamestnancov zvládne celú úlohu bezplatný plán Shiftonu bez časového obmedzenia, čo pokryje jednu malú kaviareň alebo reštauráciu. Ako rastiete nad túto hranicu a pridávate miesta, platené úrovne pridávajú prehľad viacerých podnikov, hlbšie nákladové výkazníctvo a pokročilé ovládanie. V každom prípade zostáva cieľ rovnaký: rozpis, ktorý odzrkadľuje skutočný dopyt, mzdová položka, ktorá drží tam, kde ste ju naplánovali, a tím, ktorý vždy vie, kedy pracuje. To je rozdiel medzi riadením zmien a ich hasením.