Roosterprogramma voor restaurants, cafés en horeca

Het reserveringsboek komt eerst

Alles wat een restaurant over bezetting beslist volgt uit één document, en dat is niet het rooster. Het zijn de verwachte couverts. Negentig op zaterdag met twee zittingen vraagt een andere bediening en een andere doorgeefkast dan veertig op een maandag, en het verschil tussen die twee avonden is groter dan het verschil tussen twee gewone weken in de meeste andere bedrijven.

Een rooster dat uit een sjabloon komt zit daarom op een heel specifieke en dure manier fout. Op de gemiddelde avond klopt het ongeveer en op de twee avonden die de week dragen klopt het duidelijk niet. Vanuit de reserveringen bouwen is geen extra werk, het is hetzelfde werk in een andere volgorde.

Voorbereiding is een dienst, geen gunst

De twee uur voor de service zijn echte uren en ze ontbreken vaak in het plan. Ontbreken ze in het rooster, dan ontbreken ze ook in de kosten, en daarom kan een keuken op papier goed bezet lijken en aan het eind van de maand toch twintig uur over zijn.

Twee ploegen met één deur

De keuken en de bediening delen een service en verder bijna niets. De ene is een brigade met posten en een volgorde. De andere is een ruimte waar de grens ligt bij het aantal tafels dat iemand kan volgen zonder dat de service uit elkaar valt. Hun drukke momenten liggen een half uur uit elkaar, hun vak is niet uitwisselbaar, en één persoon te weinig aan de ene kant voelen ze allebei.

Ze apart plannen op één scherm is wat een totaalbedrag betekenis geeft. Elke kant heeft zijn eigen ondergrens, elke kant wordt op zijn eigen patroon getekend, en het loongetal onderaan blijft één cijfer waar de bedrijfsleider iets mee kan.

Training waar een inspecteur naar vraagt

Voedselveiligheid en verantwoordelijkheid voor allergenen zijn geen interne afspraken, het zijn voorwaarden waaronder een zaak werkt, en ze worden gecontroleerd. De vraag is zelden of de training bestaat. De vraag is of er tijdens die service, op die datum, iemand met training in de zaak stond.

Certificaten bij de persoon houden, met vervaldatum, maakt daar een gewone randvoorwaarde van in plaats van een auditklus. Een verlopen certificaat houdt tegen dat de dienst wordt aangeboden. Een service zonder allergenendekking valt op voordat het rooster naar buiten gaat en niet na een controle.

Loon tegenover couverts, vroeg gelezen

Elke ondernemer kent zijn loonkostenpercentage en de meesten leren het te laat om er nog iets aan te doen. Achteraf gelezen is het een oordeel over een maand die al voorbij is. Met het rooster open gelezen is het een reeks kleine beslissingen: een begintijd die een uur opschuift, een vierde medewerker die om zes uur begint in plaats van om vijf, een voorbereidingsdienst die geen hele dag hoeft te zijn.

Dat werkt alleen als de uren worden vastgelegd in plaats van herinnerd. Een dienst die aan het eind van de week uit het geheugen wordt gereconstrueerd zit dicht genoeg bij de waarheid om geloofd te worden en vaak genoeg ernaast om te tellen, en het is de reden dat het geraamde getal en het loongetal zo zelden overeenkomen.

De middag waarop iemand afbelt

Een chef de partie meldt zich om drie uur ziek, er staan negentig couverts geboekt, en het verschil tussen een lastige en een slechte service is de snelheid waarmee het gat de mensen bereikt die het kunnen vullen. Geen belrondje naar wie het eerst opneemt, maar hetzelfde bericht, zodat iedereen die gekwalificeerd is op hetzelfde moment geïnformeerd wordt.

De uitzendkracht verdient dezelfde behandeling. Een invaller die in het rooster en in het kostenrapport staat is een beheersbare uitgave. Een die alleen op een factuur aan het eind van de maand bestaat is de reden dat een goede week eindigt met een slecht loongetal. Het functiepakket van Shifton houdt rooster, klok, meldingen en rapportage in één account bij elkaar.

Meer dan één zaak

Groepen delen mensen, of iemand dat nu zo gepland heeft of niet. Een medewerker op twee locaties hoort bij één loonadministratie en bij twee roosters, en de uren kloppen alleen als beide zaken hetzelfde dossier lezen. Daarbovenop krijgt een groep iets wat een losse zaak niet kan hebben: loon tegenover couverts vergeleken tussen locaties, wat een discussie over wie te ruim zit verandert in een getal.

Wat dit niet is

Dit is geen kassasysteem, geen reserveringsplatform en geen voorraadsysteem, en elke zaak die serieus draait heeft die drie allang. Dit is de laag eronder: wie er werkt, waarvoor iemand is opgeleid, welke uren er echt zijn gemaakt en wat de service heeft gekost. Ondernemers gaan hier meestal naar kijken als het team boven de vijftien uitkomt of als de tweede zaak opengaat.

Zo begin je

Een team van tien mensen of minder draait zonder kosten en zonder tijdslimiet, en dat dekt een café of een kleine eetzaal helemaal af: het rooster, de eenvoudige klok, de app op de telefoon en de rapportage. Daarboven komen modules er één voor één bij voor 0,50 dollar per medewerker per maand, elk met een proefperiode tot 60 dagen, lang genoeg om eerst een heel seizoen door de rapportage te halen.

Het gat tussen lunch en diner

De gebroken dag is de gewone vorm van werken in een restaurant en de meest voorkomende bron van stille wrevel in een team. Twee onbetaalde uren midden op een dag zijn ofwel een eerlijke afspraak die iedereen begreep voordat hij de baan aannam, ofwel iets wat nooit echt is afgesproken, en het verschil zit erin of het op het rooster stond.

De onderbreking expliciet plannen, met de pauze vastgelegd als pauze in plaats van blijven staan als een gat, houdt het aan beide kanten eerlijk. Het maakt het loongetal ook juist, omdat betaalde uren en uren die iemand in de zaak doorbracht niet langer als hetzelfde getal worden behandeld.

Seizoenen, feestdagen en de week waar niemand op rekende

Een nieuwe kaart, een lang weekend, de eerste week van een schoolvakantie. Elk daarvan verschuift de couverts in een richting die de zaak van vorig jaar al kent, en elk verdient een bewaard patroon in plaats van een gok op donderdag. Dat patroon is het enige geheugen dat een restaurant heeft over wat werkelijk werkte.