Software de Escalas para Restaurantes, Cafés e Espaços de Restauração

Todos os operadores de restauração aprendem a mesma lição da forma mais difícil. A escala não é papelada, é o negócio. Se estiver certa, o serviço corre bem, o custo de mão de obra fica onde deve e a equipa vai para casa suficientemente satisfeita para voltar amanhã. Se estiver errada, uma única sexta-feira com falta de pessoal pode custar-lhe uma semana de boa vontade junto de clientes e colaboradores. O software de escalas para restauração existe para tirar esse resultado da sorte e passá-lo para um sistema.

A maioria das ferramentas de escalas foi criada para escritórios, onde a procura é constante e todos trabalham das nove às cinco. A restauração não funciona assim. A afluência dispara e cai hora a hora, o pessoal é em grande parte a tempo parcial e estudante, e quem monta a escala é normalmente a mesma pessoa que está a coordenar o passe às 20h. Uma ferramenta que ignora estas realidades é abandonada em menos de um mês.

O que um software de escalas para restauração tem mesmo de fazer

Deixando de lado as listas de funcionalidades, o trabalho resume-se a quatro coisas. Permitir a um gestor ocupado montar uma semana de turnos depressa, idealmente no telemóvel entre serviços. Mostrar o custo de mão de obra face às vendas esperadas antes de a escala ser publicada, e não depois do processamento salarial. Chegar à equipa onde ela está, que é no telemóvel e não num placard. E aguentar quando o plano falha, porque na restauração o plano falha sempre.

Tudo o resto é acessório. Uma plataforma que domina estas quatro coisas ganha a uma com cinquenta funcionalidades que resolvem, cada uma, um problema que não tem. É esse o padrão que o Shifton foi criado para cumprir em restaurantes, cafés e espaços de restauração.

Porque é que o software de escalas para restauração se paga a si próprio

As contas não são subtis.

A mão de obra representa algo entre um quarto e um terço da faturação na maioria dos negócios de restauração, e é o único custo que um gestor consegue mesmo mexer no dia a dia. Quando a elaboração de escalas vive numa folha de cálculo, os erros ficam invisíveis até chegar a folha de salários: um turno que se prolongou duas horas, um empregado extra chamado para uma noite que acabou por ser fraca, um limite de horas extra ultrapassado sem ninguém reparar. O software de gestão de pessoal para restauração torna esses custos visíveis enquanto ainda há tempo para agir. Vê a despesa prevista à medida que monta a escala, recebe um alerta antes de um turno passar para pagamento acrescido e pode comparar as horas planeadas com as vendas reais na manhã seguinte. A maioria dos gestores que muda descobre que o software se paga só com a poupança em mão de obra logo no primeiro trimestre, antes mesmo de contar as horas poupadas a montar a escala.

O custo oculto da escala no placard

Muitos espaços ainda funcionam com uma folha impressa junto à entrada do pessoal e um grupo de conversa para as alterações. Parece gratuito porque não há mensalidade. O custo real esconde-se no atrito. Uma troca de turno significa três mensagens e um rabisco na folha que metade da equipa nunca vê. Uma falta significa o gestor ao telefone durante a azáfama antes do serviço, em vez de estar a preparar a sala. A escala na parede fica dessincronizada da que o gestor tem na cabeça e, a meio do serviço, ninguém sabe bem quem devia estar onde.

Passe isso para um software de escalas para restauração e o atrito desaparece. As trocas acontecem na aplicação e atualizam para todos ao mesmo tempo. Os turnos livres são difundidos a todas as pessoas qualificadas com um toque, em vez de uma ronda de chamadas. A escala que todos veem é a escala verdadeira.

Parece pouco até passar um sábado à noite sem isso.

Sala, cozinha e as funções pelo meio

A restauração não é uma equipa, são várias que por acaso partilham o mesmo edifício. Empregados de mesa, barmen, recepção, cozinheiros e copeiros trabalham a ritmos diferentes, têm certificações diferentes e custam valores diferentes. Um bom software de escalas de pessoal para restauração trata-os como distintos mantendo o quadro completo numa só visão. Monta a escala do bar e a da cozinha em separado, mas continua a ver a cobertura total e o custo total num só ecrã, e pode fixar um número mínimo de cada função em todos os turnos para que a sala nunca abra com falta de pessoal.

Escalas em mais do que um espaço

Assim que passa a gerir um segundo local, a coordenação deixa de ser uma escala e torna-se um problema de logística. Um espaço está a abarrotar enquanto outro está parado, um barman qualificado está sem fazer nada do outro lado da cidade e a sede não tem forma de o ver até chegarem os números. O software de gestão de pessoal para grupos de restauração coloca cada local num único painel. Deteta o desequilíbrio em tempo real, desloca um membro da equipa partilhado com um toque e aplica um modelo semanal comprovado a um novo local, em vez de começar de uma grelha em branco. O que antes ocupava um dia inteiro de chamadas de um gestor regional passa a ser uma revisão de cinco minutos.

Escolher a ferramenta certa para o seu espaço

Teste qualquer plataforma da forma como a sua equipa a vai mesmo usar. Abra-a no telemóvel mais barato do estabelecimento, porque é esse que o pessoal de fim de semana usa. Tente montar uma semana inteira em menos de dez minutos. Envie a si próprio uma notificação de mudança de turno e cronometre a rapidez com que chega. Pergunte o que acontece a essa notificação quando o telemóvel está desligado durante um turno, já que o pessoal da restauração não anda a ver o telemóvel a meio do serviço. A ferramenta que sobrevive a estes testes é a que a equipa ainda vai estar a usar para o ano.

Abaixo de dez colaboradores, o plano gratuito do Shifton dá conta de todo o trabalho sem limite de tempo, o que cobre um único café ou restaurante pequeno. À medida que cresce para além disso e acrescenta locais, os planos pagos adicionam a visão multi-espaço, relatórios de custos mais detalhados e controlos avançados. De qualquer forma, o objetivo mantém-se o mesmo: uma escala que reflete a procura real, uma linha de custo de mão de obra que se mantém onde a planeou e uma equipa que sabe sempre quando trabalha. É essa a diferença entre gerir turnos e andar a apagar fogos.