Software de escalas para restaurantes, cafés e restauração

A folha de reservas vem primeiro

Tudo o que um restaurante decide sobre pessoal vem a jusante de um documento, e não é a escala. São os lugares que espera servir. Noventa ao sábado com dois turnos de sala pede uma sala e um passe diferentes de quarenta a uma segunda-feira, e a distância entre essas duas noites é maior do que a distância entre duas semanas normais na maioria dos outros negócios.

Uma escala tirada de um modelo erra, portanto, de uma maneira concreta e cara. Acerta mais ou menos na noite média e falha claramente nas duas noites que sustentam a semana. Construir a partir das reservas não dá mais trabalho, é o mesmo trabalho feito por outra ordem.

A preparação é um turno, não um favor

As duas horas antes do serviço são horas a sério e faltam muitas vezes ao plano. Quando não estão na escala também não estão no custo, e é por isso que uma cozinha pode parecer bem composta no papel e ainda assim acabar o mês com vinte horas a mais.

Duas equipas com uma porta só

A cozinha e a sala partilham um serviço e quase mais nada. Uma é uma brigada com partidas e uma ordem de marcha. A outra é um espaço onde o limite é o número de mesas que uma pessoa consegue acompanhar sem o serviço se desfazer. Os picos das duas estão a meia hora de distância, os ofícios não se trocam, e uma pessoa a menos de qualquer dos lados sente-se dos dois.

Planeá-las em separado num único ecrã é o que dá sentido a um custo total. Cada uma tem o seu mínimo, cada uma é desenhada com o seu padrão, e o número de pessoal lá em baixo continua a ser uma única cifra sobre a qual o diretor pode agir.

Formação sobre a qual um inspetor vai perguntar

A segurança alimentar e a responsabilidade sobre alergénios não são políticas internas, são condições ao abrigo das quais a casa funciona, e são verificadas. A pergunta raramente é se a formação existe. É se estava alguém com formação na sala durante aquele serviço, naquele dia.

Guardar os certificados junto à pessoa, com datas de validade, transforma isso num limite normal em vez de num exercício de auditoria. Um certificado caducado impede que o turno seja oferecido. Um serviço sem cobertura de alergénios aparece antes de a escala ser publicada e não depois de uma inspeção.

Pessoal contra lugares, lido a tempo

Todo o operador conhece a sua percentagem de pessoal e a maior parte fica a sabê-la tarde de mais para agir. Lida depois do facto, é um veredicto sobre um mês que já aconteceu. Lida com a escala aberta, é uma série de decisões pequenas: uma hora de entrada adiada, um quarto empregado que começa às seis em vez das cinco, um turno de preparação que não precisa de ser um dia inteiro.

Isso só funciona quando as horas são registadas em vez de lembradas. Um turno reconstruído de memória ao fim da semana é parecido o suficiente para se acreditar nele e errado com frequência suficiente para contar, e é a razão pela qual o número previsto e o número do processamento salarial tão raramente batem certo.

A tarde em que alguém avisa que não vem

Um chefe de partida adoece às três, estão noventa lugares reservados, e a diferença entre um serviço difícil e um serviço mau é a rapidez com que a falha chega às pessoas que a podiam tapar. Não uma corrente de telefonemas a quem atender primeiro, mas a mesma mensagem para toda a gente habilitada, ao mesmo tempo.

O reforço de agência merece o mesmo tratamento. Um extra que aparece na escala e no relatório de custo é uma despesa gerível. Um que só existe numa fatura ao fim do mês é a razão pela qual uma boa semana acaba com um mau número de pessoal. O conjunto de funcionalidades da Shifton mantém a escala, a picagem, os avisos e os relatórios numa só conta.

Mais do que uma casa

Os grupos partilham pessoas, quer alguém tenha planeado isso quer não. Um empregado em duas casas pertence a um processamento salarial e a duas escalas, e as horas só batem certo quando ambas as casas leem a mesma ficha. Além disso, um grupo ganha algo que uma casa sozinha não pode ter: o pessoal contra os lugares comparado entre casas, o que transforma uma discussão sobre quem tem gente a mais num número.

O que isto não é

Isto não é um terminal de caixa, nem uma plataforma de reservas, nem um sistema de stocks, e qualquer casa a trabalhar como deve ser já tem os três. Isto é a camada por baixo deles: quem está a trabalhar, para que está habilitado, que horas fez de facto e quanto custou o serviço. Os operadores costumam olhar para aqui quando a equipa passa das quinze pessoas ou quando abre a segunda casa.

Como começar

Uma equipa de dez pessoas ou menos funciona sem custo e sem limite de tempo, o que cobre por inteiro um café ou uma pequena sala de jantar: a escala, a picagem básica, a aplicação no telemóvel e os relatórios. Acima disso, os módulos são acrescentados um a um a 0,50 dólares por trabalhador por mês, com um período experimental até 60 dias em cada um, tempo que chega para passar uma temporada inteira pelos relatórios antes de decidir.

O intervalo entre o almoço e o jantar

O dia partido é a forma habitual do trabalho num restaurante e a fonte mais comum de ressentimento calado numa equipa. Duas horas não pagas a meio de um dia são ou um acordo justo que toda a gente percebeu antes de aceitar o lugar, ou algo que nunca foi realmente combinado, e a diferença entre as duas coisas está em ter aparecido na escala.

Planear a quebra de forma explícita, com o intervalo registado como intervalo em vez de ficar como um buraco, mantém a coisa honesta dos dois lados. Também torna o número de pessoal correto, porque as horas pagas e as horas que alguém passou dentro da casa deixam de ser tratadas como o mesmo número.

Épocas, feriados e a semana que ninguém previu

Uma mudança de carta, um fim de semana prolongado, a primeira semana de férias escolares. Cada um desloca os lugares numa direção que a casa já conhece do ano passado, e cada um merece um padrão guardado em vez de um palpite dado numa quinta-feira. Esse padrão é a única memória institucional que um restaurante tem sobre o que resultou de facto.