Työvuorosuunnitteluohjelma ravintoloille, kahviloille ja tapahtumapaikoille

Jokainen ravintola-alan yrittäjä oppii saman läksyn kantapään kautta. Työvuorolista ei ole paperityötä, se on itse liiketoiminta. Kun se on kunnossa, palvelu sujuu jouhevasti, työvoimakustannus asettuu sinne minne pitääkin ja tiimi lähtee kotiin riittävän tyytyväisenä palatakseen huomenna. Kun se menee pieleen, yksi alimiehitetty perjantai voi maksaa viikon verran hyvää tahtoa niin asiakkaiden kuin henkilöstönkin silmissä. Ravintola-alan työvuorosuunnitteluohjelma on olemassa siirtääkseen tuon lopputuloksen onnenkantamoisesta järjestelmän piiriin.

Useimmat työvuorotyökalut on rakennettu toimistoihin, joissa kysyntä on tasaista ja kaikki työskentelevät yhdeksästä viiteen. Ravintola-ala ei toimi niin. Asiakasmäärät nousevat ja romahtavat tunneittain, henkilöstö on osa-aikaista ja opiskelijavoittoista, ja työvuorot rakentava henkilö on yleensä sama, joka koordinoi tarjoiluja kello 20. Työkalu, joka sivuuttaa nämä tosiasiat, jää käyttämättä kuukauden sisällä.

Mitä ravintola-alan työvuorosuunnitteluohjelman on todella tehtävä

Kun ominaisuuslistat riisutaan pois, tehtävä tiivistyy neljään asiaan. Anna kiireisen esihenkilön rakentaa viikon vuorot nopeasti, mieluiten puhelimella asiakasruuhkien välissä. Näytä työvoimakustannus suhteessa odotettuun myyntiin ennen työvuorojen julkaisua, ei vasta palkanmaksun jälkeen. Tavoita tiimi siellä missä se on, eli puhelimissaan eikä ilmoitustaululla. Ja kestä silloinkin kun suunnitelma pettää, sillä ravintola-alalla suunnitelma pettää aina.

Kaikki muu on mukavaa lisää. Alusta, joka hallitsee nuo neljä asiaa, voittaa alustan, jossa on viisikymmentä ominaisuutta ratkaisemassa kukin ongelmaa, jota sinulla ei ole. Sen riman Shifton on rakennettu ylittämään ravintoloille, kahviloille ja tapahtumapaikoille.

Miksi ravintola-alan työvuorosuunnitteluohjelma maksaa itsensä takaisin

Matematiikka ei ole hienovaraista.

Työvoima vie useimmissa ravintola-alan yrityksissä neljänneksen ja kolmanneksen väliltä liikevaihdosta, ja se on ainoa kustannus, jota esihenkilö voi todella liikuttaa päivästä toiseen. Kun työvuorot elävät taulukkolaskennassa, virheet pysyvät näkymättöminä siihen asti kunnes palkkalasku saapuu: kaksi tuntia venynyt vuoro, ylimääräinen tarjoilija hiljaiseksi osoittautuneelle illalle kutsuttuna, huomaamatta ylitetty ylityökynnys. Ravintola-alan työvoimanhallintaohjelma tekee nämä kustannukset näkyviksi silloin kun ehtii vielä toimia. Näet arvioidun kulun rakentaessasi, saat hälytyksen ennen kuin vuoro kääntyy korotetuksi palkaksi, ja voit asettaa suunnitellut tunnit toteutunutta myyntiä vasten seuraavana aamuna. Useimmat vaihtoon ryhtyneet esihenkilöt huomaavat ohjelman maksavan itsensä takaisin jo pelkillä työvoimasäästöillä ensimmäisen vuosineljänneksen aikana, ennen kuin edes lasketaan työvuorojen rakentamisessa säästyneitä tunteja.

Ilmoitustaulun työvuorolistan piilokustannus

Monet toimipisteet pyörivät yhä henkilökunnan sisäänkäynnin viereen tulostetulla lapulla ja ryhmächatilla muutoksia varten. Se tuntuu ilmaiselta, koska kuukausimaksua ei ole. Todellinen kustannus piilee kitkassa. Vuoronvaihto tarkoittaa kolmea tekstiviestiä ja raapustusta lappuun, jonka puolet tiimistä ei koskaan näe. Poissaolo tarkoittaa, että esihenkilö puhuu puhelimessa palvelua edeltävän ruuhkan aikana sen sijaan että laittaisi salin kuntoon. Seinällä oleva työvuorolista ajautuu eri tahtiin kuin esihenkilön päässä oleva, ja palvelun puolivälissä kukaan ei ole aivan varma kenen pitäisi olla missäkin.

Siirrä tämä ravintola-alan työvuorosuunnitteluohjelmaan, ja kitka katoaa. Vaihdot tapahtuvat sovelluksessa ja päivittyvät kaikille kerralla. Avoimet vuorot jaetaan jokaiselle pätevälle yhdellä napautuksella soittokierroksen sijaan. Työvuorolista, jonka kaikki näkevät, on se työvuorolista, joka pitää paikkansa.

Se kuulostaa pieneltä, kunnes olet viettänyt lauantai-illan ilman sitä.

Sali, keittiö ja niiden väliin jäävät roolit

Ravintola-ala ei ole yksi tiimi, vaan useita, jotka sattuvat jakamaan saman rakennuksen. Tarjoilijat, baarimikot, hovimestarit, linjakokit ja tiskaajat työskentelevät kaikki eri rytmeissä, heillä on erilaiset pätevyydet ja he maksavat eri verran. Hyvä ravintola-alan henkilöstön työvuorosuunnitteluohjelma käsittelee heitä erillisinä pitäen samalla kokonaiskuvan yhdessä näkymässä. Rakennat baarin ja keittiön työvuorot erikseen, mutta näet silti kokonaismiehityksen ja kokonaiskustannuksen yhdeltä näytöltä, ja voit lukita jokaisesta roolista vähimmäismäärän jokaiseen vuoroon, jotta sali ei koskaan avaudu vajaamiehityksellä.

Työvuorosuunnittelu useammassa kuin yhdessä toimipisteessä

Sillä hetkellä kun pyörität toista toimipistettä, koordinointi lakkaa olemasta työvuorolista ja muuttuu logistiikkaongelmaksi. Yksi toimipiste on tukossa samalla kun toinen on autio, koulutettu baarimikko istuu joutilaana toisella puolella kaupunkia, eikä pääkonttorilla ole keinoa nähdä sitä ennen kuin luvut saapuvat. Ravintola-alan ketjuille tarkoitettu työvoimanhallintaohjelma tuo jokaisen toimipisteen yhteen hallintanäkymään. Havaitset epätasapainon reaaliajassa, siirrät jaetun työntekijän yhdellä napautuksella ja otat toimivan viikkopohjan käyttöön uudessa toimipisteessä tyhjän ruudukon sijaan. Se mikä ennen söi aluepäällikön koko päivän puheluina, kutistuu viiden minuutin tarkistukseksi.

Oikean työkalun valinta toimipisteellesi

Testaa mikä tahansa alusta niin kuin tiimisi sitä oikeasti käyttää. Avaa se rakennuksen halvimmalla puhelimella, koska juuri sellaista viikonlopun henkilöstösi kantaa mukanaan. Yritä rakentaa kokonainen viikko alle kymmenessä minuutissa. Lähetä itsellesi vuoronvaihtoilmoitus ja mittaa kuinka nopeasti se saapuu. Kysy, mitä tuolle ilmoitukselle tapahtuu, kun puhelin on pois päältä vuoron aikana, sillä ravintola-alan henkilöstö ei vilkuile puhelintaan kesken palvelun. Työkalu, joka selviää näistä testeistä, on se, jota tiimi käyttää yhä ensi vuonna.

Alle kymmenellä työntekijällä Shiftonin ilmainen suunnitelma hoitaa koko työn ilman aikarajaa, mikä kattaa yksittäisen pienen kahvilan tai ravintolan. Kun kasvat tämän yli ja lisäät toimipisteitä, maksulliset tasot tuovat mukanaan monen toimipisteen näkymän, syvemmän kustannusraportoinnin ja edistyneet hallintatoiminnot. Kummallakin tavalla tavoite pysyy samana: työvuorolista, joka heijastaa todellista kysyntää, työvoimarivi, joka pysyy siellä minne sen suunnittelit, ja tiimi, joka tietää aina milloin se on töissä. Siinä on ero vuorojen hallitsemisen ja niiden sammutustöiden välillä.