ซอฟต์แวร์จัดตารางพนักงานร้านอาหาร คาเฟ่ และสถานที่จัดเลี้ยง

ใบจองมาก่อนเสมอ

ทุกอย่างที่ร้านอาหารตัดสินใจเรื่องกำลังคนอยู่ปลายน้ำของเอกสารฉบับเดียว และเอกสารนั้นไม่ใช่ตารางกะ แต่คือจำนวนลูกค้าที่คาดไว้ ลูกค้าเก้าสิบคนในวันเสาร์แบบสองรอบต้องการหน้าร้านและครัวคนละแบบกับลูกค้าสี่สิบคนในวันจันทร์ และช่องว่างระหว่างสองคืนนั้นกว้างกว่าช่องว่างระหว่างสัปดาห์ธรรมดาสองสัปดาห์ในธุรกิจอื่นเสียอีก

ตารางที่ลอกมาจากแม่แบบจึงผิดในแบบที่เฉพาะเจาะจงและแพง มันถูกคร่าว ๆ ในคืนเฉลี่ย และผิดชัดเจนในสองคืนที่แบกทั้งสัปดาห์ไว้ การสร้างจากใบจองแทนไม่ได้เป็นงานที่เพิ่มขึ้น มันคืองานเดิมที่ทำเรียงลำดับใหม่

การเตรียมของคือกะ ไม่ใช่การช่วยเหลือกัน

สองชั่วโมงก่อนเปิดบริการคือชั่วโมงทำงานจริง และมันหายไปจากแผนบ่อยมาก เมื่อมันไม่อยู่บนตาราง มันก็ไม่อยู่ในต้นทุนด้วย นี่คือเหตุผลที่ครัวหนึ่งดูเหมือนจัดคนถูกต้องบนกระดาษ แต่พอสิ้นเดือนกลับเกินไปยี่สิบชั่วโมง

สองทีมที่ใช้ประตูเดียวกัน

ครัวกับหน้าร้านใช้รอบบริการเดียวกันและแทบไม่มีอะไรอื่นร่วมกันเลย ฝั่งหนึ่งคือทีมครัวที่มีสถานีและลำดับการออกอาหาร อีกฝั่งคือห้องที่ข้อจำกัดอยู่ที่ว่าคนหนึ่งคนดูแลได้กี่โต๊ะก่อนที่บริการจะพัง ช่วงพีคของสองฝั่งห่างกันครึ่งชั่วโมง ทักษะโอนกันไม่ได้ และการขาดคนไปหนึ่งคนในฝั่งใดฝั่งหนึ่งรู้สึกได้ทั้งสองฝั่ง

การวางแผนสองฝั่งแยกกันบนหน้าจอเดียวคือสิ่งที่ทำให้ต้นทุนรวมมีความหมาย แต่ละฝั่งมีขั้นต่ำของตัวเอง แต่ละฝั่งวางตามรูปแบบของตัวเอง และตัวเลขค่าแรงข้างล่างยังเป็นตัวเลขเดียวที่ผู้จัดการลงมือทำอะไรกับมันได้

การอบรมที่เจ้าหน้าที่ตรวจจะถามถึง

ความปลอดภัยอาหารและความรับผิดชอบเรื่องสารก่อภูมิแพ้ไม่ใช่นโยบายภายใน แต่เป็นเงื่อนไขที่ทำให้ร้านเปิดดำเนินการได้ และมันถูกตรวจ คำถามแทบไม่เคยเป็นว่ามีการอบรมหรือไม่ คำถามคือมีคนที่ผ่านการอบรมยืนอยู่หน้าร้านในรอบบริการนั้น ในวันนั้นหรือเปล่า

การเก็บใบรับรองไว้กับตัวบุคคลพร้อมวันหมดอายุ เปลี่ยนเรื่องนี้จากการทำเอกสารตอนถูกตรวจ ให้กลายเป็นข้อจำกัดธรรมดาในการจัดคน ใบรับรองที่หมดอายุจะหยุดไม่ให้เสนอกะนั้น รอบบริการที่ไม่มีคนดูแลสารก่อภูมิแพ้จะโผล่ขึ้นมาก่อนประกาศตาราง ไม่ใช่หลังการตรวจ

ค่าแรงเทียบกับจำนวนลูกค้า อ่านให้ทัน

เจ้าของร้านทุกคนรู้สัดส่วนค่าแรงของตัวเอง และส่วนใหญ่รู้ช้าเกินกว่าจะทำอะไรได้ อ่านย้อนหลังมันคือคำตัดสินของเดือนที่ผ่านไปแล้ว อ่านตอนที่ตารางยังเปิดอยู่ มันคือชุดของการตัดสินใจเล็ก ๆ เวลาเข้างานที่เลื่อนไปหนึ่งชั่วโมง พนักงานเสิร์ฟคนที่สี่ที่เริ่มหกโมงแทนห้าโมง กะเตรียมของที่ไม่จำเป็นต้องกินทั้งวัน

สิ่งนี้ใช้ได้ต่อเมื่อชั่วโมงถูกบันทึกไว้ ไม่ใช่ถูกจำเอา กะที่ประกอบขึ้นใหม่จากความทรงจำตอนปลายสัปดาห์นั้นใกล้พอที่จะน่าเชื่อ และผิดบ่อยพอที่จะสร้างปัญหา นี่คือเหตุผลที่ตัวเลขประมาณการกับตัวเลขในบัญชีเงินเดือนแทบไม่เคยตรงกัน

บ่ายวันที่มีคนโทรมาลา

หัวหน้าหน่วยครัวป่วยตอนบ่ายสาม มีลูกค้าจองไว้เก้าสิบคน และเส้นแบ่งระหว่างรอบบริการที่หนักกับรอบที่แย่คือช่องว่างนั้นไปถึงคนที่เติมได้เร็วแค่ไหน ไม่ใช่การไล่โทรทีละคนจนกว่าจะมีใครรับสาย แต่เป็นข้อความเดียวกันที่ถึงทุกคนที่มีคุณสมบัติในเวลาเดียวกัน

พนักงานจากเอเจนซีก็ควรได้รับการปฏิบัติแบบเดียวกัน คนช่วยชั่วคราวที่ปรากฏบนตารางและในรายงานต้นทุนคือรายจ่ายที่บริหารได้ ส่วนคนที่มีตัวตนแค่ในใบแจ้งหนี้ปลายเดือนคือเหตุผลที่สัปดาห์ที่ดีจบลงด้วยตัวเลขค่าแรงที่แย่ ชุดความสามารถของ Shifton เก็บตารางกะ การลงเวลา การแจ้งเตือน และรายงานไว้ในบัญชีเดียว

มากกว่าหนึ่งสาขา

กลุ่มร้านใช้คนร่วมกันไม่ว่าจะมีใครวางแผนไว้หรือไม่ พนักงานเสิร์ฟที่วิ่งสองที่อยู่บนบัญชีเงินเดือนเดียวและตารางสองใบ ชั่วโมงจะลงตัวก็ต่อเมื่อทั้งสองสาขาอ่านระเบียนเดียวกัน นอกจากนั้น กลุ่มร้านยังได้สิ่งที่ร้านเดี่ยวไม่มีทางมี นั่นคือค่าแรงเทียบกับจำนวนลูกค้าที่นำมาเทียบกันระหว่างสาขา ซึ่งเปลี่ยนการเถียงกันว่าใครคนเกินให้กลายเป็นตัวเลข

สิ่งที่นี่ไม่ใช่

นี่ไม่ใช่เครื่องคิดเงิน ไม่ใช่ระบบจองโต๊ะ และไม่ใช่ระบบสต๊อกวัตถุดิบ ร้านที่ทำธุรกิจเป็นเรื่องเป็นราวก็มีทั้งสามอย่างนั้นอยู่แล้ว นี่คือชั้นที่อยู่ใต้ระบบเหล่านั้น ใครทำงานอยู่ เขาผ่านการอบรมเรื่องอะไร เขาทำจริงกี่ชั่วโมง และรอบบริการนั้นมีต้นทุนเท่าไร เจ้าของร้านมักหันมามองเรื่องนี้ตอนที่ทีมเกินราวสิบห้าคน หรือตอนที่สาขาที่สองเปิด

เริ่มต้นอย่างไร

ทีมสิบคนหรือน้อยกว่านั้นใช้งานได้โดยไม่มีค่าใช้จ่ายและไม่มีกำหนดเวลา ซึ่งครอบคลุมคาเฟ่หรือห้องอาหารเล็ก ๆ ได้ทั้งร้าน ทั้งตารางกะ การลงเวลาพื้นฐาน แอปบนมือถือ และรายงาน เหนือจากนั้นค่อยเพิ่มโมดูลทีละตัวในราคา 0,50 ดอลลาร์ต่อพนักงานหนึ่งคนต่อเดือน โดยแต่ละโมดูลมีช่วงทดลองนานถึง 60 วัน ยาวพอให้ร้านลองรันทั้งฤดูกาลผ่านรายงานก่อนตัดสินใจ

ช่องว่างระหว่างมื้อกลางวันกับมื้อเย็น

วันที่แบ่งช่วงคือรูปทรงปกติของงานร้านอาหาร และเป็นต้นตอของความไม่พอใจเงียบ ๆ ในทีมที่พบบ่อยที่สุด สองชั่วโมงที่ไม่ได้รับค่าจ้างกลางกะ ถ้าเป็นข้อตกลงที่ทุกคนเข้าใจก่อนรับงานก็ยุติธรรม แต่ถ้าไม่เคยตกลงกันจริงก็เป็นอีกเรื่อง และสิ่งที่แยกสองกรณีนี้ออกจากกันคือมันปรากฏบนตารางหรือไม่

การวางกะแบ่งช่วงอย่างชัดเจน โดยบันทึกช่วงพักเป็นช่วงพักแทนที่จะปล่อยเป็นช่องว่าง ทำให้เรื่องนี้ตรงไปตรงมาสำหรับทั้งสองฝ่าย และยังทำให้ตัวเลขค่าแรงถูกต้อง เพราะชั่วโมงที่จ่ายเงินกับชั่วโมงที่คนอยู่ในร้านเลิกถูกนับเป็นตัวเลขเดียวกัน

ฤดูกาล วันหยุด และสัปดาห์ที่ไม่มีใครเตรียมไว้

การเปลี่ยนเมนู วันหยุดยาว สัปดาห์แรกของปิดเทอม แต่ละอย่างขยับจำนวนลูกค้าไปในทิศทางที่ร้านรู้อยู่แล้วจากปีก่อน และแต่ละอย่างสมควรมีรูปแบบที่บันทึกไว้ มากกว่าการเดาใหม่ในบ่ายวันพฤหัส รูปแบบนั้นคือความทรงจำองค์กรอย่างเดียวที่ร้านอาหารมีเกี่ยวกับสิ่งที่เคยได้ผลจริง