Software per i turni di ristoranti, caffè e locali della ristorazione

Il registro delle prenotazioni viene prima

Tutto quello che un ristorante decide sull'organico discende da un documento, e non è il turno. Sono i coperti attesi. Novanta il sabato con due servizi chiedono una sala e un passe diversi da quaranta il lunedì, e la distanza fra quelle due sere è più grande della distanza fra due settimane normali in quasi qualsiasi altro mestiere.

Un turno ricavato da un modello sbaglia quindi in un modo preciso e costoso. È più o meno giusto nella sera media ed è chiaramente sbagliato nelle due sere che reggono la settimana. Partire dalle prenotazioni non è più lavoro, è lo stesso lavoro fatto in un altro ordine.

La preparazione è un turno, non un favore

Le due ore prima del servizio sono ore vere e mancano spesso dal piano. Quando mancano dal turno mancano anche dal costo, ed è per questo che una cucina può sembrare coperta sulla carta e chiudere il mese con venti ore in più.

Due squadre e una porta sola

Cucina e sala condividono un servizio e quasi nient'altro. Una è una brigata con partite e un ordine di uscita. L'altra è uno spazio dove il limite è quanti tavoli una persona riesce a seguire senza che il servizio si sfaldi. I loro momenti di punta distano mezz'ora, i mestieri non si scambiano, e una persona in meno da una parte la sentono entrambe.

Pianificarle separatamente su un solo schermo è ciò che rende leggibile un costo complessivo. Ognuna ha la sua soglia minima, ognuna si disegna sul proprio schema, e il numero del costo del lavoro in fondo resta una cifra unica su cui il direttore può agire.

La formazione su cui tornerà un ispettore

L'igiene alimentare e la responsabilità sugli allergeni non sono politiche interne, sono le condizioni con cui un locale lavora, e vengono controllate. La domanda raramente è se la formazione esiste. È se quel giorno, durante quel servizio, c'era in sala una persona formata.

Tenere gli attestati sulla persona, con le loro scadenze, trasforma la cosa in un vincolo ordinario invece che in un esercizio di audit. Un attestato scaduto impedisce di offrire il turno. Un servizio senza copertura allergeni salta fuori prima della pubblicazione e non dopo un controllo.

Costo del lavoro sui coperti, letto per tempo

Ogni gestore conosce la propria incidenza del costo del lavoro e quasi tutti la imparano troppo tardi per farci qualcosa. Letta a posteriori è una sentenza su un mese già passato. Letta con il turno aperto è una serie di piccole decisioni: un ingresso spostato di un'ora, un quarto cameriere che comincia alle sei invece che alle cinque, un turno di preparazione che non deve durare tutto il giorno.

Questo funziona solo se le ore vengono registrate invece che ricordate. Un turno ricostruito a memoria a fine settimana è abbastanza vicino da essere creduto e abbastanza spesso sbagliato da pesare, ed è il motivo per cui il numero previsto e quello della busta paga quasi mai coincidono.

Il pomeriggio in cui qualcuno dà forfait

Uno chef de partie sta male alle tre, ci sono novanta coperti prenotati, e la differenza fra un servizio difficile e un servizio brutto sta nella velocità con cui il buco arriva a chi potrebbe coprirlo. Non una catena di telefonate a chi risponde per primo, ma lo stesso messaggio a tutti gli abilitati, nello stesso momento.

Il personale in agenzia merita lo stesso trattamento. Un extra che compare nel turno e nel report dei costi è una spesa governabile. Uno che esiste solo su una fattura a fine mese è il motivo per cui una buona settimana finisce con un brutto numero. L'insieme di funzioni di Shifton tiene turni, timbrature, avvisi e report dentro un solo account.

Più di un locale

I gruppi condividono le persone che qualcuno lo abbia previsto o no. Un cameriere su due sedi appartiene a una sola busta paga e a due turni, e le ore tornano solo se entrambi i locali leggono la stessa scheda. In più un gruppo ottiene una cosa che un locale singolo non può avere: il costo del lavoro sui coperti confrontato fra le sedi, che trasforma una discussione su chi ha troppa gente in un numero.

Che cosa non è

Questo non è un registratore di cassa, non è una piattaforma di prenotazione tavoli e non è un gestionale di magazzino, e un locale che lavora seriamente ha già tutti e tre. Questo è lo strato sotto: chi lavora, per che cosa è formato, quali ore ha davvero fatto e quanto è costato il servizio. I gestori ci arrivano di solito quando la squadra supera le quindici persone o quando apre la seconda sede.

Per iniziare

Una squadra di dieci persone o meno lavora senza costi e senza limiti di tempo, e questo copre per intero un caffè o una piccola sala: il turno, la timbratura di base, l'applicazione sul telefono e i report. Sopra quella soglia i moduli si aggiungono uno alla volta a 0,50 dollari per dipendente al mese, ognuno con una prova fino a 60 giorni, il tempo che serve per far passare una stagione intera dai report prima di decidere.

Il vuoto fra pranzo e cena

La giornata spezzata è la forma ordinaria del lavoro in un ristorante e la fonte più comune di malumore silenzioso in una squadra. Due ore non pagate in mezzo a una giornata sono un accordo corretto che tutti avevano capito prima di accettare il posto, oppure qualcosa che non è mai stato davvero concordato, e la differenza fra le due cose sta nell'essere comparse sul turno.

Pianificare lo spezzato in modo esplicito, con la pausa registrata come pausa invece che lasciata come un vuoto, tiene la cosa onesta da entrambe le parti. Rende anche corretto il numero del costo del lavoro, perché le ore pagate e le ore passate dentro il locale smettono di essere trattate come la stessa cifra.

Stagioni, festivi e la settimana che nessuno aveva previsto

Un cambio di menu, un ponte, la prima settimana di vacanze scolastiche. Ognuno sposta i coperti in una direzione che il locale conosce già dall'anno scorso, e ognuno merita uno schema salvato invece di una stima fatta di giovedì. Quello schema è l'unica memoria che un ristorante ha su quello che ha davvero funzionato.