Vaktplanleggingsprogram for restauranter, kafeer og utesteder

Enhver serveringsdriver lærer den samme leksen på den harde måten. Vaktplanen er ikke papirarbeid, den er virksomheten. Få den riktig, og servicen går smertefritt, lønnskostnaden lander der den skal, og teamet drar hjem fornøyd nok til å komme tilbake i morgen. Få den feil, og en eneste underbemannet fredag kan koste deg en hel uke med velvilje både fra gjester og ansatte. Vaktplanleggingsprogram for restaurant finnes for å flytte det utfallet fra flaks til system.

De fleste planleggingsverktøy ble bygget for kontorer, der etterspørselen er jevn og alle jobber fra ni til fem. Servering fungerer ikke slik. Gjestetallene skyter i været og faller sammen fra time til time, personalet er deltidsansatte og gjerne studenter, og den som bygger vaktplanen er som regel den samme personen som ekspederer utkjøringen klokken åtte om kvelden. Et verktøy som overser den virkeligheten, blir forlatt innen en måned.

Hva et vaktplanleggingsprogram for restaurant faktisk må gjøre

Skreller du bort funksjonslistene, koker jobben ned til fire ting. La en travel leder bygge en uke med vakter raskt, helst på mobilen mellom gjestene. Vis lønnskostnaden mot ventet salg før vaktplanen publiseres, ikke etter at lønnen er kjørt. Nå teamet der de er, nemlig på mobilen og ikke på en oppslagstavle. Og hold ut når planen ryker, for i servering ryker planen alltid.

Alt annet er kjekt å ha. En plattform som treffer de fire, slår en med femti funksjoner som hver løser et problem du ikke har. Det er lista Shifton ble bygget for å klare for restauranter, kafeer og utesteder.

Hvorfor et vaktplanprogram for servering betaler seg selv

Regnestykket er ikke subtilt.

Lønn ligger et sted mellom en fjerdedel og en tredjedel av omsetningen i de fleste serveringsvirksomheter, og det er den ene kostnaden en leder faktisk kan flytte fra dag til dag. Når turnusplanleggingen lever i et regneark, forblir feilene usynlige til lønnsregningen lander: en vakt som trakk ut to timer, en ekstra servitør kalt inn til en kveld som ble stille, en overtidsgrense krysset uten at noen la merke til det. Programvare for arbeidsstyring i servering gjør de kostnadene synlige mens det fortsatt er tid til å handle. Du ser forventet bruk mens du bygger, du får et varsel før en vakt tipper over i overtidsbetaling, og du kan stille planlagte timer opp mot faktisk salg neste morgen. De fleste ledere som bytter, opplever at programvaren betaler seg selv på lønnsbesparelser alene i løpet av første kvartal, før du i det hele tatt teller timene spart på å bygge vaktplanen.

Den skjulte kostnaden ved vaktplanen på oppslagstavla

Mange steder driver fortsatt på en utskrift ved personalinngangen og en gruppechat for endringer. Det føles gratis fordi det ikke er noen månedsavgift. Den reelle kostnaden gjemmer seg i friksjonen. Et vaktbytte betyr tre tekstmeldinger og en krusedull på arket som halve teamet aldri ser. En uteblivelse betyr at lederen sitter i telefonen under rushet før service i stedet for å gjøre i stand lokalet. Vaktplanen på veggen glir ut av takt med den lederen har i hodet, og midt i servicen er ingen helt sikre på hvem som skal være hvor.

Flytt det over til vaktplanprogram for servering, og friksjonen forsvinner. Bytter skjer i appen og oppdateres for alle på én gang. Ledige vakter kringkastes til hver kvalifisert person med ett trykk i stedet for en runde med telefonsamtaler. Vaktplanen alle ser, er vaktplanen som stemmer.

Det høres smått ut helt til du har stått en lørdagskveld uten det.

Sal, kjøkken og rollene imellom

Servering er ikke ett team, det er flere som tilfeldigvis deler bygning. Servitører, bartendere, verter, kokker og oppvaskere jobber i ulik rytme, har ulike sertifiseringer og koster ulikt. God programvare for personalplanlegging i servering behandler dem som atskilte samtidig som helheten holdes i én oversikt. Du bygger barens vaktplan og kjøkkenets vaktplan hver for seg, men du ser fortsatt total dekning og total kostnad på én skjerm, og du kan låse inn et minste antall av hver rolle på hver vakt så gulvet aldri åpner underbemannet.

Planlegging på tvers av mer enn ett sted

I det øyeblikket du driver et sted nummer to, slutter koordineringen å være en vaktplan og blir et logistikkproblem. Ett sted er nedlesset mens et annet er dødt, en opplært bartender sitter i tomgang på den andre siden av byen, og hovedkontoret har ingen måte å se det på før tallene kommer inn. Programvare for arbeidsstyring for serveringskjeder setter hvert sted på én oversikt. Du oppdager ubalansen i sanntid, flytter en delt medarbeider med ett trykk og ruller en velprøvd ukemal ut til et nytt sted i stedet for å starte fra et blankt rutenett. Det som før slukte en regionleders hele dag med telefonsamtaler, blir en gjennomgang på fem minutter.

Å velge riktig verktøy for stedet ditt

Test enhver plattform slik teamet ditt faktisk kommer til å bruke den. Åpne den på den billigste mobilen i bygget, for det er den helgepersonalet bærer. Prøv å bygge en hel uke på under ti minutter. Send deg selv et varsel om vaktendring og ta tiden på hvor raskt det lander. Spør hva som skjer med det varselet når mobilen er av under en vakt, siden serveringspersonale ikke sjekker mobilen midt i servicen. Verktøyet som overlever de testene, er det teamet fortsatt bruker neste år.

Under ti ansatte håndterer Shiftons gratisplan hele jobben uten tidsbegrensning, noe som dekker en enkelt liten kafe eller restaurant. Etter hvert som du vokser forbi det og legger til steder, legger de betalte nivåene på flerstedsoversikten, dypere kostnadsrapportering og avanserte kontroller. Uansett er målet det samme: en vaktplan som gjenspeiler reell etterspørsel, en lønnslinje som holder der du planla den, og et team som alltid vet når de jobber. Det er forskjellen på å styre vakter og å slokke branner rundt dem.