Vaktplanlegging for restauranter, kafeer og spisesteder

Bookinglisten kommer først

Alt en restaurant bestemmer om bemanning ligger nedstrøms for ett dokument, og det er ikke vaktplanen. Det er gjestene som ventes. Nitti på lørdag med to seteringer krever en annen sal og et annet kjøkken enn førti på mandag, og avstanden mellom de to kveldene er større enn avstanden mellom to vanlige uker i de fleste andre bransjer.

En vaktplan tegnet ut fra en mal er derfor feil på en bestemt og kostbar måte. Den er omtrent riktig på den gjennomsnittlige kvelden og tydelig feil på de to kveldene som bærer uken. Å bygge ut fra bookingene i stedet er ikke mer arbeid, det er det samme arbeidet gjort i en annen rekkefølge.

Forberedelse er en vakt, ikke en tjeneste

De to timene før servering er ekte timer, og de mangler ofte i planen. Når de ikke står i vaktplanen står de heller ikke i kostnaden, og det er derfor et kjøkken kan se riktig bemannet ut på papiret og likevel ligge tjue timer over ved månedsslutt.

To lag med én dør

Kjøkkenet og salen deler en servering og nesten ingenting annet. Det ene er en brigade med poster og en rekkefølge. Det andre er et lokale der begrensningen er hvor mange bord én person kan følge opp uten at serveringen faller fra hverandre. De travle øyeblikkene deres ligger en halvtime fra hverandre, ferdighetene lar seg ikke flytte, og en person for lite i det ene merkes i begge.

Å planlegge dem hver for seg på én skjerm er det som gjør en samlet kostnad meningsfull. Hver har sin egen minstebemanning, hver tegnes på sitt eget mønster, og lønnslinjen nederst er fortsatt ett tall som daglig leder kan handle ut fra.

Opplæring som en inspektør vil spørre om

Mattrygghet og allergenansvar er ikke interne retningslinjer, det er vilkår stedet driver under, og de blir kontrollert. Spørsmålet er sjelden om opplæringen finnes. Det er om noen med opplæring sto i salen under akkurat den serveringen, på akkurat den datoen.

Å holde sertifikatene på personen, med utløpsdato, gjør dette om fra en revisjonsøvelse til en helt vanlig begrensning. Et utgått kurs stopper vakten fra å bli tilbudt. En servering uten allergendekning dukker opp før planen publiseres i stedet for etter et tilsyn.

Lønn mot gjester, lest tidlig

Enhver driver kjenner lønnsprosenten sin, og de fleste får den for sent til å gjøre noe med den. Lest i ettertid er den en dom over en måned som allerede er over. Lest mens vaktplanen er åpen er den en rekke små beslutninger: en oppmøtetid flyttet en time, en fjerde servitør som begynner klokka seks i stedet for klokka fem, en forberedelsesvakt som ikke trenger å være en hel dag.

Det virker bare når timene blir registrert i stedet for husket. En vakt som settes sammen av hukommelsen på slutten av uken er nær nok til å bli trodd og feil ofte nok til å bety noe, og det er grunnen til at det beregnede tallet og tallet i lønnskjøringen så sjelden er enige.

Ettermiddagen noen melder forfall

En chef de partie er syk klokka tre, nitti gjester er booket, og forskjellen mellom en krevende servering og en dårlig er hvor raskt hullet når fram til dem som kunne fylt det. Ikke en kjede av telefoner til den som svarer først, men den samme meldingen til alle kvalifiserte i samme øyeblikk.

Vikardekning fortjener samme behandling. En innleid hånd som står i vaktplanen og i kostnadsrapporten er en utgift man kan styre. En som bare finnes på en faktura ved månedsslutt er grunnen til at en god uke ender med et dårlig lønnstall. Shifton sitt funksjonssett samler vaktplanen, stemplingen, varslene og rapporteringen i én konto.

Mer enn ett sted

Grupper deler folk enten noen har planlagt det eller ikke. En servitør på to adresser hører til én lønnsslipp og to vaktplaner, og timene går bare opp når begge stedene leser den samme oppføringen. I tillegg får en gruppe noe et enkelt sted ikke kan ha: lønn mot gjester sammenlignet mellom steder, noe som gjør en diskusjon om hvem som er overbemannet om til et tall.

Hva dette ikke er

Dette er ikke et kassesystem, en bordbestillingsplattform eller et lagersystem, og ethvert sted som driver ordentlig kjører allerede alle tre. Dette er laget under dem: hvem som jobber, hva de er opplært til, hvilke timer de faktisk gjorde og hva serveringen kostet. Drivere pleier å se på det når laget passerer rundt femten, eller når sted nummer to åpner.

Slik kommer man i gang

Et lag på ti eller færre koster ingenting og har ingen tidsbegrensning, noe som dekker en kafé eller en liten spisesal fullt ut: vaktplanen, det enkle stemplingsuret, telefonappen og rapportene. Over det legges modulene til én om gangen til 0,50 dollar per ansatt i måneden med en prøveperiode på opptil 60 dager på hver, lenge nok til å kjøre en hel sesong gjennom rapporteringen først.

Gapet mellom lunsj og middag

En delt dag er den vanlige formen på restaurantarbeid og den hyppigste kilden til stille misnøye i et lag. To ubetalte timer midt i en vakt er enten en rimelig ordning alle forsto før de takket ja til jobben, eller noe som aldri egentlig ble avtalt, og forskjellen mellom de to er om det sto i vaktplanen.

Å planlegge delingen uttrykkelig, med pausen registrert som en pause i stedet for etterlatt som et hull, holder det ærlig for begge parter. Det gjør også lønnstallet riktig, fordi timene som betales og timene noen faktisk var på huset slutter å bli behandlet som det samme tallet.

Sesonger, helligdager og uken ingen planla for

En menyendring, en lang helg, den første uken av en skoleferie. Hver av dem flytter antall gjester i en retning stedet allerede kjenner fra i fjor, og hver av dem fortjener et lagret mønster i stedet for en ny gjetning gjort på en torsdag. Det mønsteret er den eneste institusjonelle hukommelsen en restaurant har om hva som faktisk fungerte.