Dienstplan-Software für Restaurants, Cafés und Gastronomie
Planen Sie Küche und Service gegen die erwarteten Gedecke, halten Sie Allergen- und Hygieneschulungen in der Schicht und lesen Sie die Personalkostenquote, solange die Woche noch änderbar ist.
Erst die Gedecke, dann der Plan
Eine Restaurantwoche ist ein Reservierungsbuch, bevor sie ein Dienstplan ist. Zwei Sitzungen am Samstag, ein ruhiger Montag, eine Feier am Donnerstag, die drei Leute mehr im Service und einen mehr am Pass braucht. Eine Besetzung aus der Durchschnittswoche verfehlt alle vier.
Schulungen, die in der Schicht stehen müssen
Umgang mit Allergenen, Lebensmittelhygiene, wer aufsperrt und wer die Küche schließt. Die Gastronomie trägt Auflagen, die geprüft werden, und ein Plan, der nicht zeigen kann, wer in welchem Service stand, ist eine schwache Antwort auf eine Kontrolle.
Die Personalkostenquote, solange die Woche offen ist
Die Zahl, die den Monat eines Restaurants entscheidet, ist Personal gegen Umsatz, und normalerweise wird sie zwei Wochen zu spät gelesen. Bei noch änderbarem Plan gelesen, ist dieselbe Zahl eine Entscheidung darüber, wer um fünf statt um vier anfängt.
Der Service beginnt in einer Stunde und jemand fehlt
Ein Chef de Partie meldet sich um drei krank, und neunzig Gedecke sind reserviert. Ob daraus ein schwieriger oder ein schlechter Service wird, hängt allein davon ab, wie schnell die Lücke bei allen ankommt, die sie füllen könnten.
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Das Reservierungsbuch kommt zuerst
Alles, was ein Restaurant über Besetzung entscheidet, hängt an einem Dokument, und das ist nicht der Dienstplan. Es sind die erwarteten Gedecke. Neunzig am Samstag mit zwei Sitzungen brauchen einen anderen Service und einen anderen Pass als vierzig an einem Montag, und der Abstand zwischen diesen beiden Abenden ist größer als der Abstand zwischen zwei gewöhnlichen Wochen in den meisten anderen Branchen.
Ein aus der Vorlage gezogener Plan liegt deshalb auf eine ganz bestimmte und teure Weise falsch. Am durchschnittlichen Abend stimmt er ungefähr, an den zwei Abenden, die die Woche tragen, deutlich nicht. Aus den Reservierungen zu bauen ist keine Mehrarbeit, es ist dieselbe Arbeit in anderer Reihenfolge.
Vorbereitung ist eine Schicht, kein Gefallen
Die zwei Stunden vor dem Service sind echte Stunden und fehlen im Plan auffällig oft. Fehlen sie im Plan, fehlen sie auch in den Kosten, und deshalb kann eine Küche auf dem Papier richtig besetzt aussehen und am Monatsende trotzdem zwanzig Stunden darüber liegen.
Zwei Mannschaften, eine Tür
Küche und Service teilen sich einen Abend und sonst fast nichts. Die eine ist eine Brigade mit Posten und einer Reihenfolge. Der andere ist ein Raum, in dem die Grenze darin liegt, wie viele Tische ein Mensch betreuen kann, ohne dass der Ablauf zerfällt. Ihre Spitzen liegen eine halbe Stunde auseinander, ihre Fähigkeiten sind nicht übertragbar, und eine fehlende Person auf einer Seite spüren beide.
Sie getrennt auf einem Bildschirm zu planen ist das, was eine Gesamtkostenzahl überhaupt aussagekräftig macht. Jede Seite hat ihre eigene Untergrenze, jede wird auf ihrem eigenen Muster gezeichnet, und die Personalzahl darunter bleibt eine einzige Größe, mit der die Betriebsleitung arbeiten kann.
Schulungen, nach denen eine Kontrolle fragt
Lebensmittelhygiene und Allergenverantwortung sind keine internen Richtlinien, sie sind Bedingungen, unter denen ein Betrieb arbeitet, und sie werden geprüft. Die Frage ist selten, ob die Schulung existiert. Die Frage ist, ob an jenem Tag während jenes Service jemand Geschulter im Raum war.
Zertifikate mit Ablaufdatum an der Person zu führen macht daraus eine gewöhnliche Randbedingung statt einer Prüfungsübung. Ein abgelaufener Nachweis verhindert das Angebot der Schicht. Ein Service ohne Allergenabdeckung fällt vor der Veröffentlichung auf und nicht nach einer Kontrolle.
Personal gegen Gedecke, früh gelesen
Jeder Betreiber kennt seine Personalkostenquote, und die meisten erfahren sie zu spät, um noch etwas zu ändern. Im Nachhinein gelesen ist sie ein Urteil über einen Monat, der schon vorbei ist. Bei offenem Plan gelesen ist sie eine Reihe kleiner Entscheidungen: eine Anfangszeit um eine Stunde verschoben, eine vierte Servicekraft, die um sechs statt um fünf beginnt, eine Vorbereitungsschicht, die kein ganzer Tag sein muss.
Das gelingt nur, wenn die Stunden erfasst und nicht erinnert werden. Eine am Wochenende aus dem Gedächtnis rekonstruierte Schicht ist nah genug dran, um geglaubt zu werden, und oft genug falsch, um ins Gewicht zu fallen, und genau darum stimmen die geplante Zahl und die Zahl der Lohnabrechnung so selten überein.
Der Nachmittag, an dem sich jemand abmeldet
Ein Chef de Partie meldet sich um drei krank, neunzig Gedecke sind reserviert, und der Unterschied zwischen einem schwierigen und einem schlechten Abend liegt darin, wie schnell die Lücke bei den Leuten ankommt, die sie füllen könnten. Keine Anrufkette an den, der zuerst abhebt, sondern dieselbe Nachricht an alle Geeigneten im selben Moment.
Die Aushilfe über die Agentur verdient dieselbe Behandlung. Eine Aushilfe, die im Plan und im Kostenbericht auftaucht, ist eine steuerbare Ausgabe. Eine, die nur auf einer Rechnung am Monatsende existiert, ist der Grund, warum eine gute Woche mit einer schlechten Personalzahl endet. Das Funktionspaket von Shifton hält Dienstplan, Zeiterfassung, Benachrichtigungen und Auswertungen in einem Konto zusammen.
Mehr als ein Haus
Gruppen teilen sich Leute, ob das jemand geplant hat oder nicht. Eine Servicekraft an zwei Standorten gehört zu einer Lohnabrechnung und zu zwei Plänen, und die Stunden gehen nur auf, wenn beide Häuser denselben Datensatz lesen. Darüber hinaus bekommt eine Gruppe etwas, das ein einzelner Betrieb nicht haben kann: Personal gegen Gedecke im Vergleich zwischen den Häusern, was aus einem Streit darüber, wer überbesetzt ist, eine Zahl macht.
Was das nicht ist
Das ist keine Kasse, keine Reservierungsplattform und kein Warenwirtschaftssystem, und ein ordentlich arbeitender Betrieb hat alle drei längst. Das hier ist die Schicht darunter: wer arbeitet, wofür jemand geschult ist, welche Stunden tatsächlich geleistet wurden und was der Service gekostet hat. Betreiber schauen meist dann hierher, wenn das Team über fünfzehn Leute wächst oder das zweite Haus aufmacht.
Der Einstieg
Ein Team von zehn Personen oder weniger läuft kostenlos und ohne Zeitlimit, und das deckt ein Café oder einen kleinen Gastraum vollständig ab: den Plan, die einfache Zeiterfassung, die App auf dem Telefon und die Auswertungen. Darüber kommen Module einzeln dazu, für 0,50 Dollar je Mitarbeiter im Monat, jeweils mit einer Testphase von bis zu 60 Tagen, lang genug, um erst eine ganze Saison durch die Auswertungen laufen zu lassen.
Die Lücke zwischen Mittag und Abend
Der geteilte Tag ist die übliche Form der Restaurantarbeit und die häufigste Quelle stillen Grolls in einem Team. Zwei unbezahlte Stunden mitten in einem Arbeitstag sind entweder eine faire Abmachung, die alle vor der Zusage verstanden haben, oder etwas, das nie wirklich vereinbart wurde, und der Unterschied besteht darin, ob es im Plan stand.
Die Teilung ausdrücklich zu planen, mit der Pause als Pause erfasst statt als Loch stehen gelassen, hält die Sache für beide Seiten ehrlich. Es macht auch die Personalzahl richtig, weil bezahlte Stunden und Stunden, die jemand im Haus verbracht hat, nicht länger als dieselbe Größe behandelt werden.
Saison, Feiertage und die Woche, an die niemand gedacht hat
Ein Kartenwechsel, ein langes Wochenende, die erste Ferienwoche. Jedes davon verschiebt die Gedecke in eine Richtung, die das Haus vom Vorjahr schon kennt, und jedes verdient ein gespeichertes Muster statt einer frischen Schätzung am Donnerstag. Dieses Muster ist das einzige Gedächtnis, das ein Restaurant darüber hat, was tatsächlich funktioniert hat.
Häufig gestellte Fragen
Was leistet eine Dienstplan-Software für die Gastronomie?
Sie plant Küche und Service gegen die Gedecke, die ein Haus erwartet, hält Allergen- und Hygieneschulungen in der Schicht, erfasst Stunden statt sie zu schätzen und zeigt die Personalkosten, solange der Plan noch geändert werden kann.
Lassen sich Küche und Service getrennt planen?
Ja. Brigade und Servicemannschaft werden auf eigenen Mustern mit je eigener Mindestbesetzung gezeichnet, während Gesamtbesetzung und Gesamtkosten in einer Ansicht bleiben. Die Vorbereitungsstunden vor dem Service werden als Teil der Schicht geplant.
Kommt sie mit geteilten Diensten und zweiten Sitzungen zurecht?
Ja. Ein geteilter Tag wird als zwei Schichten geplant statt als eine lange, eine zweite Sitzung wird als eigener Block besetzt, und eine Feier kommt an dem Tag dazu, auf den sie fällt, ohne dass die Woche neu gezeichnet wird.
Wie bleiben Schulung und Auflagen sichtbar?
Zertifikate liegen mit ihrem Ablaufdatum an der Person, deshalb wird niemandem eine Schicht angeboten, dessen Hygieneschulung abgelaufen ist, und jeder Service lässt sich vor der Veröffentlichung auf Allergenabdeckung prüfen.
Funktioniert das für eine Restaurantgruppe?
Ja. Jedes Haus liegt auf einem Bildschirm, wer über mehrere Betriebe hinweg arbeitet, wird in einem einzigen Datensatz geführt, und Personal gegen Gedecke lässt sich im selben Bericht zwischen den Standorten vergleichen.
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