برنامج جدولة الموظفين للمطاعم والمقاهي وقاعات الضيافة

ورقة الحجوزات تأتي أولا

كل ما يقرره المطعم في شأن الموظفين يقع في مجرى وثيقة واحدة، وهذه الوثيقة ليست الجدول. إنها عدد الضيوف المتوقع. تسعون ضيفا يوم السبت بجلستين يحتاجون صالة أخرى ومطبخا آخر غير ما يحتاجه أربعون ضيفا يوم الاثنين، والفرق بين هاتين الأمسيتين أكبر من الفرق بين أسبوعين عاديين في معظم الأعمال الأخرى.

لذلك فإن الجدول المرسوم من قالب جاهز خاطئ بطريقة محددة ومكلفة. هو صحيح تقريبا في الأمسية المتوسطة وخاطئ بوضوح في الأمسيتين اللتين تحملان الأسبوع كله. والبناء من الحجوزات بدل ذلك ليس عملا إضافيا، بل هو العمل نفسه منفذا بترتيب آخر.

التحضير مناوبة لا معروف

الساعتان قبل الخدمة ساعتان حقيقيتان، وكثيرا ما تغيبان عن الخطة. وحين تغيبان عن الجدول تغيبان عن الكلفة أيضا، ولهذا قد يبدو المطبخ مكتمل العدد على الورق ثم يتجاوز بعشرين ساعة في نهاية الشهر.

فريقان وباب واحد

يتقاسم المطبخ والصالة خدمة واحدة ولا يكادان يتقاسمان غيرها. أحدهما فريق بمحطات وترتيب إخراج. والآخر قاعة يكون القيد فيها كم طاولة يستطيع شخص واحد متابعتها قبل أن تتفكك الخدمة. لحظات الذروة عندهما تفصل بينها نصف ساعة، والمهارات لا تنتقل من جانب إلى آخر، ونقص شخص واحد في أي منهما يشعر به الجانبان.

تخطيطهما على حدة في شاشة واحدة هو ما يجعل الكلفة الإجمالية ذات معنى. لكل جانب حده الأدنى، ولكل جانب نمطه، ويبقى سطر الأجور في الأسفل رقما واحدا يستطيع المدير أن يتصرف على أساسه.

تدريب سيسأل عنه المفتش

سلامة الغذاء والمسؤولية عن مسببات الحساسية ليستا سياسة داخلية، بل هما الشرطان اللذان يعمل المكان بموجبهما، وهما يُفحصان. والسؤال نادرا ما يكون عن وجود التدريب. السؤال هو هل كان شخص مدرب في الصالة أثناء تلك الخدمة، في ذلك التاريخ.

حفظ الشهادات على الشخص مع تواريخ انتهائها يحول هذا من تمرين تدقيق إلى قيد عادي في الجدولة. الشهادة المنتهية توقف عرض المناوبة. والخدمة التي لا مسؤول حساسية فيها تظهر قبل نشر الجدول لا بعد التفتيش.

الأجور في مقابل الضيوف، مقروءة مبكرا

كل صاحب مكان يعرف نسبة أجوره، ويعرفها أكثرهم متأخرا أكثر مما يسمح بفعل شيء. مقروءة بعد وقوعها هي حكم على شهر مضى. ومقروءة والجدول لا يزال مفتوحا هي سلسلة قرارات صغيرة: موعد بدء يتحرك ساعة، ونادل رابع يبدأ في السادسة بدل الخامسة، ومناوبة تحضير لا تحتاج أن تكون يوما كاملا.

ولا يصح ذلك إلا حين تُسجل الساعات بدل أن تُتذكر. المناوبة التي يعاد بناؤها من الذاكرة في نهاية الأسبوع قريبة بما يكفي لتُصدَّق وخاطئة مرات كافية لتترك أثرا، وهذا سبب ندرة اتفاق الرقم المتوقع مع رقم كشف الرواتب.

الظهيرة التي يعتذر فيها أحدهم

يمرض رئيس قسم في المطبخ عند الثالثة، وقد حجز تسعون ضيفا، والفرق بين خدمة صعبة وخدمة سيئة هو سرعة وصول الفراغ إلى من يستطيعون سده. لا سلسلة مكالمات لمن يرد أولا، بل الرسالة نفسها إلى كل من تنطبق عليه الشروط في اللحظة نفسها.

وعامل الوكالة يستحق المعاملة نفسها. اليد المؤقتة التي تظهر في الجدول وفي تقرير الكلفة نفقة يمكن إدارتها. أما التي لا توجد إلا في فاتورة آخر الشهر فهي سبب انتهاء أسبوع جيد برقم أجور سيئ. تحفظ مجموعة إمكانات Shifton الجدول وتسجيل الوقت والتنبيهات والتقارير في حساب واحد.

أكثر من موقع

تتقاسم المجموعة موظفيها سواء خطط أحد لذلك أم لا. النادل الذي يعمل في عنوانين ينتمي إلى كشف رواتب واحد وجدولين، ولا تستقيم ساعاته إلا حين ينظر الموقعان إلى السجل نفسه. وفوق ذلك تحصل المجموعة على ما لا يستطيعه موقع منفرد: الأجور في مقابل عدد الضيوف مقارنة بين الفروع، وهذا يحول الجدال حول من لديه فائض موظفين إلى رقم.

ما ليس هذا

هذا ليس صندوق دفع ولا منصة حجز طاولات ولا نظام مخزون، وأي مكان يعمل بجدية يشغّل هذه الثلاثة أصلا. هذا هو الطبقة التي تحتها: من يعمل، وعلى ماذا تدرب، وكم ساعة اشتغل فعلا، وكم كلفت الخدمة. ويلتفت أصحاب المطاعم إلى هذا عادة حين يتجاوز الفريق نحو خمسة عشر شخصا أو حين يفتح الموقع الثاني.

كيف تبدأ

الفريق المكون من عشرة أشخاص أو أقل يعمل بلا كلفة وبلا حد زمني، وهذا يغطي مقهى أو صالة طعام صغيرة بالكامل: الجدول وتسجيل الوقت الأساسي وتطبيق الهاتف والتقارير. وفوق ذلك تُضاف الوحدات واحدة تلو الأخرى بسعر 0,50 دولار للموظف في الشهر مع فترة تجربة تصل إلى 60 يوما لكل وحدة، وهي مدة تكفي لتمرير موسم كامل عبر التقارير أولا.

الفجوة بين الغداء والعشاء

اليوم المقسّم هو الشكل المعتاد لعمل المطاعم وأكثر مصادر الامتعاض الصامت شيوعا داخل الفريق. الساعتان غير المدفوعتان في وسط المناوبة إما ترتيب عادل فهمه الجميع قبل قبول العمل، وإما شيء لم يُتفق عليه فعلا، والفارق بين الحالتين هو ظهوره في الجدول من عدمه.

تخطيط التقسيم صراحة، بتسجيل الاستراحة بوصفها استراحة بدل تركها فجوة، يبقي الأمر نزيها من الجانبين. كما يجعل رقم الأجور صحيحا، لأن الساعات المدفوعة والساعات التي كان فيها الشخص داخل المكان تتوقف عن أن تُعامل رقما واحدا.

المواسم والأعياد والأسبوع الذي لم يخطط له أحد

تغيير في قائمة الطعام، عطلة نهاية أسبوع طويلة، الأسبوع الأول من إجازة المدارس. كل واحد منها يحرك عدد الضيوف في اتجاه يعرفه المكان من العام الماضي، وكل واحد منها يستحق نمطا محفوظا بدل تخمين جديد يُصنع يوم الخميس. وذلك النمط هو الذاكرة المؤسسية الوحيدة التي يملكها مطعم عما نجح فعلا.