レストラン、カフェ、飲食店のためのシフト管理ソフト

最初に来るのは予約表

レストランが人員について決めることは、すべて一つの書類の下流にあります。その書類はシフト表ではなく、見込み客数です。二回転で九十人の土曜は、四十人の月曜とは違うホールと違う厨房を必要とし、その二晩の差は、ほかの多くの業種における普通の二週間の差よりも大きいのです。

だからひな形から引いたシフト表は、具体的で高くつく形で間違います。平均的な夜にはおおむね正しく、一週間を背負う二晩には明らかに間違っている。代わりに予約から組み立てるのは仕事が増えることではなく、同じ仕事を違う順序でやることです。

仕込みはシフトであって好意ではない

営業前の二時間は本物の労働時間で、計画からしばしば抜け落ちます。シフト表にないものは費用にもないので、書面上は人が足りているように見える厨房が、月末には二十時間超過しているということが起きます。

扉は一つ、チームは二つ

厨房とホールは一回の営業を共有しますが、それ以外はほとんど共有しません。片方は持ち場と出す順番を持つ班です。もう片方は、営業が崩れずに一人が何卓まで見られるかが制約になる部屋です。忙しさの山は三十分ずれ、技能は移らず、どちらかで一人足りなければ両方がそれを感じます。

一つの画面で別々に組むことが、合計の費用に意味を与えます。それぞれに下限があり、それぞれの型で引かれ、下に出る人件費は店長が手を打てる一つの数字のままです。

検査官が尋ねてくる講習

食品衛生とアレルゲンの責任は社内方針ではなく、店が営業するための条件であり、実際に確認されます。問われるのは講習が存在するかどうかではほとんどありません。その日、その営業のあいだにホールに講習を受けた人がいたかどうかです。

資格を期限つきで本人に紐づけておくと、これは監査のための作業ではなく普通の制約に変わります。期限切れの資格はシフトの提示を止めます。アレルゲン担当のいない営業は、検査のあとではなくシフトを公開する前に浮かび上がります。

客数に対する人件費を早く読む

経営者は誰でも自店の人件費率を知っていますが、多くは手を打てないほど遅れて知ります。あとから読めばそれは終わった一か月への判決です。シフトが開いているうちに読めば、それは小さな判断の連なりになります。出勤時刻を一時間ずらす、四人目のホールを五時ではなく六時からにする、仕込みのシフトを丸一日にしない。

これは時間が記憶ではなく記録である場合にだけ成り立ちます。週末に思い出しながら組み直したシフトは、信じてしまう程度には近く、影響が出る程度にはしばしば間違っており、見込みの数字と給与計算の数字がめったに一致しない理由もそこにあります。

誰かが来られないと連絡してくる午後

部門の担当調理人が三時に体調を崩し、九十人の予約が入っている。厳しい営業とひどい営業を分けるのは、その穴が埋められる人たちにどれだけ早く届くかです。先に電話に出た人から順にかけていく連鎖ではなく、条件を満たす全員に同じ瞬間に届く同じ知らせです。

派遣の手も同じ扱いに値します。シフト表と費用の帳票に現れる臨時の人手は管理できる支出です。月末の請求書にしか存在しない人手こそ、よい一週間が悪い人件費の数字で終わる理由です。Shiftonの機能一式は、シフト、打刻、通知、帳票を一つのアカウントにまとめます。

店舗が一つではないとき

グループは誰かが計画したかどうかに関わらず人を共有します。二つの住所で働くホールスタッフは一枚の給与明細と二枚のシフト表の上に存在し、時間が合うのは両店が同じ記録を見ているときだけです。さらにグループは単独店には持てないものを得ます。店舗どうしで比べた客数に対する人件費です。それは誰が人を余らせているかという言い争いを、一つの数字に変えます。

これは何ではないか

これはレジでも、席の予約システムでも、在庫管理でもありません。まともに商売している店ならその三つはすでに動かしています。これはその下の層です。誰が働いているか、何の講習を受けているか、実際に何時間働いたか、その営業がいくらかかったか。経営者がこれを見に来るのは、たいていチームが十五人ほどを超えたときか、二店舗目が開いたときです。

はじめ方

十人以下のチームは費用も期限もなしで動き、カフェや小さな食堂ならそれで丸ごと足ります。シフト、基本の打刻、スマートフォンのアプリ、帳票まで含まれます。それを超えると、モジュールを一つずつ追加します。従業員一人あたり月額0,50ドル、それぞれに最長60日の試用期間が付くので、決める前に一シーズンまるごと帳票に通せます。

昼と夜のあいだの空白

中抜けの一日は飲食の仕事にとってごく普通の形であり、チームの中に静かな不満がたまるいちばんよくある原因でもあります。シフトの真ん中にある無給の二時間は、働き始める前に全員が理解していた公正な取り決めであるか、実のところ一度も合意されていない何かであるかのどちらかで、その差はそれがシフト表に現れていたかどうかです。

中抜けをはっきり計画し、休憩を空白のままにせず休憩として記録すれば、双方にとって正直な形が保たれます。支払う時間と本人が店にいた時間が同じ数字として扱われなくなるので、人件費の数字も正しくなります。

季節、祝日、誰も備えていなかった一週間

メニューの変更、連休、学校の休みの初週。どれも客数を、店が去年からすでに知っている方向へ動かします。そしてどれも木曜に立てる新しい当て推量ではなく、保存された型に値します。その型こそ、何が実際にうまくいったのかについてレストランが持つ唯一の組織的な記憶です。