रेस्तरां, कैफे और भोजनालयों के लिए स्टाफ शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर

बुकिंग शीट सबसे पहले आती है

स्टाफ के बारे में रेस्तरां जो भी तय करता है वह एक दस्तावेज़ के नीचे बहता है, और वह दस्तावेज़ शेड्यूल नहीं है। वह अपेक्षित मेहमानों की संख्या है। शनिवार को दो बैठकों के साथ नब्बे मेहमानों को सोमवार के चालीस मेहमानों से अलग हॉल और अलग रसोई चाहिए, और उन दो शामों के बीच का अंतर बाकी ज्यादातर कारोबारों में दो सामान्य सप्ताहों के अंतर से बड़ा है।

इसीलिए टेम्पलेट से खींचा गया शेड्यूल एक खास और महंगे तरीके से गलत होता है। वह औसत शाम पर लगभग सही होता है और उन दो शामों पर साफ़ गलत जो पूरे सप्ताह को उठाए रहती हैं। इसके बजाय बुकिंग से बनाना ज्यादा काम नहीं है, यह वही काम है जो अलग क्रम में किया जाता है।

तैयारी एक शिफ़्ट है, कोई अहसान नहीं

सेवा से पहले के दो घंटे असली घंटे हैं और अक्सर योजना से गायब रहते हैं। जब वे शेड्यूल पर नहीं होते तो लागत में भी नहीं होते, और यही वजह है कि एक रसोई कागज़ पर ठीक भरी दिख सकती है और फिर भी महीने के अंत तक बीस घंटे ऊपर निकल जाती है।

एक दरवाज़ा, दो टीमें

रसोई और हॉल एक ही सेवा साझा करते हैं और उसके अलावा लगभग कुछ नहीं। एक तरफ़ स्टेशनों और निकासी क्रम वाली टोली है। दूसरी तरफ़ वह कमरा है जहां सीमा यह है कि सेवा बिखरे बिना एक व्यक्ति कितनी मेज़ें संभाल सकता है। दोनों के व्यस्ततम पल आधे घंटे के फ़ासले पर होते हैं, कौशल एक से दूसरे में नहीं जाता, और किसी एक तरफ़ एक व्यक्ति की कमी दोनों तरफ़ महसूस होती है।

दोनों की योजना एक ही स्क्रीन पर अलग-अलग बनाना ही कुल लागत को अर्थ देता है। हर तरफ़ की अपनी न्यूनतम सीमा है, हर तरफ़ अपने ढांचे पर खींची जाती है, और नीचे की वेतन पंक्ति फिर भी एक ही संख्या रहती है जिस पर प्रबंधक कुछ कर सकता है।

वह प्रशिक्षण जिसके बारे में निरीक्षक पूछेगा

खाद्य सुरक्षा और एलर्जन की जिम्मेदारी आंतरिक नीतियां नहीं हैं, ये वे शर्तें हैं जिन पर कोई जगह चलती है, और इनकी जांच होती है। सवाल शायद ही यह होता है कि प्रशिक्षण मौजूद है या नहीं। सवाल यह है कि उस तारीख को, उसी सेवा के दौरान, हॉल में कोई प्रशिक्षित व्यक्ति था या नहीं।

प्रमाणपत्रों को समाप्ति तिथि सहित व्यक्ति पर रखना इसे ऑडिट की कसरत से बदलकर एक सामान्य बंदिश बना देता है। खत्म हो चुका प्रमाणपत्र उस शिफ़्ट का प्रस्ताव रोक देता है। एलर्जन के जिम्मेदार के बिना कोई सेवा निरीक्षण के बाद नहीं, शेड्यूल जारी होने से पहले सामने आ जाती है।

मेहमानों के मुकाबले वेतन, समय रहते पढ़ा गया

हर संचालक अपना वेतन प्रतिशत जानता है और ज्यादातर उसे इतनी देर से जानते हैं कि कुछ कर नहीं पाते। बाद में पढ़ा जाए तो यह बीत चुके महीने पर फैसला है। शेड्यूल खुला रहते पढ़ा जाए तो यह छोटे-छोटे फैसलों की कड़ी है: आने का समय एक घंटा खिसकाना, चौथा वेटर पांच के बजाय छह बजे शुरू करना, तैयारी की वह शिफ़्ट जिसे पूरा दिन होने की जरूरत नहीं।

यह तभी चलता है जब घंटे याद रखे नहीं, दर्ज किए जाएं। सप्ताह के अंत में याददाश्त से जोड़ी गई शिफ़्ट इतनी करीब होती है कि उस पर भरोसा हो जाए और इतनी बार गलत कि असर डाले, और यही वजह है कि अनुमानित संख्या और वेतन पर्ची की संख्या कम ही मेल खाती हैं।

वह दोपहर जब कोई आने से मना कर देता है

अनुभाग का रसोइया तीन बजे बीमार है, नब्बे मेहमानों की बुकिंग है, और कठिन सेवा तथा बुरी सेवा के बीच का फ़र्क यही है कि खाली जगह की खबर उन लोगों तक कितनी जल्दी पहुंचती है जो उसे भर सकते थे। पहले फ़ोन उठाने वाले को कॉल करने की कड़ी नहीं, बल्कि एक ही क्षण में सभी योग्य लोगों तक एक ही संदेश।

एजेंसी से आई मदद भी यही व्यवहार पाने योग्य है। जो अस्थायी व्यक्ति शेड्यूल पर और लागत रिपोर्ट में दिखता है वह संभाला जा सकने वाला खर्च है। जो सिर्फ़ महीने के अंत के बिल में मौजूद होता है वही वजह है कि अच्छा सप्ताह खराब वेतन आंकड़े पर खत्म होता है। Shifton की सुविधाओं का समूह शेड्यूल, समय दर्ज करना, सूचनाएं और रिपोर्ट एक ही खाते में रखता है।

एक से ज्यादा जगह

समूह अपने लोग साझा करते हैं, चाहे किसी ने ऐसा तय किया हो या नहीं। दो पतों पर काम करने वाला वेटर एक वेतन पर्ची और दो शेड्यूल पर होता है, और घंटे तभी मिलते हैं जब दोनों जगह एक ही रिकॉर्ड पढ़ें। इसके अलावा समूह को वह मिलता है जो अकेली जगह को नहीं मिल सकता: शाखाओं के बीच तुलना किया गया, मेहमानों के मुकाबले वेतन, जो इस बहस को कि कहां स्टाफ ज्यादा है एक संख्या में बदल देता है।

यह क्या नहीं है

यह न बिलिंग काउंटर है, न मेज़ बुकिंग का मंच, न भंडार प्रणाली, और ठीक से चलने वाली कोई भी जगह ये तीनों पहले से चला रही होती है। यह उनके नीचे की परत है: कौन काम पर है, वह किस चीज़ के लिए प्रशिक्षित है, उसने सचमुच कितने घंटे किए और सेवा पर कितना खर्च हुआ। संचालक आमतौर पर तब इस ओर देखते हैं जब टीम लगभग पंद्रह से ऊपर जाती है या दूसरी शाखा खुलती है।

शुरुआत कैसे करें

दस या उससे कम लोगों की टीम बिना किसी खर्च और बिना समय सीमा के चलती है, और इतने में एक कैफ़े या छोटा भोजन कक्ष पूरा ढक जाता है: शेड्यूल, बुनियादी समय दर्ज करना, फ़ोन ऐप और रिपोर्ट। इससे ऊपर मॉड्यूल एक-एक करके जुड़ते हैं, प्रति कर्मचारी प्रति माह 0,50 डॉलर पर, और हर एक पर 60 दिन तक की परीक्षण अवधि मिलती है, जो पहले पूरे मौसम को रिपोर्ट से गुजारने के लिए काफ़ी है।

दोपहर और रात के खाने के बीच का खालीपन

टूटा दिन रेस्तरां के काम का सामान्य आकार है और टीम में चुपचाप पनपती नाराज़गी का सबसे आम स्रोत। शिफ़्ट के बीच के दो बिना वेतन घंटे या तो वह उचित व्यवस्था हैं जिसे सबने काम स्वीकारने से पहले समझा था, या फिर कुछ ऐसा जिस पर सचमुच कभी सहमति हुई ही नहीं, और इन दोनों के बीच का फ़र्क यही है कि वह शेड्यूल पर दिखा या नहीं।

बंटवारे की योजना खुलकर बनाना, यानी विराम को खाली जगह छोड़ने के बजाय विराम के रूप में दर्ज करना, दोनों पक्षों के लिए इसे ईमानदार रखता है। इससे वेतन का आंकड़ा भी सही हो जाता है, क्योंकि जिन घंटों का भुगतान होता है और जिन घंटों में कोई परिसर में मौजूद रहा, उन्हें एक ही संख्या मानना बंद हो जाता है।

मौसम, छुट्टियां और वह सप्ताह जिसकी किसी ने तैयारी नहीं की

मेन्यू में बदलाव, लंबा सप्ताहांत, स्कूल की छुट्टियों का पहला हफ़्ता। इनमें से हर एक मेहमानों की संख्या को उसी दिशा में खिसकाता है जिसे वह जगह पिछले साल से जानती है, और हर एक गुरुवार को लगाए नए अंदाज़े के बजाय एक सहेजे हुए ढांचे का हक़दार है। वही ढांचा किसी रेस्तरां की इकलौती संस्थागत याददाश्त है कि सचमुच क्या काम आया था।