Software Penjadwalan Staf untuk Restoran, Kafe & Venue

Setiap pelaku usaha perhotelan mempelajari pelajaran yang sama dengan cara yang sulit. Jadwal shift bukanlah dokumen administrasi, jadwal itu adalah bisnisnya. Susun dengan benar dan layanan berjalan mulus, biaya tenaga kerja berada di angka yang seharusnya, dan tim pulang cukup senang untuk kembali besok. Susun dengan salah dan satu hari Jumat yang kekurangan staf bisa merenggut niat baik tamu maupun staf selama seminggu. Software penjadwalan staf restoran hadir untuk memindahkan hasil itu dari keberuntungan menjadi sistem.

Sebagian besar alat penjadwalan dibuat untuk kantor, tempat permintaan datar dan semua orang bekerja dari jam sembilan hingga jam lima. Industri perhotelan tidak bekerja seperti itu. Jumlah tamu melonjak dan anjlok dari jam ke jam, staf banyak yang paruh waktu dan mahasiswa, dan orang yang menyusun jadwal biasanya adalah orang yang sama yang mengatur pesanan di dapur pada jam 8 malam. Alat yang mengabaikan kenyataan itu akan ditinggalkan dalam sebulan.

Apa yang sebenarnya harus dilakukan software penjadwalan staf restoran

Singkirkan daftar fiturnya dan tugasnya mengerucut menjadi empat hal. Memungkinkan manajer yang sibuk menyusun jadwal seminggu dengan cepat, idealnya lewat ponsel di sela-sela layanan. Menampilkan biaya tenaga kerja terhadap penjualan yang diharapkan sebelum jadwal ditayangkan, bukan setelah penggajian berjalan. Menjangkau tim di tempat mereka berada, yaitu di ponsel mereka dan bukan di papan pengumuman. Dan tetap andal ketika rencana berantakan, karena di industri perhotelan rencana selalu berantakan.

Selebihnya hanyalah pelengkap. Sebuah platform yang menguasai empat hal itu mengungguli platform dengan lima puluh fitur yang masing-masing menyelesaikan masalah yang tidak Anda miliki. Itulah standar yang dirancang untuk dipenuhi Shifton bagi restoran, kafe, dan venue.

Mengapa software penjadwalan staf untuk perhotelan menghasilkan lebih dari nilainya

Perhitungannya tidak rumit.

Tenaga kerja berkisar antara seperempat hingga sepertiga dari pendapatan di sebagian besar bisnis perhotelan, dan itu adalah satu-satunya biaya yang benar-benar bisa digerakkan seorang manajer dari hari ke hari. Ketika penyusunan jadwal bergantung pada spreadsheet, kesalahan tetap tak terlihat sampai tagihan upah datang: shift yang berjalan dua jam lebih lama, seorang pelayan tambahan yang dipanggil untuk malam yang ternyata sepi, ambang lembur yang terlampaui tanpa disadari siapa pun. Software manajemen tenaga kerja perhotelan membuat biaya-biaya itu terlihat selagi masih ada waktu untuk bertindak. Anda melihat proyeksi pengeluaran saat menyusun, Anda mendapat peringatan sebelum sebuah shift beralih ke upah premium, dan Anda dapat menyandingkan jam kerja yang direncanakan dengan penjualan sesungguhnya keesokan paginya. Sebagian besar manajer yang beralih mendapati software ini menghasilkan lebih dari nilainya hanya dari penghematan tenaga kerja dalam kuartal pertama, bahkan sebelum menghitung jam yang dihemat dari penyusunan jadwal.

Biaya tersembunyi dari jadwal di papan pengumuman

Banyak venue masih mengandalkan lembar cetak di pintu masuk staf dan obrolan grup untuk perubahan. Terasa gratis karena tidak ada biaya bulanan. Biaya sesungguhnya bersembunyi dalam gesekannya. Sebuah penukaran shift berarti tiga pesan teks dan coretan di lembar yang tak dilihat separuh tim. Sebuah no-show berarti manajer sibuk menelepon saat persiapan sebelum layanan, alih-alih menata ruangan. Jadwal di dinding perlahan tak sinkron dengan jadwal di kepala manajer, dan pada pertengahan layanan tak ada yang benar-benar yakin siapa seharusnya berada di mana.

Pindahkan itu ke software penjadwalan jadwal perhotelan dan gesekan itu lenyap. Penukaran terjadi di aplikasi dan diperbarui untuk semua orang sekaligus. Shift terbuka disiarkan ke setiap orang yang memenuhi syarat dengan satu ketukan, bukan lewat serangkaian panggilan. Jadwal yang dilihat semua orang adalah jadwal yang benar.

Itu terdengar sepele sampai Anda pernah melewati malam Sabtu tanpanya.

Front-of-house, back-of-house, dan peran-peran di antaranya

Perhotelan bukanlah satu tim, melainkan beberapa tim yang kebetulan berbagi satu bangunan. Pelayan, bartender, host, juru masak, dan pencuci piring semuanya bekerja dengan ritme yang berbeda, memegang sertifikasi yang berbeda, dan menelan biaya yang berbeda. Software penjadwalan karyawan perhotelan yang baik memperlakukan mereka sebagai entitas berbeda sambil menjaga keseluruhan gambaran dalam satu tampilan. Anda menyusun jadwal bar dan jadwal dapur secara terpisah, tetapi tetap melihat total cakupan dan total biaya dalam satu layar, dan Anda dapat mengunci jumlah minimum tiap peran pada setiap shift sehingga area layanan tidak pernah buka dalam keadaan kekurangan staf.

Penjadwalan di lebih dari satu venue

Begitu Anda menjalankan lokasi kedua, koordinasi berhenti menjadi sekadar jadwal dan berubah menjadi masalah logistik. Satu venue kewalahan sementara venue lain sepi, seorang bartender terlatih menganggur di seberang kota, dan kantor pusat tak punya cara untuk melihatnya sampai angkanya masuk. Software manajemen tenaga kerja untuk grup perhotelan menempatkan setiap lokasi dalam satu dasbor. Anda melihat ketimpangan itu secara real-time, memindahkan anggota tim bersama dengan satu ketukan, dan menerapkan template mingguan yang telah teruji ke lokasi baru alih-alih memulai dari lembar kosong. Apa yang dulu menyita satu hari penuh panggilan telepon seorang manajer regional kini menjadi tinjauan lima menit.

Memilih alat yang tepat untuk venue Anda

Uji platform mana pun dengan cara yang benar-benar akan digunakan tim Anda. Buka di ponsel termurah di gedung Anda, karena itulah yang dibawa staf akhir pekan Anda. Coba susun jadwal seminggu penuh dalam kurang dari sepuluh menit. Kirimkan notifikasi perubahan shift kepada diri sendiri dan ukur seberapa cepat ia sampai. Tanyakan apa yang terjadi pada notifikasi itu ketika ponsel dimatikan selama shift, karena staf perhotelan tidak memeriksa ponsel di tengah layanan. Alat yang bertahan dalam pengujian itu adalah alat yang masih akan digunakan tim tahun depan.

Di bawah sepuluh karyawan, paket gratis Shifton menangani seluruh pekerjaan tanpa batas waktu, yang mencukupi satu kafe atau restoran kecil. Seiring Anda tumbuh melampaui itu dan menambah lokasi, paket berbayar menambahkan tampilan multi-venue, pelaporan biaya yang lebih mendalam, dan kendali tingkat lanjut. Bagaimanapun juga, tujuannya tetap sama: jadwal yang mencerminkan permintaan nyata, biaya tenaga kerja yang bertahan di angka yang Anda rencanakan, dan tim yang selalu tahu kapan mereka bekerja. Itulah perbedaan antara mengelola shift dan memadamkan kebakarannya.