Software de programare a personalului pentru restaurante, cafenele și localuri

Fiecare operator din ospitalitate învață aceeași lecție pe cale grea. Programul de lucru nu este o simplă hârtie, este afacerea în sine. Dacă îl faci bine, serviciul curge lin, costurile cu personalul cad exact acolo unde trebuie, iar echipa pleacă acasă suficient de mulțumită încât să revină mâine. Dacă îl greșești, o singură zi de vineri cu personal insuficient te poate costa o săptămână întreagă de bunăvoință față de oaspeți și angajați deopotrivă. Software-ul de programare a personalului pentru restaurante există tocmai pentru a muta acest rezultat de la noroc la sistem.

Majoritatea instrumentelor de programare au fost concepute pentru birouri, unde cererea este constantă și toată lumea lucrează de la nouă la cinci. Ospitalitatea nu funcționează așa. Numărul de clienți urcă și coboară de la o oră la alta, personalul este cu program parțial și în mare parte studenți, iar persoana care întocmește programul este de obicei aceeași care coordonează pasul de la bucătărie la ora 20. Un instrument care ignoră aceste realități este abandonat în mai puțin de o lună.

Ce trebuie de fapt să facă un software de programare pentru ospitalitate

Dacă lași deoparte listele de funcții, sarcina se reduce la patru lucruri. Să permită unui manager ocupat să construiască o săptămână de ture rapid, ideal de pe telefon, între serviri. Să arate costul cu personalul raportat la vânzările estimate înainte ca programul să fie publicat, nu după ce se rulează salariile. Să ajungă la echipă acolo unde se află, adică pe telefoane și nu la un avizier. Și să reziste atunci când planul se destramă, pentru că în ospitalitate planul se destramă mereu.

Tot restul este util, dar nu esențial. O platformă care reușește aceste patru lucruri bate una cu cincizeci de funcții care rezolvă fiecare câte o problemă pe care nu o ai. Aceasta este ștacheta pe care Shifton a fost construit să o depășească pentru restaurante, cafenele și localuri.

De ce se amortizează singur un software de programare a personalului pentru ospitalitate

Calculul nu este subtil.

Costul cu personalul se situează undeva între un sfert și o treime din venit în majoritatea afacerilor din ospitalitate și este singurul cost pe care un manager îl poate influența cu adevărat de la o zi la alta. Când programarea trăiește într-o foaie de calcul, erorile rămân invizibile până când sosește nota de plată a salariilor: o tură care s-a prelungit cu două ore, un ospătar suplimentar chemat pentru o seară care s-a dovedit liniștită, un prag de ore suplimentare depășit fără ca nimeni să observe. Software-ul de management al personalului pentru ospitalitate face aceste costuri vizibile cât încă mai este timp să acționezi. Vezi cheltuiala estimată pe măsură ce construiești programul, primești o alertă înainte ca o tură să treacă în plata cu spor și poți alinia orele planificate cu vânzările reale a doua zi dimineață. Majoritatea managerilor care fac trecerea constată că software-ul se amortizează doar din economiile la personal în primul trimestru, chiar înainte de a socoti orele economisite la întocmirea programului.

Costul ascuns al programului de la avizier

Numeroase localuri funcționează încă pe baza unei foi tipărite lângă intrarea personalului și a unui grup de chat pentru modificări. Pare gratuit pentru că nu există o taxă lunară. Costul real se ascunde în frecare. O schimbare de tură înseamnă trei mesaje și o mâzgăleală pe foaie pe care jumătate din echipă nu o vede niciodată. O absență neanunțată înseamnă că managerul stă la telefon în timpul agitației de dinainte de serviciu, în loc să pregătească sala. Programul de pe perete se desincronizează de cel din mintea managerului, iar la jumătatea serviciului nimeni nu mai știe exact cine ar trebui să fie și unde.

Mută totul într-un software de programare a personalului pentru ospitalitate și frecarea dispare. Schimburile se fac în aplicație și se actualizează pentru toată lumea deodată. Turele libere sunt difuzate către fiecare persoană calificată cu o singură apăsare, în loc de un șir de apeluri. Programul pe care îl vede toată lumea este programul care este adevărat.

Pare un lucru mărunt până când petreci o seară de sâmbătă fără el.

Sala, bucătăria și rolurile dintre ele

Ospitalitatea nu este o singură echipă, sunt mai multe care se întâmplă să împartă aceeași clădire. Ospătarii, barmanii, gazdele, bucătarii de linie și spălătorii lucrează după ritmuri diferite, dețin certificări diferite și costă sume diferite. Un software bun de programare a angajaților din ospitalitate îi tratează ca fiind distincți, păstrând în același timp întreaga imagine într-o singură vedere. Construiești programul barului și programul bucătăriei separat, dar vezi în continuare acoperirea totală și costul total pe un singur ecran și poți fixa un număr minim din fiecare rol în fiecare tură, astfel încât sala să nu se deschidă niciodată cu personal insuficient.

Programarea în mai multe localuri

În momentul în care deschizi un al doilea local, coordonarea încetează să mai fie un program și devine o problemă de logistică. Un local este sufocat de clienți în timp ce altul este pustiu, un barman calificat stă degeaba în celălalt capăt al orașului, iar conducerea nu are cum să vadă asta până nu vin cifrele. Software-ul de management al personalului pentru grupurile din ospitalitate pune fiecare locație pe un singur tablou de bord. Observi dezechilibrul în timp real, muți un membru de echipă comun cu o apăsare și extinzi un șablon săptămânal dovedit către un nou local, în loc să pornești de la o grilă goală. Ceea ce înainte consuma o zi întreagă de apeluri a unui manager regional devine o verificare de cinci minute.

Cum alegi instrumentul potrivit pentru localul tău

Testează orice platformă așa cum o va folosi de fapt echipa ta. Deschide-o pe cel mai ieftin telefon din clădire, pentru că exact acela îl poartă personalul de weekend. Încearcă să construiești o săptămână întreagă în mai puțin de zece minute. Trimite-ți singur o notificare de schimbare a turei și cronometrează cât de repede ajunge. Întreabă ce se întâmplă cu acea notificare când telefonul este oprit în timpul unei ture, fiindcă personalul din ospitalitate nu își verifică telefoanele în mijlocul serviciului. Instrumentul care trece de aceste teste este cel pe care echipa îl va folosi și anul viitor.

Sub zece angajați, planul gratuit Shifton acoperă toată treaba fără limită de timp, ceea ce este suficient pentru o singură cafenea sau un restaurant mic. Pe măsură ce crești peste acest prag și adaugi locații, nivelurile plătite adaugă vederea pentru mai multe localuri, rapoarte de cost mai detaliate și controale avansate. În oricare dintre situații, scopul rămâne același: un program care reflectă cererea reală, o linie a costurilor cu personalul care rămâne acolo unde ai planificat-o și o echipă care știe mereu când lucrează. Aceasta este diferența dintre a gestiona turele și a le stinge ca pe niște incendii.