Program do grafiku pracy w gastronomii dla restauracji i kawiarni
Planuj kuchnię i salę pod liczbę gości, której się spodziewasz, trzymaj szkolenia z alergenów i bezpieczeństwa żywności przy zmianie i czytaj udział kosztu pracy, póki tydzień da się jeszcze zmienić.
Najpierw rezerwacje, potem grafik
Tydzień w restauracji jest najpierw arkuszem rezerwacji, a dopiero potem grafikiem. Dwie tury w sobotę, cichy poniedziałek, impreza w czwartek, która potrzebuje trzech osób więcej na sali i jednej na wydawce. Obsada wyliczona ze średniego tygodnia rozmija się ze wszystkimi czterema.
Szkolenia, które muszą być na zmianie
Obsługa alergenów, bezpieczeństwo żywności, osoba odpowiedzialna za otwarcie i osoba, która zamyka kuchnię. Gastronomia niesie wymagania, które są kontrolowane, a grafik, który nie potrafi pokazać, kto był na której zmianie, jest słabą odpowiedzią dla inspektora.
Udział kosztu pracy, póki tydzień jest otwarty
Liczbą, która rozstrzyga miesiąc restauracji, jest koszt pracy wobec utargu, a czyta się ją zwykle dwa tygodnie za późno. Widziana, gdy grafik da się jeszcze edytować, ta sama liczba jest decyzją o tym, kto zaczyna o piątej zamiast o czwartej.
Serwis za godzinę, a kogoś brakuje
Kucharz partiowy choruje o trzeciej, a na wieczór jest dziewięćdziesiąt rezerwacji. Czy będzie to trudny serwis, czy zły, zależy wyłącznie od tego, jak szybko luka dotrze do wszystkich, którzy mogą ją zamknąć.
Zacznij od planu darmowego
Bez limitu czasowego. Uzyskaj pełny dostęp do podstawowych funkcji i uaktualnij, gdy będziesz gotowy.
Przeczytaj pełny przewodnik po grafikach w gastronomii
Arkusz rezerwacji jest pierwszy
Wszystko, co restauracja rozstrzyga w sprawie obsady, wynika z jednego dokumentu, i nie jest nim grafik. Jest nim spodziewana liczba gości. Dziewięćdziesiąt osób w sobotę w dwóch turach potrzebuje innej sali i innej wydawki niż czterdzieści w poniedziałek, a różnica między tymi dwoma wieczorami jest większa niż różnica między dwoma zwykłymi tygodniami w większości innych branż.
Grafik narysowany z szablonu jest więc błędny w konkretny i kosztowny sposób. Jest z grubsza trafiony w przeciętny wieczór i wyraźnie chybiony w te dwa wieczory, które niosą tydzień. Budowanie z rezerwacji nie jest większą pracą, to ta sama praca wykonana w innej kolejności.
Przygotowanie to zmiana, a nie przysługa
Dwie godziny przed serwisem to prawdziwe godziny i bardzo często brakuje ich w planie. Kiedy nie ma ich w grafiku, nie ma ich też w koszcie, i właśnie dlatego kuchnia potrafi wyglądać na papierze poprawnie obsadzona, a mimo to wyjść na koniec miesiąca dwadzieścia godzin ponad plan.
Dwa zespoły i jedne drzwi
Kuchnia i sala dzielą serwis i prawie nic poza tym. Jedna to brygada ze stanowiskami i kolejnością wydawania. Druga to sala, w której ograniczeniem jest liczba stolików, jaką jeden człowiek uciągnie, zanim serwis się posypie. Ich szczyty dzieli pół godziny, ich umiejętności nie przechodzą jedna w drugą, a brak jednej osoby po którejkolwiek stronie czują obie.
Planowanie ich osobno na jednym ekranie sprawia, że łączny koszt w ogóle coś znaczy. Każda strona ma własne minimum, każda rysowana jest własnym wzorcem, a liczba na dole nadal jest jedną wartością, z którą kierownik może coś zrobić.
Szkolenia, o które zapyta inspektor
Bezpieczeństwo żywności i odpowiedzialność za alergeny nie są wewnętrzną polityką, to warunki, na jakich lokal działa, i są sprawdzane. Pytanie rzadko dotyczy tego, czy szkolenie istnieje. Dotyczy tego, czy ktoś przeszkolony był na sali podczas tamtego serwisu, tamtego dnia.
Trzymanie certyfikatów przy człowieku, razem z datami ważności, zamienia to z ćwiczenia audytowego w zwykłe ograniczenie. Wygasły certyfikat zatrzymuje propozycję zmiany. Serwis bez obsady alergenowej widać przed publikacją grafiku, a nie po kontroli.
Koszt pracy wobec liczby gości, czytany wcześnie
Każdy prowadzący lokal zna swój udział kosztu pracy i większość poznaje go za późno, żeby cokolwiek z nim zrobić. Czytany po fakcie jest wyrokiem na miesiąc, który już się wydarzył. Czytany przy otwartym grafiku jest serią drobnych decyzji: godzina startu przesunięta o sześćdziesiąt minut, czwarty kelner, który zaczyna o szóstej zamiast o piątej, zmiana przygotowawcza, która nie musi trwać całego dnia.
Działa to tylko wtedy, gdy godziny są zapisywane, a nie wspominane. Zmiana odtworzona z pamięci na koniec tygodnia jest na tyle bliska prawdy, żeby w nią uwierzyć, i na tyle często błędna, żeby to miało znaczenie, i to jest powód, dla którego liczba planowana i liczba z wypłat tak rzadko się zgadzają.
Popołudnie, w którym ktoś dzwoni
Kucharz partiowy choruje o trzeciej, na wieczór jest dziewięćdziesiąt rezerwacji, a różnica między trudnym serwisem a złym polega na tym, jak szybko luka dotrze do ludzi, którzy mogą ją zamknąć. Nie łańcuszek telefonów do tego, kto odbierze pierwszy, ale ta sama wiadomość do wszystkich uprawnionych, w tej samej chwili.
Podmiana z agencji zasługuje na takie samo traktowanie. Osoba doraźna, która pojawia się w grafiku i w raporcie kosztów, jest wydatkiem do opanowania. Taka, która istnieje wyłącznie na fakturze na koniec miesiąca, jest powodem, dla którego dobry tydzień kończy się złym wynikiem kosztu pracy. Zestaw funkcji Shifton trzyma grafik, rejestrację czasu, powiadomienia i raporty na jednym koncie.
Więcej niż jeden lokal
Grupy dzielą się ludźmi niezależnie od tego, czy ktokolwiek to zaplanował. Kelner na dwóch adresach należy do jednej listy płac i dwóch grafików, a godziny zgadzają się tylko wtedy, gdy oba lokale patrzą w ten sam zapis. Poza tym grupa dostaje coś, czego pojedynczy lokal mieć nie może: koszt pracy wobec liczby gości porównany między adresami, co zamienia spór o to, kto jest przeobsadzony, w liczbę.
Czym to nie jest
To nie jest kasa, platforma rezerwacji stolików ani system magazynowy, a każdy lokal, który normalnie handluje, prowadzi już wszystkie trzy. To jest warstwa pod nimi: kto pracuje, do czego jest przeszkolony, jakie godziny naprawdę zrobił i ile kosztował serwis. Prowadzący zaczynają na to patrzeć, gdy zespół przekroczy jakieś piętnaście osób albo gdy otwiera się drugi lokal.
Od czego zacząć
Zespół do dziesięciu osób działa bez opłaty i bez limitu czasu, co pokrywa kawiarnię albo małą salę w całości: grafik, podstawową rejestrację czasu, aplikację w telefonie i raporty. Powyżej tego moduły dokłada się po jednym za 0,50 dolara za pracownika miesięcznie, każdy z okresem próbnym do 60 dni, czyli dość długim, żeby najpierw przepuścić przez raportowanie cały sezon.
Przerwa między lunchem a kolacją
Dzień dzielony to zwyczajny kształt pracy w gastronomii i najczęstsze źródło cichej urazy w zespole. Dwie niepłatne godziny w środku zmiany są albo uczciwym układem, który wszyscy rozumieli, zanim przyjęli pracę, albo czymś, na co nikt się właściwie nie umówił, a różnica między jednym a drugim polega na tym, czy stało to w grafiku.
Zaplanowanie podziału wprost, z przerwą zapisaną jako przerwa, a nie zostawioną jako dziura, utrzymuje uczciwość po obu stronach. Robi też porządek w liczbie kosztu pracy, bo godziny opłacone i godziny, przez które ktoś był w lokalu, przestają być traktowane jako ta sama wartość.
Sezony, święta i tydzień, którego nikt nie zaplanował
Zmiana karty, długi weekend, pierwszy tydzień szkolnych ferii. Każde z nich przesuwa liczbę gości w kierunku, który lokal zna już z zeszłego roku, i każde zasługuje na zapisany wzorzec zamiast świeżego zgadywania w czwartek. Ten wzorzec jest jedyną pamięcią instytucjonalną, jaką restauracja ma o tym, co naprawdę zadziałało.
Najczęściej zadawane pytania
Do czego służy program do grafiku pracy w gastronomii?
Planuje kuchnię i salę pod liczbę gości, jakiej lokal się spodziewa, trzyma szkolenia z alergenów i bezpieczeństwa żywności przy zmianie, zapisuje godziny zamiast je szacować i pokazuje koszt pracy, póki grafik da się jeszcze zmienić.
Czy kuchnię i salę da się planować osobno?
Tak. Brygada i obsługa sali rysowane są własnymi wzorcami, każda z własnym minimum obsady, a łączne pokrycie i łączny koszt zostają w jednym widoku. Godziny przygotowań przed serwisem planuje się jako część zmiany.
Czy radzi sobie ze zmianą dzieloną i drugą turą?
Tak. Dzień dzielony planuje się jako dwie zmiany zamiast jednej długiej, druga tura jest obsadzana jako własny blok, a impreza dokłada się do dnia, na który wypada, bez przerysowywania całego tygodnia.
Jak utrzymać widoczność szkoleń i wymogów sanitarnych?
Certyfikaty leżą przy człowieku razem z datą ważności, więc zmiana nie trafi do kogoś, komu skończyło się szkolenie z bezpieczeństwa żywności, a każdy serwis da się sprawdzić pod kątem obsady alergenowej przed publikacją grafiku.
Czy nadaje się dla grupy restauracji?
Tak. Każdy lokal siedzi na jednym ekranie, pracownicy chodzący między adresami trzymani są na jednej karcie, a koszt pracy wobec liczby gości da się porównać między lokalami w tym samym raporcie.
Zaplanuj kolejny serwis pod rezerwacje
Dziesięć osób bezpłatnie i bez limitu czasu, kuchnia i sala rysowane osobno, szkolenia trzymane przy zmianie i udział kosztu pracy widoczny, zanim grafik zostanie opublikowany.