Oprogramowanie do grafików w gastronomii dla restauracji, kawiarni i lokali

Każdy operator w gastronomii uczy się tej samej lekcji w bolesny sposób. Grafik to nie papierologia, to biznes. Zrób go dobrze, a serwis idzie gładko, koszt pracy ląduje tam, gdzie powinien, a zespół wraca do domu na tyle zadowolony, by wrócić nazajutrz. Zrób go źle, a jeden niedoobsadzony piątek może kosztować cię tydzień dobrej woli gości i personelu naraz. Oprogramowanie do grafików w gastronomii istnieje po to, by przenieść ten wynik ze szczęścia na system.

Większość narzędzi do grafików zbudowano dla biur, gdzie popyt jest równy, a wszyscy pracują od dziewiątej do piątej. Gastronomia tak nie działa. Liczba gości rośnie i załamuje się z godziny na godzinę, personel pracuje na część etatu i składa się głównie ze studentów, a osoba układająca grafik to zwykle ta sama osoba, która o dwudziestej wydaje dania na przepustce. Narzędzie, które ignoruje tę rzeczywistość, zostaje porzucone w ciągu miesiąca.

Co oprogramowanie do grafików w gastronomii naprawdę musi robić

Gdy odrzucić listy funkcji, zadanie sprowadza się do czterech rzeczy. Pozwól zajętemu menedżerowi szybko ułożyć tydzień zmian, najlepiej na telefonie między obsługą gości. Pokaż koszt pracy w zestawieniu ze spodziewaną sprzedażą przed publikacją grafiku, a nie po naliczeniu płac. Dotrzyj do zespołu tam, gdzie jest, czyli na telefonach, a nie przy tablicy ogłoszeń. I wytrzymaj, gdy plan się sypie, bo w gastronomii plan zawsze się sypie.

Wszystko inne jest mile widziane. Platforma, która robi te cztery rzeczy bezbłędnie, bije tę z pięćdziesięcioma funkcjami, z których każda rozwiązuje problem, którego nie masz. To jest poprzeczka, którą Shifton został zbudowany, by przeskoczyć dla restauracji, kawiarni i lokali.

Dlaczego oprogramowanie do grafików personelu w gastronomii samo się spłaca

Matematyka nie jest subtelna.

Praca pochłania w większości firm gastronomicznych między jedną czwartą a jedną trzecią przychodu i jest jedynym kosztem, który menedżer może naprawdę zmieniać z dnia na dzień. Gdy układanie grafików żyje w arkuszu kalkulacyjnym, błędy pozostają niewidoczne, dopóki nie przyjdzie rachunek za wynagrodzenia: zmiana, która przeciągnęła się o dwie godziny, dodatkowy kelner wezwany na wieczór, który okazał się spokojny, próg nadgodzin przekroczony, choć nikt tego nie zauważył. Oprogramowanie do zarządzania personelem w gastronomii uwidacznia te koszty, gdy wciąż jest czas, by zareagować. Widzisz przewidywane wydatki w trakcie układania, otrzymujesz alert, zanim zmiana wepchnie kogoś w stawkę premiową, i możesz następnego ranka zestawić zaplanowane godziny z rzeczywistą sprzedażą. Większość menedżerów, którzy się przesiadają, przekonuje się, że oprogramowanie spłaca się samymi oszczędnościami na kosztach pracy jeszcze w pierwszym kwartale, zanim w ogóle policzysz godziny zaoszczędzone na układaniu grafiku.

Ukryty koszt grafiku na tablicy ogłoszeń

Wiele lokali wciąż działa na wydrukowanej kartce przy wejściu dla personelu i grupowym czacie do zmian. Wydaje się to darmowe, bo nie ma miesięcznej opłaty. Prawdziwy koszt kryje się w tarciu. Zamiana zmiany oznacza trzy wiadomości tekstowe i bazgroł na kartce, którego połowa zespołu nigdy nie widzi. Niestawienie się oznacza, że menedżer wisi na telefonie podczas przedserwisowego szczytu zamiast przygotowywać salę. Grafik na ścianie rozjeżdża się z tym w głowie menedżera i do połowy serwisu nikt nie jest już pewien, kto gdzie ma być.

Przenieś to do oprogramowania do układania grafików w gastronomii, a tarcie znika. Zamiany dzieją się w aplikacji i aktualizują się dla wszystkich naraz. Wolne zmiany są rozgłaszane do każdej uprawnionej osoby jednym dotknięciem zamiast serii telefonów. Grafik, który wszyscy widzą, to grafik prawdziwy.

Brzmi to błaho, dopóki nie spędzisz bez tego sobotniej nocy.

Sala, zaplecze i role pośrodku

Gastronomia to nie jeden zespół, to kilka, które akurat dzielą jeden budynek. Kelnerzy, barmani, hostessy, kucharze liniowi i osoby na zmywaku pracują w różnych rytmach, mają różne certyfikaty i kosztują różne kwoty. Dobre oprogramowanie do grafików personelu w gastronomii traktuje ich jako odrębnych, trzymając cały obraz w jednym widoku. Budujesz grafik baru i grafik kuchni osobno, ale wciąż widzisz łączną obsadę i łączny koszt na jednym ekranie i możesz zablokować minimalną liczbę osób w każdej roli na każdej zmianie, tak by sala nigdy nie otwierała się z niedoborem.

Układanie grafików w więcej niż jednym lokalu

W chwili, gdy prowadzisz drugi lokal, koordynacja przestaje być grafikiem, a staje się problemem logistycznym. Jeden lokal jest oblegany, podczas gdy inny stoi pusty, przeszkolony barman siedzi bezczynnie po drugiej stronie miasta, a centrala nie ma jak tego zobaczyć, dopóki nie spłyną liczby. Oprogramowanie do zarządzania personelem dla grup gastronomicznych umieszcza każdą lokalizację na jednym panelu. Dostrzegasz nierównowagę w czasie rzeczywistym, przenosisz współdzielonego członka zespołu jednym dotknięciem i wdrażasz sprawdzony tygodniowy szablon w nowym lokalu zamiast zaczynać od pustej siatki. To, co pochłaniało cały dzień telefonów menedżera regionalnego, staje się pięciominutowym przeglądem.

Wybór odpowiedniego narzędzia dla twojego lokalu

Testuj każdą platformę tak, jak faktycznie będzie jej używać twój zespół. Otwórz ją na najtańszym telefonie w budynku, bo właśnie taki nosi twój weekendowy personel. Spróbuj ułożyć pełny tydzień w mniej niż dziesięć minut. Wyślij sobie powiadomienie o zmianie grafiku i zmierz, jak szybko dociera. Zapytaj, co dzieje się z tym powiadomieniem, gdy telefon jest wyłączony podczas zmiany, bo personel gastronomii nie sprawdza telefonów w trakcie serwisu. Narzędzie, które przetrwa te testy, to takie, którego zespół wciąż będzie używał za rok.

Poniżej dziesięciu pracowników darmowy plan Shifton obsługuje całe zadanie bez limitu czasu, co pokrywa pojedynczą małą kawiarnię lub restaurację. Gdy urośniesz ponad ten próg i dodasz lokalizacje, płatne poziomy dokładają widok wielolokalowy, głębsze raportowanie kosztów i zaawansowane opcje kontroli. Tak czy inaczej cel pozostaje ten sam: grafik odzwierciedlający rzeczywisty popyt, linia kosztów pracy trzymająca się tam, gdzie zaplanowałeś, i zespół, który zawsze wie, kiedy pracuje. To jest różnica między zarządzaniem zmianami a gaszeniem pożarów.