Phần mềm xếp lịch dịch vụ chuyên nghiệp cho công việc khách hàng

Trong một công ty dịch vụ chuyên nghiệp, hàng tồn kho thật sự duy nhất là thời gian. Tư vấn viên, kế toán, kỹ sư và kiến trúc sư bán giờ làm, và mỗi giờ không được ghi nhận, không được phân công hay không được tính vào hóa đơn là mất đi vĩnh viễn. Đó là lý do phần mềm xếp lịch dịch vụ chuyên nghiệp quan trọng ở đây hơn ở hầu hết ngành khác: lịch làm việc không phải một tiện ích hành chính, nó là kế hoạch cho toàn bộ năng lực của công ty trong tuần.

Áp lực cũng không đều. Công việc ập đến thành từng đợt quanh hạn nộp hồ sơ, các mốc dự án và kỳ chốt năm, rồi lại rút đi. Có tuần đội mười hai người thiếu bốn người; sáu tuần sau một nửa trong số đó ngồi không, không có việc nào được đặt trước. Cả hai trạng thái đều tốn tiền, và cả hai đều vô hình cho tới khi ai đó nhìn được trọn tuần trên một màn hình.

Phần mềm xếp lịch dịch vụ chuyên nghiệp phải làm được gì

Bốn năng lực gánh phần lớn giá trị. Phân người vào hợp đồng khách hàng thật nhanh và đổi phân công đó mà không phải vẽ lại cả tuần. Hiển thị tổng giờ của từng người khi lịch còn sửa được, để giai đoạn căng thẳng không lặng lẽ biến thành kiệt sức và làm thêm. Công bố cho tất cả cùng lúc, vì một nửa đội đang ở chỗ khách hàng. Và ghi lại số giờ thực sự đã làm, theo từng người và từng dự án, ở dạng mà bộ phận tài chính dùng được.

Mọi thứ ngoài bốn điều đó chỉ là sở thích. Một hệ thống xếp lịch dịch vụ chuyên nghiệp làm tốt bốn việc này giúp công ty nhiều hơn một danh sách tính năng dài nhắm vào những vấn đề mà công ty không có.

Giờ theo khách hàng, được ghi lại chứ không phải nhớ lại

Phần lớn công ty vẫn dựng lại cả tuần vào chiều thứ Sáu từ trí nhớ và cuốn lịch. Kết quả là một bảng chấm công dịch vụ chuyên nghiệp đại khái đúng, thiếu hụt một cách có hệ thống và không thể bảo vệ nếu khách hàng chất vấn.

Xếp lịch gắn với dự án thay đổi điểm xuất phát. Công việc được ghi vào một hợp đồng, mọi người chấm công vào ra từ ứng dụng di động hoặc trên web, và báo cáo giờ đưa ra kết quả chia theo người và dự án, tách riêng giờ làm và giờ làm thêm. Nhờ đó giờ tính phí và giờ không tính phí cũng tách bạch rõ ràng. Thứ bạn có là bản ghi thời gian đã đi đâu, không phải một bản dựng lại. Các công ty tìm phần mềm theo dõi thời gian cho dịch vụ chuyên nghiệp thường đang cố khép lại đúng khoảng cách giữa điều đã xảy ra và điều được viết ra.

Ba thứ phải khớp nhau thì bản ghi mới đáng tin:

• Lịch làm việc và máy chấm công nằm trong cùng một hệ thống, nên giờ kế hoạch và giờ thực tế đối chiếu được
• Mỗi khối đều mang một dự án, nên số giờ được quy thuộc ngay lúc được ghi nhận
• Báo cáo xuất ra ở dạng bộ phận tài chính nhận ra, không ai phải gõ lại

Thiếu một trong ba, bạn quay lại việc dựng lại từ trí nhớ. Đó cũng là khác biệt thực tế giữa phần mềm theo dõi thời gian cho hãng kế toán và một bảng tính dùng chung với chữ viết tắt tên người ở cột bên.

Mùa cao điểm và số giờ làm thêm nó mang tới

Công ty nào cũng có giai đoạn mà kế hoạch không còn chỗ thương lượng. Chốt sổ cuối năm, một hạn nộp hồ sơ, một dự án vận hành chính thức. Giờ làm leo thang, cuối tuần bị dùng tới, và rủi ro chuyển từ thời gian rảnh rỗi sang việc người ta lặng lẽ vắt kiệt bản thân.

Cách kiểm soát là thấy được mọi thứ khi tuần vẫn còn sửa được. Trần của từng người nằm ngay cạnh số giờ đã phân bổ, nên một tuần quá tải lộ ra trước khi công bố chứ không phải sau khi tính lương. Phần phủ kéo dài, khối buổi tối và việc cuối tuần đặt trên cùng lưới với ngày thường, kèm vai trò hiển thị để một nhân sự trẻ không bao giờ phải một mình gánh ca chạy hạn. Phần mềm xếp lịch cho hãng kế toán sống hay chết là ở chỗ nó xử lý tám tuần đó trong năm tốt đến đâu.

Người đang rảnh: biết ai còn trống tuần tới

Vấn đề ngược lại cũng tốn kém không kém. Một tư vấn viên kỳ cựu có một tuần trống là khoản chi phí công ty gánh trọn, và không ai để ý cho tới khi chốt tháng. Nhìn cả đội trên một lưới khiến mức sẵn sàng trở nên dễ đọc: ai đã kín, ai kín một nửa và ngày nào còn trống.

Khai báo thời gian rảnh và đơn xin nghỉ đến từ chính đội ngũ, nên người lên kế hoạch tháng sau làm việc dựa trên điều mọi người đã nói ra chứ không phải một ghi nhớ trong đầu. Việc chưa giao cho ai vẫn nằm ở hàng trống thay vì biến mất, nghĩa là câu hỏi về năng lực được đặt ra khi vẫn còn thời gian để trả lời. Phần mềm theo dõi thời gian cho công ty tư vấn thường được mua để dứt điểm chuyện tính phí, nhưng điều đầu tiên nó thay đổi lại đơn giản hơn: một cái nhìn trung thực về việc ai còn chỗ trống tuần tới. Các hãng kiến trúc và kỹ thuật vận hành theo đúng khuôn mẫu này, và trang phần mềm xếp lịch cho kiến trúc sư của chúng tôi bàn về phiên bản studio của nó.

Nghỉ phép trong một công ty chạy theo hạn chót

Nghỉ phép trong dịch vụ chuyên nghiệp chưa bao giờ đơn giản. Đơn dồn vào các giai đoạn thấp điểm, bị hủy khi khách hàng dời ngày, và phải đối chiếu với việc ai trong cùng đội đã nghỉ. Xử lý bằng email, việc này biến thành một danh sách riêng trong tay một thành viên điều hành.

Khi được giữ trong cùng hệ thống với lịch làm việc, đơn được gửi từ ứng dụng, quản lý duyệt hoặc từ chối, và lịch phản ánh ngay lập tức. Báo cáo số ngày phép còn lại và báo cáo nghỉ phép cho thấy từng người đã dùng bao nhiêu và còn bao nhiêu, xóa đi phần lớn cuộc tranh cãi hằng năm về số ngày chuyển tiếp.

Bảng chấm công mà tài chính thật sự dùng được

Bàn giao cuối tháng là nơi việc xếp lịch hoặc chứng minh được giá trị hoặc không. Báo cáo giờ làm việc chia kỳ thành giờ làm, giờ làm thêm, giờ nghỉ, đi muộn và vắng mặt cho từng người và từng dự án. Báo cáo mức lương tách giờ cơ bản khỏi giờ hưởng phụ trội. Cả hai đều xuất được, nên bộ phận tài chính nhận một tệp thay vì một mớ câu trả lời nhớ được một nửa.

Tích hợp QuickBooks chuyển dữ liệu kế toán sang, còn Zapier nối Shifton với các hệ thống khác mà công ty đang chạy. Nếu báo cáo là phần bạn quan tâm nhất, trang tính năng báo cáo đi qua nội dung của từng báo cáo.

Nơi các bộ giải pháp toàn công ty kết thúc và xếp lịch bắt đầu

Ranh giới này đáng nói thẳng. Phần mềm quản trị dịch vụ chuyên nghiệp, phần mềm quản trị hãng kế toán và các bộ giải pháp tư vấn đều xây quanh chu kỳ thương mại: cơ hội bán hàng, xuất hóa đơn, tài chính của hợp đồng. Chúng không phải công cụ xếp lịch, và phần lớn coi việc nhập giờ chỉ là thủ tục.

Shifton cố ý là nửa còn lại. Nó lên kế hoạch ai làm khi nào, đưa kế hoạch đó lên điện thoại, ghi nhận chấm công và bàn giao số giờ sạch sẽ theo từng người, từng dự án. Nó không xuất hóa đơn và không dự báo bất cứ thứ gì. Những công ty muốn một con số giờ tính phí mà họ dám đứng ra bảo vệ thường nhận ra thứ còn thiếu là lớp ghi nhận, chứ không phải thêm một bảng điều khiển nữa.

Chọn hệ thống mà đội ngũ sẽ dùng lâu dài

Hãy thử đúng theo cách công ty sẽ dùng. Xếp một tuần công việc khách hàng và bấm giờ chính mình. Đổi một phân công và xem những người liên quan biết nhanh đến đâu. Nhờ một người đang ở chỗ khách hàng chấm công từ điện thoại. Xuất báo cáo giờ cho một dự án duy nhất và xem có khớp với điều bạn hình dung không.

Dưới 10 người, gói miễn phí của Shifton cáng đáng trọn công việc mà không giới hạn thời gian, phù hợp thẳng với một văn phòng nhỏ. Khi công ty lớn lên, các gói trả phí tính theo nhân viên mỗi tháng và bổ sung báo cáo cùng khả năng kiểm soát sâu hơn, với định vị và địa điểm làm việc là mô đun trả phí. Mục tiêu vẫn thế ở mọi quy mô: một tuần phản ánh đúng năng lực thật, một mùa cao điểm không ai kiệt sức, và một con số giờ đứng vững khi khách hàng hỏi tới.