Yiyecek İçecek Sektörü İçin Vardiya Planlama Yazılımı

Yiyecek içecek işletmeleri işçilik üzerinde ayakta durur ya da düşer. Bir yöneticinin saat saat oynatabildiği tek maliyet kalemi budur ve işin başka hiçbir kaleminden daha hızlı dalgalanır. İş gücü tarafındaki yiyecek içecek yönetim yazılımı, bu dalgalanmayı öngörülebilir kılmak için vardır: doğru kişiler doğru saatlerde, mutfak ve tezgah birlikte kapatılmış ve her saat, ikinci bir kontrole gerek kalmadan ödeme yapılabilecek kadar doğru kaydedilmiş.

Bu sektörü planlaması gerçekten zor kılan şey, talebin biçimidir. Ciro düz bir çizgi halinde değil dalgalar halinde gelir ve dalgalar işletme türüne göre değişir. Bir yemekhane iki kez zirve yapar, aralarda boşalır. Bir kahve dükkanı sabahı ağırlaştırır. Hızlı servis tezgahı akşam yoğunluğuna kadar düz gider, fast food şubeleri ise çoğu zaman gece geç saatte ikinci bir zirve yaşar. Personel yarı zamanlıdır, ağırlıklı olarak öğrencidir ve hızlı değişir; çizelgeyi kuran kişi de bunu genellikle kendi istasyonunda çalışırken yapar.

Yiyecek içecek yönetim yazılımının yapması gerekenler

Özellik listelerini kenara koyunca iş kısa. Tam bir haftayı hızlıca kurmak, elinizde sadece telefon varsa telefondan kurmak. Hiçbir şey yayımlanmadan önce saatleri belirlediğiniz sınırların ve bütçenin içinde tutmak. Tamamlanan çizelgeyi e-posta okumayan insanlara ulaştırmak. Ve servisten iki saat önce biri hastalandığında dağılmamak.

Bu dördünü geçen bir yiyecek içecek personel yönetim sistemi, kimsenin açmadığı elli modülü olan bir üründen daha değerlidir. Tek bir şube de işletiyor olsa bir zincir de yönetiyor olsa, her yiyecek içecek planlama yazılımı bu ölçüye vurulmalıdır.

Kasa ya da stok sistemi değil, iş gücü yazılımı

Aynı ifade birbirinden çok farklı iki ürün kategorisine yapışmış durumda ve aday listesi yapmadan önce bunları ayırmakta fayda var. Biri ticari tarafta oturur: sipariş almak, parayı yürütmek, stok seviyelerini izlemek, tabak maliyeti çıkarmak. Diğeri insan tarafında oturur: kim, ne zaman, kaç saat, hangi oranla çalışıyor ve bu ay sonunda neye ulaşıyor.

Shifton net biçimde ikincisidir. Yiyecek içecek iş gücü yönetim yazılımı; çizelgeleri, uygunluğu, açık vardiyaları, takasları, giriş ve çıkış kaydını, molaları, ek ödeme oranlarını ve planlanan saatleri gerçekleşenle bağlayan raporlamayı kapsar. Tabak fiyatlamaz, stok siparişi vermez, kasa çalıştırmaz ve bunu hedeflemez de. İşletmelerin çoğu her iki taraftan birer sistem kullanır ve genellikle önce kendini amorti eden iş gücü aracı olur; çünkü işçilik hem daha büyük kalemdir hem de salı öğleden sonra hala değiştirebileceğiniz kalemdir.

Mutfak ve tezgah tek çizelgede

Arka bölüm ile ön bölüm farklı saatlerle çalışır. Hazırlık kapılar açılmadan çok önce başlar, servis boyunca en çok pas bankosu zorlanır ve tezgah ilk müşteriden sonuncusuna kadar insan ister. Salonu görmezden gelen bir mutfak vardiya planlama yazılımı, sessizce birbiriyle çelişen iki çizelge üretir ve fark haftanın en yoğun gününde ortaya çıkar.

İkisini aynı ızgarada kurmak bunu ortadan kaldırır. Yine role veya projeye göre planlarsınız, ama doluluk ve toplam saatler tek ekranda görünür kalır; her vardiyada pozisyon başına asgari sayıyı koruyarak hiçbir yerin eksik kadroyla açılmamasını sağlarsınız. Aşçılar, baristalar, tezgah görevlileri, kuryeler ve temizlik personeli kendi pozisyonlarını taşır ve açık vardiyalar yalnızca gerçekten çalışabilecek kişilere sunulur.

Saat sınırları, fazla mesai ve işçilik kalemi

Fazla mesai nadiren bir karar olarak gelir. Birikir. Bir saat uzayan vardiya, cumartesi yapılan bir iyilik, birini sözleşmeli haftasının ötesine iten bir yerine geçme. Ücret bordrosunda göründüğünde para çoktan gitmiştir.

Çalışan başına haftalık azami saat belirlemek ve siz planlarken yanındaki biriken toplamı izlemek sırayı değiştirir. İyi bir yiyecek içecek planlama yazılımı, sınırını aşacak haftayı çizelge yayımlanmadan önce işaretler, bordro kapandıktan sonra değil. Bütçe raporlamasıyla birleştiğinde asıl tasarruf tam da buradadır: sert kesintilerde değil, kimsenin planlamayı düşünmediği aylık on beş yirmi saatte.

Kafeler, yemekhaneler, tezgahlar ve mobil birimler

Çok az işletme uzun süre tek şubede kalır. İkinci bir kafe, bir yemekhane sözleşmesi, yemek katında bir birim, hafta sonları çalışan bir römork ve koordinasyon artık çizelge olmaktan çıkıp lojistiğe döner. Bir birim boğulurken diğeri boştur ve eğitimli bir barista üç sokak ötede boş oturur.

Çok konumlu planlama her birimi aynı yere koyar. Vardiyalar ait oldukları şubeyi taşır; böylece iki konumda birden çalışan biri haftayı yine tek ve temiz bir saat toplamıyla bitirir. Kafe planlama yazılımı, yemekhane yönetim yazılımı ve yemek kamyonu planlama yazılımı aslında ayrı ürünler değildir; aynı çizelge motorunun farklı bir ölçeğe uygulanmasıdır. Şablonlar bunu açıkça gösterir: işleyen bir haftayı bir kez kurun, sonra boş ızgaradan başlamak yerine yeni birime aktarın. Mutfak bir otele bağlıysa yiyecek içecek birkaç bölümden biridir ve otel personeli vardiya planlaması geri kalanını kapsar.

Servis yoğunluğunu kaldıran çalışma saati takibi

Kağıt puantajlar yiyecek içecek işinde bilinen bir zayıf noktadır. Saatler yukarı yuvarlanır, bir imza erken biten vardiyanın üstünü örter ve servis ortasında kimsenin on dakika için tartışacak vakti olmaz. Düzgün bir giriş çıkış takibi bu boşluğu kapatır; her vardiyanın gerçek başlangıç ve bitişini plana karşı kaydeder, böylece ödediğiniz rakam çalışılan rakam olur.

Burada ayrıntı başlıktan daha önemlidir. Molalar vardiyanın üzerinde kaydedilir. Geç gelişler ve erken çıkışlar bir toplamın içinde kaybolmak yerine kendi rakamları olarak görünür. Gece, tatil veya yoğun saat ek ödemeleri ait oldukları yere uygulanır. Primler ve kesintiler ilgili oldukları vardiyaya bağlanır. Bordro çalıştığında her saatin arkasındaki puantaj kaydı kimin neyi ne zaman değiştirdiğini gösterir ve tartışmaların çoğu başlamadan biter. Çalışma saati takibinin bu rakamları nasıl beslediğini daha ayrıntılı görebilirsiniz.

Gerçekten sorduğunuz soruları yanıtlayan raporlar

Burada işe yarayan raporlar karmaşık olanlar değil. Geçen ay kim kaç saat çalıştı ve bunun ne kadarı fazla mesaiydi? Her şubede işçilik ne tuttu? Kimin izni tükenmek üzere? Kim ikiden fazla geç kaldı? Bir yiyecek içecek personel yönetim sistemi bunları birkaç tıklamayla yanıtlamalı ve yanıtı bordro ya da muhasebe için dışa aktarabilmelidir.

Çalışma saatleri, izinler, asgari saatler, izin bakiyesi, prim ve kesinti, bütçe ve ücret oranı raporlarının her biri aynı tablonun farklı bir köşesini kapsar. Birlikte okunduğunda, planladığınız çizelgenin ödediğiniz çizelge olup olmadığını söylerler; herhangi bir yiyecek içecek yönetim yazılımı için tek gerçek sınav budur.

Yiyecek içecek planlama sistemi seçmek

Her platformu, demonun gösterdiği gibi değil, ekibin kullanacağı gibi test edin. Binadaki en eski telefonda açın, çünkü hafta sonu personelinin taşıdığı odur. Tam bir hafta kurun ve süreyi ölçün. Bir değişikliği gönderin ve ulaşmasının ne kadar sürdüğünü görün. Bir çalışanın vardiya takas etmek için ne yapması gerektiğini sorun; çünkü bu, grup sohbetine mesaj atmaktan daha fazla çaba istiyorsa grup sohbeti kazanır ve sistem sessizce ölür.

Fiyatlandırmanın biçimine de dikkat edin. Dokuz kişilik bir şube için alınan kahve dükkanı planlama yazılımı ile dört yemekhane işleten bir gruba göre kurulmuş bir platform farklı sorunları çözer; kimsenin açmayacağı kurumsal tahmin modüllerine ödeme yapmak ise aracı bırakmanın en hızlı yoludur. Kendine özgü düzenleri olan işletme türleri ayrıca ele alınıyor; bunlara restoran planlaması ve catering ekipleri dahil.

Shifton yiyecek içecek işletmelerinin iş gücü tarafını baştan sona kapsar: gün, hafta ve ay görünümlerinde vardiya planlama, açık vardiyalar ve takaslar, uygunluk ve izin talepleri, yeniden kullanılabilir şablonlar, otomatik dağıtım, talep tahmini, molalı giriş çıkış takibi, primler ve kesintiler ve bütün bunları rakama çeviren raporlar. Personel çizelgeyi iOS ve Android üzerinde taşır ve anlık bildirimler sayesinde bir değişiklik telefon açmadan yerine ulaşır.

On ekip üyesine kadar ücretsiz plan işin tamamını süre sınırı olmadan görür; tek bir kafe veya küçük bir tezgah işletmesi için bu yeterlidir. Bunun ötesinde ücretli paketler çok konumlu derinlik, konum tabanlı giriş çıkış ve daha zengin maliyet raporlaması ekler. İster kahve dükkanı, ister yemekhane, ister hızlı servis tezgahı, ister mobil birim işletin, bir yiyecek içecek planlama yazılımını değerlendirmenin en hızlı yolu gelecek haftayı onun içinde kurmak ve ne kadar sürdüğünü görmektir.