Her Departman İçin Otel Vardiya Planlama Yazılımı

Bir otel, aynı binayı paylaşan birkaç işletmedir ve çizelge bunların çarpıştığı yerdir. Kat hizmetlerini çıkışlar, resepsiyonu girişler, teknik servisi gece boyunca bozulan her şey yönetir; gece ekibini ise birinin uyanık olması gerektiği yalın gerçeği. Otel vardiya planlama yazılımı bütün bu düzenleri aynı anda taşımalı ve yine de bir müdürün cumartesiyi beş dakikada düzeltmesine izin vermelidir.

İşçilik aynı zamanda bir otelin haftadan haftaya gerçekten oynatabildiği en büyük maliyet kalemidir. Çizelge bir hesap tablosunda yaşadığında aşım ancak bordrodan sonra görünür ve o noktada buna yol açan kararlar üç hafta önceye aittir.

Otel vardiya planlama yazılımının doğru yapması gerekenler

Değerin çoğunu dört şey taşır. Birkaç departman boyunca tam bir haftayı hızla kurmak. Atama yaparken her kişinin saatlerini sözleşme ve yasal sınırlar içinde tutmak, ihlali sonradan keşfetmek yerine. Bir şey değiştiği anda ekibe telefonundan ulaşmak. Ve saatleri ödenecekleri kademelerde raporlamak, böylece gece ve tatil kadrosu bilinen bir maliyet olur.

Shifton tam bu dört başlık üzerine kuruludur: gün, hafta ve ay görünümleri, vardiya şablonları, talebe dayalı otomatik dağıtım, açık vardiyalar, vardiya değişimleri, uygunluk ve izin talepleri, mobil puantaj ve ücret oranı raporlaması. Operasyonun insan tarafı için bir otel iş gücü yönetimi yazılımıdır ve odalara, fiyatlara veya rezervasyonlara dokunmaz.

Aynı ihtiyaç farklı biçimlerde yazılır. Sahipler bir otel personel yönetim sistemi ister, müdürler otel çizelge yazılımı arar, finans ise ücret giderinin habersiz oynamasını istemez. Otel personel planlama yazılımı bu üçüne tek ızgaradan cevap vermek zorundadır; aksi halde kimsenin açmadığı bir sekmeye dönüşür.

Kat hizmetleri binanın en zor çizelgesidir

Kat görevlileri her gün değişen ve ancak bir önceki akşam kesinleşen bir iş yüküne göre planlanır. Bölgeler dengelenmeli, her vardiyada bir şef bulunmalı ve bir kat beklenmedik şekilde boşalırsa bütün plan sabah dokuzda yanlış olabilir.

Yükü iki mekanizma taşır. Şablonlar gerçek düzeninizi tutar, böylece hafta boş bir ızgaradan değil bilinen bir biçimden başlar; kat hizmetleri vardiya şablonu ya da otel kat hizmetleri çizelge şablonu arayan insanların asıl aradığı budur. Açık vardiyalar fazladan odaları, bir şefin telefonla dolaşması yerine ekibin uygulamadan üstlenebileceği işe çevirir. Bu ikisini doğru kuran kat hizmetleri planlama yazılımı sabah telaşının çoğunu ortadan kaldırır ve her adın yanındaki birikmiş saat toplamları aynı üç kişinin bütün ek bölgeleri emmesini engeller.

Otel kat hizmetleri planlama yazılımının pratik sınavı, çizelge zaten yanlışken saat 08.30'da ne olduğudur. Bir bölgeyi yeniden atamak saniyeler sürer, etkilenen görevliye bildirim gider ve telefonundaki çizelge uygulaması kimse bir şey yazdırmadan değişikliği gösterir. Yalnızca belge üreten bir çizelge yazılımı, sorunun kolay yarısını çözmüştür.

Ön büro, gece denetimi ve 7/24 rotasyonlar

Resepsiyon hiç kapanmaz, bu yüzden çizelgesi bir haftadan çok bir rotasyondur. Sabah, akşam ve gece vardiyaları aynı güne yığılır, gece bloğu gece yarısını aşar ve her vardiyada belirli bir yetki düzeyinin bulunması gerekir. Shifton'da her uzunlukta vardiya gece yarısını aşabilir, doğru güne ve doğru ücret kademesine sayılır; her kişinin görevi ızgarada adının yanında durduğu için şefsiz bir vardiya yayından önce fark edilir. İleriye uygulanan bir ön büro vardiya şablonu rotasyonu tutarlı tutar, şablon tesis başına kaydedilebilir ve personel arasındaki değişimler yine yönetici onayından geçer. Gece bloğunu doğru ifade edemeyen bir otel vardiya yazılımı her hafta saatleri hatalı raporlar.

Alışkanlık yerine doluluğa göre kadro

Çizelgelerin çoğu geçen haftadan kopyalanır, yani geçen haftanın doluluğuna göre kadrolanmıştır. Bir otelde kaçınılabilir işçilik maliyetinin en büyük kaynağı budur: sakin bir salıda fazla insan, yoğun bir cumada eksik insan ve aradaki boşluğu dolduran zamlı saatler. Kongre ve balo salonu bulunan oteller bu dalgalanmayı daha sert yaşar, bu tür tesisler için fuar merkezlerinde personel planlaması ayrıca ele alınır.

Shifton her tarih ve her saat için beklenen talebi kaydetmenize, uyguladığınız şablonları tanımlamanıza ve çizelgeyi bu eğriye göre üretmenize imkan verir. Fazla mesai kazadan çok bir kural olur: engelleyin, izin verin ya da biri sınırını aşmadan önce onay isteyin. Otel iş gücü planlama yazılımı lisansını burada hak eder, çünkü paylaşılan bir takvimin bir saatin ne kadar iş içerdiğine dair hiçbir kavramı yoktur.

Sezon zirveleri ve sürekli değişen kadro

Otellerde sezonluk kadro, insanları hızla işe almak ve eğitim gerektirmeyen bir çizelge vermek anlamına gelir. Yeni başlayanlar e-postayla davet edilir, pozisyon ve erişim seviyeleriyle ekip listesinde görünür ve uygulamada yalnızca kendi vardiyalarını görür. Uygunluk her kişiden konuşma yerine takvim olarak toplanır, böylece ders saatleri sabit bir öğrenci veya geri dönen bir sezon çalışanı gerçekten bildirdiği duruma göre planlanır.

Şablonlar burada da işe yarar. Yoğun bir hafta büyük ölçüde geçen yılın yoğun haftasıdır, sadece isimler değişmiştir; kaydedilmiş bir otel çizelge şablonu iki günlük yeniden kurulumu bir öğleden sonraya indirir. Geçen sezonun çizelge şablonunu saklamak, boş bir ızgaradan yapılan her türlü planlamadan daha değerlidir.

Ücret giderindeki gece, hafta sonu ve tatil zamları

Aynı vardiya nereye denk geldiğine göre farklı para eder, bu yüzden saatlerde dengeli görünen bir çizelge maliyette ciddi biçimde dengesiz olabilir. Ücret oranı raporları bir dönemi taban oran, gece, gece ve hafta sonu ile tatil kademelerine böler; kişi ve departman bazında ve aynı panelde çalışma saatleri, izin bakiyesi, bütçe ve geç geliş raporlarının yanında durur. Raporlar sayfamız her birinin ne döndürdüğünü listeler. Giriş ve çıkış verisini ekleyin, otel puantaj yazılımı aylık bir kâğıt yeniden inşası olmaktan çıkar. Primler ve kesintiler oluştukları vardiyaya işlenir, böylece üç hafta sonraki bir düzeltmenin arkasında hâlâ bir iz kalır.

Tek tesis mi, grup mu

Tek bir otelin ihtiyacı hızdan başka bir şey değildir. Bir grup ise tesislerin birbirinden ayrı tutulmasını, genel müdürlerin yalnızca kendi tesisini görmesini ve toplamların sahibe çıkmasını ister. Shifton ürünü değiştirmeden ikisini de kapsar: projeler ve çizelgeler tesisleri ve departmanları ayırır, izinler kimin neyi düzenlediğine karar verir, tesisler arasında paylaşılan personel tek takvim görür. Butik otel planlama gereksinimleri ile grup ölçeğindeki gereksinimler vardiya, şablon, uygunluk ve saat temelinde aynı zemine oturur; bu yüzden tek tesiste işe yarayan bir otel çizelgeleme sistemi genellikle göç olmadan büyür. Otel iş gücü yönetim sistemi yalnızca içinde daha çok proje olan aynı üründür ve her tesis için ikinci bir hesap zorunlu kılan bir otel çizelge yazılımı işi azaltmak yerine artırır. Konaklama dışında da işletmeleri olanlar daha geniş restoran vardiya planlama sayfasını karşılaştırabilir.

Karar vermeden önce ne test edilmeli

Karar vermeden önce hangi otel çizelge uygulamasını deniyorsanız gerçek bir haftayı üzerinden geçirin. Kat hizmetleri, resepsiyon ve geceleri sıfırdan kurun ve süreyi tutun. Bir gece vardiyası girin ve doğru günde doğru oranla sayıldığını kontrol edin. Birini bilerek saat sınırının üzerine çıkarın ve uyarı alıp almadığınıza bakın. Sonra raporları çekin ve zamlı saatlerin toplanmak yerine ayrıştırıldığını doğrulayın, çünkü bir genel müdüre sorulacak rakam odur.

Shifton on ekip üyesine kadar süre sınırı olmadan ücretsizdir ve bu küçük bir tesisi tamamen karşılar; ekip büyüdükçe ücretli planlar çalışan başına aylık işler. Fiyatlandırma sayfası her modülün nerede durduğunu gösterir. Ekibinizi içe aktarın, bir departmanın haftasını kurun, yayınlayın ve çizelge işlerinin ne kadarının ortadan kalktığını görün.