Biểu mẫu công việc số và danh sách kiểm tra

Biểu mẫu số nằm luôn trong công việc

Mẫu giấy có một đặc điểm khiến công ty dịch vụ tốn tiền mỗi ngày: nó đi theo con người chứ không đi theo bản ghi. Mẫu được điền ngoài hiện trường, bỏ quên trong xe, một tuần sau mới tới văn phòng rồi được ai đó nhập tay vào hệ thống. Danh sách kiểm tra số xóa toàn bộ quãng đường đó.

Trong Shifton, danh sách kiểm tra là một phần của công việc. Kỹ thuật viên điền nó trong ứng dụng di động, và câu trả lời gắn ngay vào công việc.

Danh sách kiểm tra gồm những gì

• Ô đánh dấu để xác nhận bước đã thực hiện
• Trường văn bản cho ghi chú và số hiệu thiết bị
• Trường số cho số đo và chỉ số
• Lựa chọn cho tình trạng thiết bị hoặc loại việc
• Ngày cho lần bảo trì kế tiếp hoặc hạn bảo hành
• Ảnh từ camera về tình trạng hiện trường
• Chữ ký khách hàng để nghiệm thu

Bước bắt buộc như một chốt kiểm soát chất lượng

Nếu một mục là bắt buộc, công việc không thể đánh dấu hoàn thành trước khi mục đó được thực hiện. Quy tắc đơn giản này làm phần lớn công việc quản lý chất lượng: kiểm tra an toàn được làm, ảnh được chụp, chữ ký được lấy, vì hệ thống không cho đi tiếp.

Vì sao biểu mẫu chỉ hiệu quả khi ngắn

Danh sách bốn mươi mục được điền cẩn thận trong tuần đầu và chỉ tích qua loa trong tuần thứ hai. Biểu mẫu hỏi đúng thứ thật sự quan trọng mới sống sót. Nên đánh dấu bắt buộc những mục mà thiếu chúng về sau thật sự tốn kém: kiểm tra an toàn, ảnh trước khi làm, chữ ký khách hàng.

Biểu mẫu thay thế hai chứng từ ra sao

Trên giấy, một công việc thường có hai tờ: phiếu công việc cho đội và phiếu nghiệm thu cho khách. Danh sách kiểm tra số phủ cả hai, vì cùng một biểu mẫu chứa xác nhận các bước và chữ ký khách hàng. Hai chứng từ thành một bản ghi có thể tìm lại được.

Dữ liệu đi tiếp về đâu

Câu trả lời thuộc bản ghi công việc, nơi lịch sử công việc, lập hóa đơn và báo cáo cùng dựa vào. Không con số nào phải nhập hai lần.

Biểu mẫu thay đổi theo thời gian ra sao

Một danh sách kiểm tra tốt hiếm khi hoàn hảo ngay từ đầu. Thường nó bắt đầu từ năm mục mà ai cũng vẫn làm, rồi lớn lên từ chính các sự cố: nếu mỗi năm hai lần xảy ra tranh cãi về tình trạng thiết bị trước khi làm, sẽ xuất hiện mục ảnh bắt buộc trước khi bắt đầu. Nếu kế toán liên tục hỏi số sê-ri, sẽ xuất hiện một trường văn bản.

Sự lớn lên đó có giới hạn, và giới hạn ấy nên được tôn trọng. Danh sách mất hơn một hai phút để điền sẽ bắt đầu cản trở công việc, và danh sách gây cản trở sẽ bị điền qua loa. Biểu mẫu giá trị nhất là biểu mẫu kỹ thuật viên điền ngay không trì hoãn.

Chi phí bao nhiêu

Danh sách kiểm tra thuộc mô-đun cơ bản Nhiệm vụ: miễn phí đến hai nhân viên, 5,00 $ mỗi nhân viên mỗi tháng sau đó, thanh toán năm rẻ hơn 20 %. Xem trang bảng giá.