Moduli digitali e checklist per il lavoro sul campo
Software di moduli digitali di intervento che allega una checklist all'attività e la restituisce compilata durante la visita: foto dalla fotocamera, firma sullo schermo, valori numerici, elenchi a discesa e testo libero. Se modifichi un modulo, gli interventi chiusi mantengono la versione con cui sono stati eseguiti.
Moduli digitali allegati all'attività
Una checklist è un modulo digitale allegato a un'attività e compilato dal dipendente durante l'esecuzione. Il numero di checklist non è limitato e ogni attività ne porta una, quindi il modulo si progetta sul tipo di lavoro che documenta.
I moduli digitali sostituiscono la carta con risposte che l'ufficio legge lo stesso giorno.
Tipi di campo, foto e firma comprese
Ogni voce della checklist ha il proprio tipo di dato. Testo e testo lungo, numero, casella di controllo, elenco a discesa e selezione multipla coprono le risposte strutturate, le voci file catturano una foto dalla fotocamera e la voce firma raccoglie la conferma del cliente sullo schermo.
La prova del lavoro si raccoglie dentro l'intervento e non si ricostruisce dopo.
Versioni dei moduli che proteggono lo storico
Le checklist si creano e si modificano nelle Impostazioni attività. Le modifiche valgono solo per le attività create in seguito: gli interventi esistenti mantengono la versione del modulo con cui sono stati eseguiti, insieme alle risposte inviate.
Lo storico resta utilizzabile per verifiche e contestazioni.
Esecuzione uniforme in tutte le squadre
Una checklist è un elenco strutturato di passaggi di verifica. Definisce come si esegue un intervento di quel tipo, e questo rende il lavoro di un tecnico nuovo confrontabile con quello di uno esperto.
I moduli mobili danno all'ufficio dati strutturati e non fogli scansionati.
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Come si creano e si usano i moduli digitali
Moduli digitali che tornano compilati
Il software di moduli digitali risponde alla domanda che ogni visita di servizio solleva dopo: che cosa è stato effettivamente verificato. I moduli cartacei rispondono tardi e spesso in modo incompleto. Una checklist dentro l'intervento registra la risposta mentre il lavoro si svolge.
In Shifton una checklist è un modulo digitale allegato a un'attività e compilato dal tecnico durante l'esecuzione. Puoi crearne quante ne servono e ogni attività ne porta una: conviene quindi stabilire che cosa un intervento di quel tipo deve dimostrare prima di costruire il modulo.
Tipi di campo di una voce
- Testo e campo di testo lungo, per risposte brevi e note dettagliate
- Numero, per letture e quantità
- Casella di controllo, conferma obbligatoria
- Elenco a discesa e selezione multipla, quando la risposta deve provenire da un insieme noto
- File, per caricare una foto o scattarla sul posto
- Telefono ed e-mail, con controllo del formato
- Firma, un riquadro disponibile nella versione web e nell'app mobile
Dove si configurano i moduli
Le checklist si trovano nelle Impostazioni attività. Creane una, assegnale un nome, aggiungi le voci con i tipi di dato e, se vale per tutto il tuo lavoro, contrassegnala come checklist predefinita perché venga allegata automaticamente a ogni nuova attività. Modificare una checklist riguarda solo le attività nuove: gli interventi già creati mantengono la loro versione insieme alle risposte inviate. È voluto ed è ciò che rende affidabile lo storico.
Foto e firma come prova
Una voce file trasforma la fotocamera del tecnico in raccolta di prove, e la voce firma chiude la visita con la conferma del cliente sullo stesso schermo. Entrambe restano salvate con l'attività, da cui poi le leggono fatturazione e storico degli interventi. Una contestazione su un lavoro di tre mesi fa si risolve aprendo l'intervento.
Standardizzare il modo di lavorare
Il secondo vantaggio è l'uniformità. Una checklist è un elenco strutturato di passaggi di verifica: ogni visita dello stesso tipo segue la stessa procedura, indipendentemente da chi la esegue. Ispezioni, controlli di sicurezza, manutenzioni e consegne si definiscono allo stesso modo.
Eliminare e conservare
Una checklist collegata a un'attività non può essere eliminata; si possono rimuovere solo quelle mai utilizzate. Le attività esistenti mantengono il modulo e i dati inviati. In pratica la libreria dei moduli cresce in modo consapevole invece di perdere prove durante una pulizia.
Quanto costa
I moduli digitali fanno parte del modulo base Tasks, gratuito fino a due dipendenti senza limiti di tempo. Oltre tale soglia costa 5,00 $ per dipendente al mese, il 20 per cento in meno con fatturazione annuale. Vedi la pagina dei prezzi e l'app mobile per vedere come si compila un modulo sul posto.
Domande frequenti
Che cos'è una checklist in Shifton?
Un modulo digitale allegato a un'attività e compilato dal tecnico mentre esegue il lavoro. Raccoglie dati strutturati invece di note libere, così ogni visita dello stesso tipo torna nella stessa forma.
Quante checklist posso creare?
Un numero illimitato. Ogni attività ne porta una, quindi conviene pianificare la struttura di ogni modulo prima di crearlo.
Che tipi di domande può contenere un modulo?
Testo, testo lungo, numero, casella di controllo, elenco a discesa, selezione multipla, file o foto dalla fotocamera, telefono, e-mail e firma.
I tecnici possono allegare foto dell'intervento?
Sì. Una voce file consente di caricare una foto o scattarla con la fotocamera durante la visita, e resta salvata con l'attività.
Il cliente può firmare sul telefono?
Sì. Una voce firma mostra un riquadro di firma nell'app mobile e nella versione web, e la firma resta allegata all'intervento.
Dove si creano e si modificano i moduli?
Nelle Impostazioni attività, sezione checklist. Crea una checklist, aggiungi le voci con i tipi di dato e, se serve, contrassegnala come predefinita perché sia allegata a tutte le nuove attività.
Che cosa succede agli interventi esistenti se modifico un modulo?
Nulla. Le modifiche valgono solo per le attività create dopo, e quelle esistenti mantengono la versione ricevuta insieme alle risposte già inviate.
Posso eliminare una checklist?
Solo se non è mai stata usata. Una checklist già allegata a un'attività non può essere eliminata, così lo storico resta intatto.
I moduli digitali sono inclusi nel piano gratuito?
Sì. Fanno parte del modulo base Tasks, gratuito fino a 2 dipendenti senza limiti di tempo, poi 5,00 $ per dipendente al mese.
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