Digitale werkformulieren en checklists voor de buitendienst
Software voor digitale werkformulieren die een checklist aan de taak koppelt en ingevuld terugbrengt tijdens het bezoek: foto's uit de camera, een handtekening op het scherm, getallen, keuzelijsten en vrije tekst. Past u een formulier aan, dan houden afgeronde opdrachten de versie waarmee ze zijn uitgevoerd.
Digitale formulieren gekoppeld aan de taak
Een checklist is een digitaal formulier dat aan een taak hangt en door de medewerker tijdens de uitvoering wordt ingevuld. Het aantal checklists is onbeperkt en elke taak draagt er een, dus het formulier wordt ontworpen rond het soort werk dat het vastlegt.
Digitale formulieren vervangen papier door antwoorden die kantoor dezelfde dag leest.
Veldtypen, inclusief foto en handtekening
Elk checklistitem heeft een eigen gegevenstype. Tekst en lange tekst, getal, selectievakje, keuzelijst en meervoudige keuze dekken gestructureerde antwoorden, bestandsitems leggen een foto uit de camera vast en het handtekeningitem haalt de bevestiging van de klant op het scherm.
Het bewijs van het werk ontstaat binnen de opdracht en wordt niet achteraf samengesteld.
Formulierversies die afgerond werk beschermen
Checklists worden gemaakt en aangepast in de Taakinstellingen. Wijzigingen gelden alleen voor taken die daarna worden aangemaakt: bestaande opdrachten houden de versie waarmee ze zijn uitgevoerd, samen met de ingezonden antwoorden.
De historie blijft bruikbaar voor audits en geschillen.
Eenduidige uitvoering in alle teams
Een checklist is een gestructureerde reeks controlestappen. Ze legt vast hoe een opdracht van dat type wordt uitgevoerd, waardoor het werk van een nieuwe technicus vergelijkbaar wordt met dat van een ervaren collega.
Mobiele formulieren geven kantoor gestructureerde gegevens en geen gescande vellen.
Start met het gratis abonnement
Geen tijdslimiet. Krijg volledige toegang tot de kernfuncties en upgrade wanneer u er klaar voor bent.
Hoe digitale werkformulieren worden gemaakt en gebruikt
Digitale werkformulieren die ingevuld terugkomen
Software voor digitale werkformulieren beantwoordt de vraag die na elk servicebezoek opkomt: wat is er werkelijk gecontroleerd. Papieren formulieren beantwoorden die laat en vaak onvolledig. Een checklist binnen de opdracht legt het antwoord vast terwijl het werk gebeurt.
In Shifton is een checklist een digitaal formulier dat aan een taak hangt en door de technicus tijdens de uitvoering wordt ingevuld. U kunt er zoveel maken als nodig, en elke taak draagt er een. Daarom loont het te bepalen wat een opdracht van dat type moet aantonen voordat u het formulier bouwt.
Veldtypen van een item
- Tekst en lang tekstveld, voor korte antwoorden en uitgebreide notities
- Getal, voor metingen en hoeveelheden
- Selectievakje, een verplichte bevestiging
- Keuzelijst en meervoudige keuze, als het antwoord uit een bekende reeks moet komen
- Bestand, om een foto te uploaden of ter plekke te maken
- Telefoon en e-mail, met controle op het formaat
- Handtekening, een vak in de webversie en in de mobiele app
Waar formulieren worden ingesteld
Checklists staan in de Taakinstellingen. Maak er een, geef die een naam, voeg de items met hun gegevenstypen toe en markeer die als standaard als ze voor al uw werk geldt, zodat ze automatisch aan elke nieuwe taak hangt. Een checklist aanpassen raakt alleen nieuwe taken: al aangemaakte opdrachten houden hun versie samen met de ingezonden antwoorden. Dat is bewust en maakt de historie betrouwbaar.
Foto en handtekening als bewijs
Een bestandsitem maakt van de camera van de technicus bewijsverzameling, en het handtekeningitem sluit het bezoek af met de bevestiging van de klant op hetzelfde scherm. Beide worden bij de taak bewaard, en van daar lezen facturatie en opdrachthistorie ze later. Een geschil over werk van drie maanden geleden wordt opgelost door de opdracht te openen.
Werk standaardiseren
Het tweede voordeel is eenduidigheid. Een checklist is een gestructureerde reeks controlestappen, dus elk bezoek van hetzelfde type volgt dezelfde procedure, ongeacht wie het uitvoert. Inspecties, veiligheidscontroles, onderhoud en overdrachten worden op dezelfde manier vastgelegd.
Verwijderen en bewaren
Een checklist die aan een taak hangt kan niet worden verwijderd; alleen nooit gebruikte checklists kunnen weg. Bestaande taken houden hun formulier en de ingezonden gegevens. In de praktijk groeit de formulierbibliotheek daardoor bewust in plaats van bewijs te verliezen bij het opruimen.
Wat het kost
Digitale formulieren horen bij de basismodule Tasks, gratis tot twee medewerkers zonder tijdslimiet. Daarboven kost die 5,00 $ per medewerker per maand, 20 procent minder bij jaarfacturatie. Zie de prijspagina en de mobiele app voor hoe invullen ter plaatse eruitziet.
Veelgestelde vragen
Wat is een checklist in Shifton?
Een digitaal formulier dat aan een taak hangt en door de technicus tijdens het werk wordt ingevuld. Het verzamelt gestructureerde gegevens in plaats van losse notities, zodat elk bezoek van hetzelfde type in dezelfde vorm terugkomt.
Hoeveel checklists kan ik maken?
Een onbeperkt aantal. Elke taak draagt er een, dus het loont de structuur van elk formulier vooraf te bepalen.
Welke soorten vragen kan een formulier bevatten?
Tekst, lange tekst, getal, selectievakje, keuzelijst, meervoudige keuze, bestand of camerafoto, telefoon, e-mail en handtekening.
Kunnen technici foto's toevoegen?
Ja. Een bestandsitem laat toe een foto te uploaden of ter plekke met de camera te maken, en die wordt bij de taak bewaard.
Kan de klant op de telefoon tekenen?
Ja. Een handtekeningitem toont een handtekeningvak in de mobiele app en in de webversie, en de handtekening blijft aan de opdracht gekoppeld.
Waar maak en wijzig ik formulieren?
In de Taakinstellingen, onderdeel checklists. Maak een checklist, voeg de items met hun gegevenstypen toe en markeer die zo nodig als standaard zodat ze aan alle nieuwe taken hangt.
Wat gebeurt er met bestaande opdrachten als ik een formulier wijzig?
Niets. Wijzigingen gelden alleen voor taken die daarna zijn aangemaakt, en bestaande taken houden de ontvangen versie samen met de al ingezonden antwoorden.
Kan ik een checklist verwijderen?
Alleen als die nooit is gebruikt. Een checklist die al aan een taak hangt kan niet worden verwijderd, zodat de historie intact blijft.
Zitten digitale formulieren in het gratis pakket?
Ja. Ze horen bij de basismodule Tasks, gratis tot 2 medewerkers zonder tijdslimiet, daarna 5,00 $ per medewerker per maand.
Klaar om uw buitendienstactiviteiten te transformeren?
Sluit je aan bij duizenden field service bedrijven die dagelijks op Shifton vertrouwen om slimmer te werken.