Phần mềm quản lý dịch vụ thiết bị y tế
Bảo trì định kỳ, hiệu chuẩn và các cuộc gọi sự cố được lên lịch cho từng máy, còn lịch sử dịch vụ luôn gắn với số sê ri.
Máy chạy được là một yêu cầu lâm sàng
Thiết bị y tế không bao giờ hỏng một cách lặng lẽ. Một máy ngừng hoạt động khiến lịch thủ thuật bị hủy, bệnh nhân phải chuyển đi và áp lực của khoa dồn sang công ty dịch vụ chỉ trong một giờ. Vì vậy phản ứng phải được lên kế hoạch chứ không thể ứng biến, và kế hoạch đó phải trụ được cả những ngày ba bệnh viện gọi cùng lúc.
Lịch sử dịch vụ thuộc về số sê ri
Mỗi thiết bị chịu quản lý đều có lịch sử riêng, và lịch sử đó phải sống sót qua việc đổi kỹ sư, chuyển khoa và thay hợp đồng. Gắn lượt bảo trì vào chính chiếc máy thay vì vào một mốc ngày là điều khiến hồ sơ đứng vững khi thanh tra và hữu ích ngoài hiện trường.
Bằng chứng hình thành ngay nơi làm việc
Trong ngành này, biên bản dịch vụ là một hồ sơ pháp lý. Biểu mẫu công việc số thu số đo, linh kiện đã thay, kết quả kiểm tra an toàn và chữ ký của khoa ngay tại chỗ, nên biên bản hoàn tất trước khi kỹ sư rời bệnh viện.
Hợp đồng, linh kiện và những con số phía sau
Hợp đồng dịch vụ được định giá dựa trên giả định về số lượt bảo trì và mức tiêu hao linh kiện. Chỉ hồ sơ ngoài hiện trường mới cho thấy các giả định đó có đúng hay không, theo từng bệnh viện và từng nhóm thiết bị.
Bắt đầu với gói Miễn phí
Không giới hạn thời gian. Truy cập đầy đủ các tính năng cốt lõi và nâng cấp khi bạn sẵn sàng.
Đọc hướng dẫn đầy đủ về phần mềm dịch vụ thiết bị y tế
Một nghề dịch vụ có hệ quả lâm sàng
Bảo trì thiết bị y tế là dịch vụ hiện trường không có chỗ cho sai số. Máy đang được sử dụng, người dùng là nhân viên lâm sàng vốn không có nhân lực dự phòng, và một máy ngừng chạy được đo bằng số ca bị hủy chứ không phải bằng sự bất tiện. Vì thế phần mềm dịch vụ thiết bị y tế trước hết không phải là tiện ích xếp lịch. Nó là cơ chế khiến thời gian phản hồi trở thành có thật và khiến hồ sơ dịch vụ đứng vững được.
Giấy tờ ở đây cũng không phải gánh nặng hành chính. Trong ngành này, biên bản là bằng chứng cho thấy việc bảo trì đã làm đúng chuẩn yêu cầu, và chất lượng của nó bị soi đúng vào lúc có sự cố. Bất cứ cách làm nào tạo ra biên bản như sản phẩm đi kèm của lượt bảo trì, thay vì thành việc phải ngồi làm buổi tối, đều cải thiện cả hồ sơ lẫn ngày làm việc của kỹ sư.
Ba dòng công việc, một đội
Bảo trì định kỳ
Chu kỳ do nhà sản xuất và hợp đồng quy định, và chúng áp cho từng máy chứ không áp cho cả cơ sở. Sinh các lượt bảo trì này tự động là cách đáng tin cậy duy nhất để giữ một danh mục thiết bị đang lớn dần luôn đúng hạn, vì bảng theo dõi ngày đến hạn sẽ âm thầm sai lệch khi máy được chuyển qua lại giữa các khoa.
Hiệu chuẩn và kiểm định
Những lượt này tạo ra các con số phải được ghi chính xác và lưu giữ. Nhập số đo vào biểu mẫu ngay tại thời điểm đo sẽ loại bỏ khâu chép lại, nơi sai sót vẫn hay len vào, và giữ các giá trị gắn với đúng chiếc máy đã được kiểm tra.
Cuộc gọi sự cố
Hỏng hóc ngoài kế hoạch mới là lúc hợp đồng bị thử thách. Câu hỏi điều phối là kỹ sư nào có kinh nghiệm với nhóm thiết bị đó và ai kịp đến trong khung giờ đã cam kết, và câu trả lời thay đổi từng giờ. Một bảng hiển thị cả đội, cam kết và kỹ năng của từng người sẽ ra quyết định trong vài giây thay vì phải gọi một vòng điện thoại.
Vì sao hồ sơ thiết bị chính là toàn bộ hệ thống
Bệnh viện luôn di chuyển thiết bị. Một chiếc bơm bàn giao cho khoa này thì một tháng sau đã nằm ở khoa khác, và lịch sử dịch vụ sắp theo địa chỉ khách hàng gần như lập tức hết chính xác. Hồ sơ dựng quanh số sê ri vẫn đúng dù máy đi tới đâu, và giúp trả lời được những câu hỏi thật sự quan trọng: máy này đã hỏng bao nhiêu lần, lần trước thay gì, và dòng máy này có hỏng trên toàn bộ danh mục hay không.
Chính câu hỏi cuối cùng làm nên uy tín của một công ty dịch vụ. Nhà cung cấp chứng minh được từ hồ sơ của chính mình rằng một dòng máy cần can thiệp nhiều hơn các dòng tương đương là nhà cung cấp mà khách hàng hỏi ý kiến trước khi mua lô tiếp theo.
Linh kiện, tồn kho và cái giá của lần đến thứ hai
Không xử lý xong ngay lần đầu là điều tốn kém trong ngành này. Quay lại lần nữa nghĩa là thêm một chuyến đi, thêm một lần xin phép vào khu vực, thêm một khung giờ trong lịch của khoa và thêm một ngày máy nằm im. Ghi nhận mức tiêu hao linh kiện theo từng phiếu việc cho thấy phụ tùng nào nên có sẵn trên xe cho nhóm thiết bị nào, và biến việc xử lý xong ngay lần đầu từ mong muốn thành điều được chính sách tồn kho hậu thuẫn.
Báo cáo đứng vững qua một kỳ rà soát hợp đồng
Việc gia hạn đặt ra ba câu hỏi: các anh phản hồi nhanh đến đâu, thiết bị hỏng thường xuyên thế nào, và có chứng minh được cả hai không. Khi thời gian phản hồi và hồ sơ từng lượt đi ra từ chính các phiếu việc, kỳ rà soát chỉ còn là một lần xuất dữ liệu chứ không phải dựng lại từ trí nhớ, và cuộc trao đổi về giá dựa trên cùng một bộ số ở cả hai phía bàn đàm phán.
Bắt đầu từ một hợp đồng
Đưa danh mục thiết bị của một khách hàng cùng chu kỳ bảo trì vào hệ thống và để kỹ sư đóng biên bản ngay trên điện thoại. Chỉ sau một chu kỳ, lịch sử từng máy đã có, biên bản đồng nhất và các con số phản hồi là thật. Doanh nghiệp từ hai nhân viên trở xuống ở lại gói miễn phí vĩnh viễn, còn các mô đun trả phí có bản dùng thử tới 55 ngày.
Câu hỏi thường gặp
Có thể lưu lịch sử dịch vụ theo từng máy thay vì theo khách hàng không?
Có. Lượt bảo trì, số đo, linh kiện và biên bản đều gắn vào từng thiết bị cụ thể, nên lịch sử đi theo số sê ri qua các khoa, các tòa nhà và các lần đổi kỹ sư. Chính điều đó khiến hồ sơ đứng vững khi thanh tra và dùng được ngoài hiện trường.
Chu kỳ bảo trì định kỳ của từng thiết bị được đặt thế nào?
Dưới dạng công việc lặp lại. Mỗi máy mang chu kỳ riêng, các lượt bảo trì được sinh trước kèm danh mục kiểm tra, nhờ vậy lịch làm việc bắt nguồn từ hợp đồng chứ không từ một bảng theo dõi ngày đến hạn.
Kỹ sư có ghi được số liệu hiệu chuẩn ngay bên cạnh máy không?
Biểu mẫu số thu số đo, kết quả kiểm tra an toàn, linh kiện đã lắp và ghi chú ngay trong lúc làm việc, kèm ảnh ở những chỗ cần thiết. Khoa ký trên điện thoại và biên bản đóng lại trước khi kỹ sư rời đi.
Trong phòng có che chắn hoặc tầng hầm bệnh viện không có sóng thì làm thế nào?
Ứng dụng cho iOS và Android giữ phiếu việc và biểu mẫu trong bộ nhớ điện thoại. Phần việc hoàn thành trong phòng che chắn, phòng máy và tầng hầm sẽ đồng bộ ngay khi điện thoại có sóng trở lại, không phải nhập lại bất cứ dòng nào.
Có thể báo cáo thời gian phản hồi và thời gian dừng máy theo hợp đồng với bệnh viện không?
Có. Báo cáo tách theo khách hàng, nên thời gian phản hồi, số lượt bảo trì và các lỗi lặp lại có thể trình bày theo từng bệnh viện hoặc từng nhóm thiết bị, đúng thứ mà buổi rà soát hợp đồng và cuộc thương lượng gia hạn cần.
Công ty dịch vụ độc lập chỉ có hai kỹ sư dùng được không?
Đội từ hai người trở xuống dùng gói miễn phí vĩnh viễn: lập lịch, biểu mẫu công việc số, ứng dụng di động và báo cáo đều có sẵn. Inventory, Invoicing, Work location control và Customer portal là các mô đun trả phí, thêm dần khi doanh nghiệp lớn lên.
Chi phí cho một công ty bảo trì thiết bị y tế được tính thế nào?
Gói miễn phí bao gồm tối đa hai nhân viên và không giới hạn thời gian. Vượt mức đó, chi phí tính theo từng nhân viên mỗi tháng, và mọi mô đun trả phí đều có bản dùng thử miễn phí tới 55 ngày, đủ để chạy trọn một chu kỳ bảo trì.
Sẵn sàng chuyển đổi hoạt động hiện trường của bạn?
Tham gia hàng ngàn công ty dịch vụ thực địa tin tưởng Shifton để hoạt động thông minh hơn mỗi ngày.