Formularios digitales y listas de control para campo
Software de formularios digitales de trabajo que adjunta una lista de control a la tarea y la devuelve completada durante la visita: fotos de la cámara, una firma en pantalla, números, desplegables y texto libre. Si edita un formulario, los trabajos cerrados conservan la versión con la que se ejecutaron.
Formularios digitales adjuntos a la tarea
Una lista de control es un formulario digital adjunto a una tarea y completado por el empleado durante la ejecución. Se puede crear un número ilimitado de listas, y cada tarea lleva una, de modo que el formulario se diseña para el tipo de trabajo que documenta.
Los formularios digitales sustituyen el papel por respuestas que la oficina lee el mismo día.
Tipos de campo, incluidos foto y firma
Cada elemento de la lista tiene su propio tipo de dato. Texto y texto largo, número, casilla, desplegable y selección múltiple cubren las respuestas estructuradas, los elementos de archivo capturan una foto con la cámara y el elemento de firma recoge la confirmación del cliente en pantalla.
La prueba del trabajo se recoge dentro del trabajo y no se reconstruye después.
Versiones de formulario que protegen lo ya cerrado
Las listas de control se crean y se editan en los Ajustes de tareas. Los cambios afectan solo a las tareas creadas después de la edición: los trabajos existentes conservan la versión del formulario con la que se ejecutaron, junto con las respuestas enviadas.
El historial sigue siendo utilizable para auditorías y reclamaciones.
Ejecución uniforme en todos los equipos
Una lista de control es una secuencia estructurada de pasos de verificación. Define cómo se ejecuta un trabajo de ese tipo, lo que hace comparable el trabajo de un técnico nuevo con el de uno experimentado.
Los formularios móviles dan a la oficina datos estructurados y no papeles escaneados.
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Cómo se crean y se usan los formularios digitales
Formularios digitales que vuelven completados
El software de formularios digitales de trabajo responde a la pregunta que surge tras cada visita de servicio: qué se comprobó realmente. Los formularios en papel la responden tarde y a menudo de forma incompleta. Una lista de control dentro del trabajo registra la respuesta mientras la tarea se ejecuta.
En Shifton una lista de control es un formulario digital adjunto a una tarea y completado por el técnico durante la ejecución. Puede crear tantas listas como necesite, y cada tarea lleva una, por lo que conviene decidir qué debe demostrar un trabajo de ese tipo antes de construir el formulario.
Tipos de campo de un elemento
- Texto y campo de texto largo, para respuestas breves y notas detalladas
- Número, para lecturas y cantidades
- Casilla, una confirmación obligatoria
- Desplegable y selección múltiple, cuando la respuesta debe salir de un conjunto conocido
- Archivo, para subir una foto o tomarla con la cámara en obra
- Teléfono y correo electrónico, con validación de formato
- Firma, un recuadro disponible en la versión web y en la app móvil
Dónde se configuran los formularios
Las listas de control están en los Ajustes de tareas. Cree una, dele nombre, añada los elementos con sus tipos de dato y, si se aplica a todo su trabajo, márquela como predeterminada para que se adjunte automáticamente a cada tarea nueva. Editar una lista afecta solo a las tareas nuevas: los trabajos ya creados conservan la versión recibida junto con las respuestas enviadas. Es deliberado y es lo que hace fiable el historial.
Foto y firma como prueba
Un elemento de archivo convierte la cámara del técnico en recogida de evidencia, y el elemento de firma cierra la visita con la confirmación del cliente en la misma pantalla. Ambos quedan guardados con la tarea, que es de donde los leen después la facturación y el historial de trabajos. Una reclamación sobre un trabajo de hace tres meses se resuelve abriendo el trabajo.
Estandarizar cómo se hace un trabajo
El segundo beneficio es la uniformidad. Una lista de control es una secuencia estructurada de pasos de verificación, de modo que cada visita del mismo tipo sigue el mismo procedimiento con independencia de quién la ejecute. Inspecciones, revisiones de seguridad, mantenimientos y entregas se definen del mismo modo.
Eliminar y conservar
Una lista adjunta a alguna tarea no se puede eliminar; solo se pueden borrar las que nunca se han usado. Las tareas existentes conservan su formulario y los datos enviados. En la práctica, la biblioteca de formularios crece de forma deliberada en lugar de perder evidencia al limpiarla.
Cuánto cuesta
Los formularios digitales forman parte del módulo base Tasks, gratuito hasta dos empleados sin límite de tiempo. Por encima cuesta 5,00 $ por empleado y mes, un 20 por ciento menos con facturación anual. Vea la página de precios y la app móvil para ver cómo se completa un formulario en obra.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una lista de control en Shifton?
Un formulario digital adjunto a una tarea y completado por el técnico mientras hace el trabajo. Recoge datos estructurados en lugar de notas libres, de modo que cada visita del mismo tipo vuelve con la misma forma.
¿Cuántas listas de control puedo crear?
Un número ilimitado. Cada tarea lleva una lista, por lo que conviene planificar la estructura de cada formulario antes de crearlo.
¿Qué tipos de preguntas puede contener un formulario?
Texto, texto largo, número, casilla, desplegable, selección múltiple, archivo o foto de cámara, teléfono, correo electrónico y firma.
¿Pueden los técnicos adjuntar fotos del trabajo?
Sí. Un elemento de archivo permite subir una foto o tomarla con la cámara durante la visita, y queda guardada con la tarea.
¿Puede el cliente firmar en el teléfono?
Sí. Un elemento de firma muestra un recuadro de firma en la app móvil y en la versión web, y la firma queda adjunta al trabajo.
¿Dónde se crean y se editan los formularios?
En los Ajustes de tareas, en la sección de listas de control. Cree una lista, añada los elementos con sus tipos de dato y, si procede, márquela como predeterminada para que se adjunte a todas las tareas nuevas.
¿Qué pasa con los trabajos existentes si edito un formulario?
Nada. Los cambios solo se aplican a las tareas creadas después de la edición, y las existentes conservan la versión de la lista que recibieron junto con las respuestas ya enviadas.
¿Puedo eliminar una lista de control?
Solo si nunca se ha usado. Una lista ya adjunta a una tarea no se puede eliminar, para que el historial quede intacto.
¿Los formularios digitales están en el plan gratuito?
Sí. Forman parte del módulo base Tasks, gratuito hasta 2 empleados sin límite de tiempo, y después 5,00 $ por empleado y mes.
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