Phần mềm quản lý dịch vụ diệt côn trùng và khử trùng

Vì sao xếp lịch diệt côn trùng khó hơn vẻ ngoài của nó

Nhìn từ bên ngoài, diệt côn trùng trông như một nghề hiện trường đơn giản: một kỹ thuật viên, một chiếc xe, một danh sách địa chỉ. Rắc rối là gần như không biết gì về một ca làm cho tới khi có người đứng trong công trình. Một đường kiến là hai mươi phút hay hai tiếng tùy nó dẫn tới đâu. Một ca xử lý rệp giường tùy thuộc bao nhiêu phòng bị ảnh hưởng và người ở đã dọn dẹp hay chưa. Bếp nhà hàng có gián là một ca khác hẳn lúc chín giờ sáng so với chín giờ tối.

Chính sự bất định đó là lý do người ta mua phần mềm cho nghề diệt côn trùng và là lý do các loại lịch dùng chung bị bỏ dở. Lịch làm việc phải chịu được chuyện sai vài lần mỗi ngày mà văn phòng vẫn không mất dấu những khách hàng còn đang chờ người tới.

Bốn loại hồ sơ quyết định công việc kinh doanh có chạy hay không

Lộ trình

Năng lực trong nghề này được đo bằng số việc trên mỗi xe mỗi ngày, và khoảng cách giữa một lộ trình dựng tốt với một danh sách theo thứ tự đặt lịch thường là một việc. Lập kế hoạch theo địa lý thay vì theo thứ tự cuộc gọi là cải thiện ít hào nhoáng nhất và cũng là cái hiện ra sớm nhất trong doanh thu.

Ca xử lý

Đã phun gì, nồng độ bao nhiêu, ở những phòng nào, trong điều kiện ra sao: đây là hồ sơ trả lời một khiếu nại, định hướng lượt ghé tiếp theo và chứng minh công việc được làm tử tế. Nó phải được ghi ngay tại công trình, vì một hồ sơ viết sau đó chỉ là bản tóm tắt của trí nhớ.

Lịch sử công trình

Tình trạng tái phát được nhận ra qua nhiều lượt ghé chứ không phải trong một lượt. Kỹ thuật viên nhìn thấy lần trước phát hiện gì, những đường xâm nhập nào đã bịt và tháng trước dùng hóa chất nào sẽ tiếp cận công việc như bước kế tiếp của một phác đồ, chứ không như lần đầu đặt chân vào một tòa nhà lạ.

Hợp đồng

Việc với doanh nghiệp được chốt trước cả năm rồi quên trong một tuần. Những lượt ghé tự sinh ra theo nhịp hợp đồng quy định chính là khác biệt giữa một dịch vụ chạy đều và một dịch vụ chỉ được nhớ tới khi khách gọi hỏi vì sao không ai đến.

Những việc văn phòng thôi phải làm

Phần lớn công việc giấy tờ ở một công ty diệt côn trùng nhỏ là dựng lại. Lần trong xấp phiếu lộ trình xem ca nào đã xong. Ráp lại giờ công vào chiều thứ sáu. Chạy theo một kỹ thuật viên để hỏi chi tiết một ca xử lý vì khách thắc mắc. Xuất hóa đơn một tuần sau khi làm vì giấy tờ chưa về.

Khi công việc mang theo hồ sơ của chính nó, phần vất vả đó biến mất chứ không chuyển sang chỗ khác. Lượt ghé được đóng trên điện thoại, biểu mẫu nằm đính kèm, giờ công đã đếm sẵn và hóa đơn dựng từ đúng những gì đã làm. Trong mô hình đó, xuất hóa đơn không phải một khoản mua riêng: xuất hóa đơn đơn giản là điều xảy ra với một công việc đã xong.

Một hệ thống xếp lịch phải làm gì ngoài một cuốn lịch

Phần mềm xếp lịch cho nghề diệt côn trùng thường bị chọn như một cuốn lịch có treo thêm kỹ thuật viên, và đó là lý do nhiều phần mềm bị bỏ trong vòng một năm. Cuốn lịch trả lời ai đáng lẽ phải ở đâu. Một hệ thống quản lý công việc phải trả lời chuyện gì đã xảy ra khi người đó tới nơi, đó là lượt ghé thứ mấy trong một đợt xử lý và khách đã được xuất hóa đơn hay chưa.

Đó cũng là câu trả lời thành thật cho việc công ty có cần hệ thống quản lý khách hàng hay không. Lịch sử khách trong nghề này không phải danh bạ liên hệ mà là danh sách công trình, mỗi công trình có lịch sử phát sinh riêng. Một phiếu công việc tới kèm kết quả tháng trước đáng giá hơn một thẻ khách chỉ ghi số điện thoại.

Đơn vị nhỏ tìm công cụ vì những lý do của đơn vị nhỏ: hai hoặc ba kỹ thuật viên, không có bộ phận văn phòng và không hứng thú với sáu tuần triển khai. Ở quy mô đó, một ứng dụng mà kỹ thuật viên dùng được ngay ngày đầu không cần đào tạo có sức nặng hơn mọi bảng so sánh tính năng.

Nhà dân và doanh nghiệp trên cùng một bảng

Gần như mọi công ty diệt côn trùng đều chạy hai mảng cùng lúc. Việc nhà dân đến qua điện thoại, gấp, tính tiền theo từng ca và thắng nhờ tới nhanh. Việc doanh nghiệp có hợp đồng, có lịch, bị kiểm tra và thắng nhờ chất lượng hồ sơ. Hai mảng giành nhau cùng những kỹ thuật viên trong cùng một ngày.

Giữ chúng trên cùng một bảng là cách làm cuộc giành giật đó hiện ra. Một ca nhà dân gấp chèn vào lộ trình cho thấy nó đẩy lùi cái gì. Một vòng kiểm tra theo hợp đồng bị dời hết tuần này sang tuần khác cho thấy một hợp đồng đang lung lay. Hai hệ thống tách rời che đi đúng cái cân nhắc mà công ty cần nhìn thấy.

Những giới hạn nói thẳng

Shifton Field Service là phần mềm cho nhân sự và công việc. Nó lập lộ trình, giữ công việc cùng biểu mẫu của công việc đó, ghi lại những gì đã làm, đếm giờ công và biến kết quả thành hóa đơn cùng báo cáo. Tới hai kỹ thuật viên thì bảng điều phối, ứng dụng, biểu mẫu công việc và báo cáo hoàn toàn không mất phí, còn các mô-đun tính tiền là kho vật tư, xuất hóa đơn, kiểm soát vị trí và cổng khách hàng.

Nó không phải sổ đăng ký hóa chất của cơ quan quản lý và cũng không phải hệ thống cấp phép. Công ty diệt côn trùng có nghĩa vụ về hồ sơ hóa chất, chứng chỉ của kỹ thuật viên và ở một số thị trường là thông báo trước khi xử lý, và những nghĩa vụ đó do cơ quan quản lý đặt ra chứ không phải do nhà cung cấp phần mềm. Cách làm đúng là coi hồ sơ công việc như bằng chứng cho những gì đã làm và kiểm tra riêng xem quy định địa phương đòi hỏi gì ở hồ sơ đó.