Software de despacho para servicio de campo
Software de despacho que empieza por la dirección: escríbala y el sistema ofrece solo a los técnicos que trabajan en esa zona de servicio. Mande el trabajo a uno, a una cuadrilla, o déjelo abierto para quien esté libre. El flujo de estados sigue su proceso, y todo lo que el técnico registra en obra vuelve al mismo trabajo.
Despacho construido alrededor del trabajo
Tareas es el módulo base de Shifton Field Service y no se puede desactivar. Un trabajo lleva el cliente, la dirección, el asignado o los asignados, una fecha límite, un estado y una lista de verificación, y puede quedar sin asignar para que los empleados lo tomen ellos mismos.
La facturación, el inventario y los informes leen después este mismo registro.
Asignación por zona de servicio
Las zonas de servicio son obligatorias antes de despachar nada. Trazados los límites y unidos los empleados, basta escribir la dirección del cliente: el sistema detecta la zona y muestra solo a los técnicos que trabajan allí.
La elección se estrecha antes de la decisión, no después.
Estados que siguen su proceso
El flujo por defecto es TO DO, Check In y Check Out. Las empresas cuyo proceso incluye aceptación, viaje, aprobaciones, pausas, segundas visitas o trabajo en garantía lo amplían con estados propios.
Un retraso se ve mientras el horario todavía se puede cambiar.
Campos propios y un paso de aprobación
Título y descripción son obligatorios en cada trabajo. Los campos propios recogen lo demás, y las solicitudes de los empleados pueden pasar por un aprobador antes de comprometer a una cuadrilla.
La asignación sigue controlada sin un segundo sistema.
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Cómo funciona el despacho aquí
Software de despacho que empieza en la dirección
El despacho es la decisión que más cuesta cuando sale mal. Técnico equivocado, lado equivocado de la ciudad, una tarde perdida en un viaje que nadie necesitaba.
El software de despacho la resuelve con lo que la oficina ya sabe. En Shifton cada trabajo es una tarea, y una tarea lleva el cliente, la dirección, el asignado, una fecha límite, un estado y una lista de verificación. La dirección fija la zona de servicio. La zona fija a quién se puede ofrecer siquiera. Así el despachador trabaja con una lista corta y no con toda la plantilla, y la asignación deja de depender de quién recuerda qué cuadrilla cubre qué barrio.
Qué contiene un trabajo despachado
- Cliente y la dirección a la que pertenece la visita
- Un técnico, una cuadrilla, o nadie si el trabajo queda abierto
- Fecha límite, estado actual y todos los estados por los que pasó
- Lista de verificación rellenada en obra, con fotos de la cámara y firma
- Sus campos propios: texto, número, desplegable, rango de fechas, teléfono, correo
Despachar por zona, no de memoria
Las zonas de servicio son parte obligatoria de la configuración y sin ellas no se despacha. Trace el límite en el mapa, una a la gente que trabaja dentro y la dirección del cliente hace el resto.
Dos errores desaparecen en ese punto. Una cuadrilla enviada fuera de su territorio y un empleado despachado a una zona para la que no tiene permiso. Los dos son de los corrientes, los dos cuestan una visita, y los dos los quita la misma búsqueda.
Estados que encajan con el trabajo real
El flujo por defecto es corto a propósito: TO DO, Check In, Check Out. Aparece una solicitud, el técnico empieza, el técnico termina. La mayoría de las empresas de servicio no necesitan más, y un flujo corto es el que las cuadrillas mantienen al día.
Cuando el proceso es más largo, el flujo lo sigue. Aceptación del trabajo, viaje al cliente, aprobación antes de empezar, pausa, segunda visita, garantía: cada uno se vuelve un estado propio, y entonces el tablero muestra la etapa alcanzada en lugar de un simple abierto o cerrado. Esa diferencia es la que hace visible por la mañana un trabajo que se está torciendo, y no a las seis de la tarde, cuando solo queda pedir disculpas. El software de despacho se gana su sitio los días en que se tuercen tres trabajos a la vez y alguien tiene que decidir cuál se mueve, porque el tablero responde a la pregunta que decide eso: en cuál de los tres el técnico ya está en obra, cuál espera piezas y cuál no lo ha aceptado nadie todavía. Un equipo que despacha en una hoja de cálculo responde con tres llamadas y la esperanza de que alguien las coja.
Quién crea un trabajo y quién lo aprueba
No toda empresa de servicio quiere que el trabajo se cree libremente. Un empleado con el rol de solicitante en una zona levanta la solicitud y elige la dirección del cliente; un aprobador la acepta o la rechaza. Solo entonces el trabajo llega al tablero y compromete a una cuadrilla.
Donde ese control sobra, sáltelo.
Los administradores y el propietario despachan directamente.
Campos que define usted, datos que leen los informes
Cada trabajo empieza con título y descripción. Más allá, los campos propios recogen lo que su trabajo necesita: texto, número, casilla, desplegable, selección múltiple, fecha, rango de fechas, teléfono o correo. Un campo puede hacerse obligatorio para que el trabajo no se cierre sin él, buscable para encontrar el trabajo por su valor, o visible en la lista. Cada campo lleva un nombre de sistema para pasar datos por la API.
El tablero y el teléfono leen un registro
Los técnicos abren la aplicación y ven los trabajos que se les han despachado, divididos en activos y completados con filtro por fecha. Inician el registro de tiempo, rellenan la lista, adjuntan fotos, toman la firma del cliente y mueven el trabajo por sus estados. El tablero avanza con ellos, así que la oficina no espera una llamada para saber que una cuadrilla salió de la obra. Los encargos cortos que no son un trabajo completo circulan como To-Do con su propia fecha. El lado de campo está en la aplicación móvil, y lo que queda después de la visita, en el seguimiento de trabajos.
Urgencias y el mapa
Una urgencia es la prueba de cualquier tablero de despacho.
La dirección reduce la lista a la zona, y el módulo de control del lugar de trabajo añade en el mapa quién está bastante cerca para tomarla hoy. Dos preguntas, las dos resueltas antes de que nadie descuelgue el teléfono.
Cuánto cuesta
El despacho forma parte del módulo base Tareas. Gratis hasta dos empleados, sin límite de tiempo y sin tarjeta, después 5,00 $ por empleado al mes, o un 20% menos con pago anual. Lo demás se añade encima a 5,00 $ por empleado al mes cada uno, con prueba de hasta 55 días: facturación, inventario, portal del cliente, control del lugar de trabajo. El desglose completo está en la página de precios.
Cómo empezar
Regístrese, añada a los empleados, trace las zonas de servicio que cubren sus cuadrillas y cree el primer trabajo. Las zonas van primero porque el despacho depende de ellas, y en cuanto existen los límites al sistema le basta una dirección para mostrarle a la gente adecuada. A partir de ahí, despachar un trabajo lleva segundos.
Preguntas frecuentes
Qué es un software de despacho para servicio de campo
Un sistema que convierte una solicitud en un trabajo con responsable. Registra quién está asignado, dónde es la visita, qué hay que hacer y en qué etapa va, de modo que despacho, administración y técnico leen el mismo registro en lugar de una hoja de cálculo y una llamada.
Cómo decide el sistema a quién se puede enviar
Por la zona de servicio. La dirección del cliente se cruza con la zona que la cubre y solo se ofrecen los técnicos unidos a esa zona. Sin zonas configuradas no se puede despachar nada.
Se puede despachar un trabajo a varios técnicos
Sí. Un trabajo va a un empleado o a varios, y también puede quedar abierto para que las cuadrillas lo tomen en vez de esperar al despachador.
Pueden los empleados crear trabajos
Sí, con el rol de solicitante en esa zona. Donde hace falta aprobación, un aprobador acepta o rechaza la solicitud antes de que el trabajo llegue al tablero.
Por qué estados pasa un trabajo despachado
Por defecto TO DO, Check In y Check Out. Añada los suyos para aceptación, viaje al cliente, aprobación previa, pausa, segunda visita o garantía, y el tablero mostrará en cuál de esas etapas está.
Puedo añadir campos propios a un trabajo
Sí. Los campos propios admiten texto, número, casilla, desplegable, selección múltiple, fecha, rango de fechas, teléfono y correo. Un campo puede ser obligatorio, buscable o visible en la lista, y cada uno tiene un nombre de sistema para la API.
Cómo reciben los técnicos los trabajos despachados
En la aplicación móvil, en una lista dividida en activos y completados con filtro por fecha. Inician el registro de tiempo en el trabajo, recorren la lista de verificación y cambian el estado, y el tablero los sigue.
Puedo despachar una urgencia el mismo día
Sí. Escriba la dirección, elija entre los técnicos que ofrece la zona y envíe el trabajo. Con el módulo de control del lugar de trabajo el mapa añade quién está bastante cerca para llegar hoy.
Qué diferencia hay entre un trabajo y un To-Do
Un trabajo es labor de campo con cliente, dirección y lista de verificación. Un To-Do es un encargo corto con descripción de texto y fecha opcional, creado por un administrador o el propietario y cerrado por quien lo recibe.
El despacho es gratis
Hasta 2 empleados sí, sin límite de tiempo y sin tarjeta. Por encima, el módulo base Tareas cuesta 5,00 $ por empleado al mes, y el pago anual descuenta un 20%.
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