Dispatchsoftware voor buitendienstploegen

Dispatchsoftware die bij het adres begint

Dispatch is het besluit dat het duurst uitpakt als het misgaat. Verkeerde monteur, verkeerde kant van de stad, een middag kwijt aan een rit die niemand nodig had.

Dispatchsoftware beantwoordt het met wat kantoor al weet. In Shifton is elke klus een taak, en een taak draagt de klant, het adres, de uitvoerder, een deadline, een status en een checklist. Het adres zet het servicegebied. Het gebied zet wie er überhaupt aangeboden kan worden. Zo werkt de planner met een korte lijst in plaats van de hele bezetting, en hangt toewijzing niet meer af van wie onthoudt welke ploeg welke wijk rijdt.

Wat een gedispatchte klus bevat

• Klant en het adres waar het bezoek bij hoort
• Eén monteur, een ploeg, of niemand als de klus open blijft
• Deadline, huidige status en elke status die de klus heeft gehad
• Checklist ter plaatse ingevuld, met foto's uit de camera en handtekening
• Uw eigen velden: tekst, getal, keuzelijst, datumbereik, telefoon, e-mail

Dispatchen op gebied, niet uit het hoofd

Servicegebieden horen bij de verplichte inrichting, zonder gebieden vertrekt er niets. Teken de grens op de kaart, koppel wie er binnen werkt, en de rest doet het klantadres.

Op dat punt verdwijnen twee fouten. Een ploeg die buiten haar gebied belandt, en een medewerker die in een zone wordt gezet waarvoor hij geen rechten heeft. Allebei gewone fouten, allebei een verloren bezoek, en allebei weggenomen door dezelfde opzoeking.

Statussen die bij het echte verloop passen

De standaardroute is expres kort: TO DO, Check In, Check Out. Er komt een aanvraag, de monteur begint, de monteur is klaar. De meeste servicebedrijven hebben nooit meer nodig, en een korte route is degene die ploegen bijhouden.

Is het proces langer, dan volgt de route mee. Acceptatie, rijden naar de klant, fiattering voor aanvang, pauze, tweede bezoek, garantiewerk: elk wordt een eigen status, en het bord toont dan de bereikte fase in plaats van een simpel open of gesloten. Juist dat verschil maakt een klus die uitloopt 's ochtends zichtbaar en niet om zes uur 's avonds, als er alleen nog excuses over zijn. Dispatchsoftware verdient zich terug op dagen waarop drie klussen tegelijk uitlopen en iemand moet kiezen welke schuift, want het bord beantwoordt de vraag die dat bepaalt: bij welke van de drie staat de monteur al op locatie, welke wacht op onderdelen, en welke is nog door niemand geaccepteerd. Een team dat dispatch in een spreadsheet bijhoudt beantwoordt dat met drie telefoontjes en de hoop dat er iemand opneemt.

Wie een klus aanmaakt en wie hem fiatteert

Niet elk servicebedrijf wil dat werk vrij wordt aangemaakt. Een medewerker met de rol aanvrager in een zone dient de aanvraag in en kiest het klantadres; een fiatteur keurt hem goed of af. Pas daarna komt de klus op het bord en legt hij een ploeg vast.

Waar die controle overbodig is, sla hem over.

Beheerders en de eigenaar dispatchen direct.

Velden die u bepaalt, data die rapportages lezen

Elke klus begint met titel en omschrijving. Daarnaast verzamelen eigen velden wat uw werk nodig heeft: tekst, getal, vinkje, keuzelijst, meerkeuze, datum, datumbereik, telefoon of e-mail. Een veld kan verplicht worden zodat een klus er niet zonder sluit, doorzoekbaar zodat u een klus op zijn waarde vindt, of zichtbaar in de lijst. Elk veld draagt een systeemnaam voor gegevensoverdracht via de API.

Bord en telefoon lezen één record

Monteurs openen de app en zien de klussen die naar hen zijn gedispatcht, verdeeld in Actief en Afgerond met een datumfilter. Ze starten de tijdregistratie, vullen de checklist, hangen foto's aan, nemen de handtekening van de klant en schuiven de klus door de statussen. Het bord loopt mee, dus kantoor wacht niet op een telefoontje om te weten dat een ploeg van locatie vertrokken is. Korte opdrachten die geen volle klus zijn lopen als To-Do met een eigen deadline. De buitendienstkant staat in de mobiele app, en wat na het bezoek overblijft in de klusregistratie.

Spoed en de kaart

Een spoedmelding is de proef op elk dispatchbord.

Het adres snijdt de lijst terug tot de zone, en de module werkpleklocatie zet op de kaart wie dichtbij genoeg is om hem vandaag te pakken. Twee vragen, allebei beantwoord voordat iemand de telefoon oppakt.

Wat het kost

Dispatch hoort bij de basismodule Taken. Gratis tot twee medewerkers, zonder tijdslimiet en zonder kaart, daarna 5,00 $ per medewerker per maand, of 20% minder bij jaarbetaling. De rest komt erbovenop voor 5,00 $ per medewerker per maand elk, met een proefperiode tot 55 dagen: facturatie, voorraad, klantportaal, werkpleklocatie. De volledige opbouw staat op de prijspagina.

Hoe u begint

Registreer, voeg de medewerkers toe, teken de servicegebieden die uw ploegen dekken, maak de eerste klus aan. De gebieden gaan voorop omdat dispatch ervan afhangt, en zodra de grenzen er zijn heeft het systeem genoeg aan een adres om u de juiste mensen te tonen. Daarna kost een klus dispatchen seconden.