Распределение заявок в выездном сервисе
Программа распределения заявок, которая начинается с адреса: введите его, и система предложит только тех мастеров, кто работает в этой зоне обслуживания. Отдайте заявку одному, бригаде или оставьте открытой для того, кто свободен. Маршрут статусов идёт за вашим процессом, а всё, что мастер зафиксировал на объекте, возвращается в ту же запись.
Распределение, построенное вокруг заявки
Задачи это базовый модуль Shifton Field Service, выключить его нельзя. Заявка держит клиента, адрес, исполнителя или исполнителей, срок, статус и чек-лист, а ещё её можно оставить без назначения, чтобы сотрудники взяли сами.
Счета, склад и отчёты потом читают эту же запись.
Назначение по зоне обслуживания
Зоны обслуживания нужны раньше, чем что-то можно распределить. Как только границы начерчены, а сотрудники к ним привязаны, достаточно ввести адрес клиента: система определяет зону и показывает только тех мастеров, кто там работает.
Выбор сужается до решения, а не после него.
Статусы под ваш процесс
Базовый маршрут это TO DO, Check In и Check Out. Компании, у которых есть приёмка, дорога, согласования, пауза, повторный выезд или гарантийная работа, достраивают маршрут своими статусами.
Задержку видно, пока график ещё можно поменять.
Свои поля и шаг согласования
Заголовок и описание обязательны в каждой заявке. Свои поля собирают то, что нужно именно вашей работе, а заявки от сотрудников могут проходить через согласующего, прежде чем займут бригаду.
Назначение остаётся под контролем без второй системы.
Начните с бесплатного тарифа
Без ограничений по времени. Получите полный доступ к базовым функциям и обновите тариф, когда будете готовы.
Как здесь работает распределение
Программа распределения заявок, которая начинается с адреса
Распределение это решение, которое дороже всего обходится при ошибке. Не тот мастер, не тот конец города, потерянный день и дорога, которой не должно было быть.
Программа распределения заявок отвечает на это тем, что офис уже знает. В Shifton каждая работа это задача, а задача держит клиента, адрес, исполнителя, срок, статус и чек-лист. Адрес задаёт зону обслуживания. Зона задаёт, кого вообще можно предложить. Диспетчер работает с коротким списком, а не со всем штатом, и назначение перестаёт зависеть от того, кто помнит, какая бригада какой район ведёт.
Что держит в себе распределённая заявка
- Клиент и адрес, к которому относится визит
- Один мастер, бригада или никто, если заявку оставили открытой
- Срок, текущий статус и все статусы, которые заявка прошла
- Чек-лист, заполненный на объекте, с фото с камеры и подписью
- Ваши собственные поля: текст, число, список, диапазон дат, телефон, e-mail
Распределять по зонам, а не по памяти
Зоны обслуживания это обязательная часть настройки, без них заявку не распределить. Начертите границу на карте, привяжите тех, кто внутри работает, и остальное сделает адрес клиента.
В этот момент исчезают две ошибки. Бригада, отправленная за пределы своей территории, и сотрудник, назначенный в зону, на которую у него нет прав. Обе обычные, обе стоят визита, и обе снимает один и тот же поиск.
Статусы под то, как работа идёт на самом деле
Базовый маршрут намеренно короткий: TO DO, Check In, Check Out. Заявка появилась, мастер начал, мастер закончил. Большинству сервисных компаний больше не нужно, а короткий маршрут это тот, который бригады держат в актуальном виде.
Когда процесс длиннее, маршрут идёт за ним. Приёмка заявки, дорога к клиенту, согласование до начала работ, пауза, повторный выезд, гарантийная работа: каждое становится отдельным статусом, и доска тогда показывает этап, а не простое «открыто или закрыто». Именно эта разница делает срывающуюся заявку заметной утром, а не в шесть вечера, когда остаётся только извиняться. Программа распределения заявок окупается в дни, когда срываются три заявки сразу и кто-то должен решить, какую двигать, потому что доска отвечает на вопрос, который это решает: в какой из трёх мастер уже на месте, какая ждёт деталь, а какую ещё никто не принял. Команда, которая ведёт распределение в таблице, отвечает на это тремя звонками и надеждой, что трубку возьмут.
Кто создаёт заявку, а кто её согласует
Не каждая сервисная компания хочет, чтобы работу создавали свободно. Сотрудник с ролью заказчика заявки в зоне подаёт обращение и выбирает адрес клиента; согласующий принимает его или отклоняет. Только после этого заявка попадает на доску и занимает бригаду.
Там, где такой контроль лишний, пропустите его.
Администраторы и владелец распределяют напрямую.
Поля, которые определяете вы, данные, которые читает отчёт
Каждая заявка начинается с заголовка и описания. Дальше свои поля собирают то, что нужно вашей работе: текст, число, флажок, список, множественный выбор, дата, диапазон дат, телефон или e-mail. Поле можно сделать обязательным, чтобы заявку без него не закрыли, поисковым, чтобы найти заявку по значению, или видимым в списке. У каждого поля есть системное имя для передачи данных через API.
Доска и телефон читают одну запись
Мастера открывают приложение и видят распределённые им заявки, разделённые на активные и завершённые, с фильтром по дате. Они запускают учёт времени, заполняют чек-лист, добавляют фото, берут подпись клиента и двигают заявку по статусам. Доска обновляется вместе с ними, поэтому офис не ждёт звонка, чтобы узнать, что бригада уехала с объекта. Короткие поручения, которые не являются полноценной заявкой, ходят как пункты To-Do со своим сроком. Полевую часть смотрите в мобильном приложении, а то, что остаётся после визита, в отслеживании работ.
Срочные выезды и карта
Срочный вызов это проверка любой доски распределения.
Адрес сужает список до зоны, а модуль контроля рабочего места добавляет на карту тех, кто достаточно близко, чтобы взять вызов сегодня. Два вопроса, и на оба есть ответ ещё до того, как кто-то поднял трубку.
Сколько это стоит
Распределение входит в базовый модуль «Задачи». Бесплатно до двух сотрудников, без ограничения по времени и без карты, дальше $5.00 за сотрудника в месяц или на 20% дешевле при годовой оплате. Остальное стоит сверху по $5.00 за сотрудника в месяц с пробным периодом до 55 дней: счета, склад, клиентский портал, контроль рабочего места. Полная раскладка на странице тарифов.
С чего начать
Зарегистрируйтесь, добавьте сотрудников, начертите зоны обслуживания, создайте первую заявку. Зоны идут первыми, потому что от них зависит распределение, и как только границы есть, системе достаточно адреса, чтобы показать нужных людей. Дальше распределение заявки занимает секунды.
Часто задаваемые вопросы
Что такое программа распределения заявок
Система, которая превращает обращение в заявку с ответственным. В ней записано, кто назначен, где визит, что нужно сделать и на каком этапе работа, поэтому диспетчер, бухгалтерия и мастер читают одну запись вместо таблицы и телефонного звонка.
Как система решает, кого можно отправить
По зоне обслуживания. Адрес клиента сопоставляется с зоной, которая его покрывает, и предлагаются только привязанные к ней мастера. Без настроенных зон заявку вообще нельзя назначить.
Можно ли отдать одну заявку нескольким мастерам
Да. Заявка уходит одному сотруднику или нескольким, а ещё её можно оставить открытой, чтобы бригада взяла её сама, не дожидаясь диспетчера.
Могут ли сотрудники создавать заявки сами
Да, если у них в этой зоне есть роль заказчика заявки. Там, где нужно согласование, согласующий принимает или отклоняет обращение до того, как работа попадёт на доску.
Через какие статусы проходит заявка
По умолчанию TO DO, Check In и Check Out. Добавьте свои для приёмки, дороги к клиенту, согласования до начала работ, паузы, повторного выезда или гарантии, и доска будет показывать, до какого этапа дошла заявка.
Можно ли добавить свои поля к заявке
Да. Свои поля поддерживают текст, число, флажок, список, множественный выбор, дату, диапазон дат, телефон и e-mail. Поле можно сделать обязательным, поисковым или видимым в списке, и у каждого есть системное имя для API.
Как мастера получают распределённые заявки
В мобильном приложении, в списке, разделённом на активные и завершённые, с фильтром по дате. Они запускают учёт времени на заявке, идут по чек-листу и меняют статус, а доска диспетчера идёт за ними.
Можно ли распределить срочную заявку в тот же день
Да. Введите адрес, возьмите мастеров, которых предлагает зона, и отправьте заявку. С модулем контроля рабочего места карта ещё покажет, кто из них достаточно близко, чтобы доехать сегодня.
Чем заявка отличается от To-Do
Заявка это выездная работа с клиентом, адресом и чек-листом. To-Do это короткое поручение с текстовым описанием и необязательным сроком, его создаёт администратор или владелец, а закрывает тот, кому оно назначено.
Распределение бесплатное
До 2 сотрудников да, без ограничения по времени и без карты. Выше базовый модуль «Задачи» стоит $5.00 за сотрудника в месяц, а годовая оплата снимает 20%.
Готовы преобразить выездной сервис?
Присоединяйтесь к тысячам компаний выездного сервиса, которые доверяют Shifton для более умной работы каждый день.