Program dla sprzątania: brygady i umowy na obiekty
Objazdy umowne, sprzątania jednorazowe i zastępstwa na jednej tablicy, razem z listą kontrolną, zdjęciami i godzinami w zleceniu.
Zastępstwo to całe zadanie
Umowa na sprzątanie to obietnica, że człowiek będzie na obiekcie o określonej godzinie, tydzień po tygodniu. Większość pracy operacyjnej to nie sprzątanie, tylko łatanie dziur: zwolnienia, urlopy, wypowiedzenie w piątek, nowy obiekt od poniedziałku. W arkuszu zastępstwo to łańcuch telefonów. Na tablicy to decyzja na minutę.
Dowód, że obiekt posprzątano, a nie tylko odwiedzono
Sprzątanie kupuje się na zaufaniu, a traci na wątpliwości. Klient, który nie widzi, co zrobiono, myśli najgorsze w dniu, w którym znajduje niewyniesiony kosz. Zapis wizyty z wypełnioną listą kontrolną i zdjęciami zmienia rozmowę ze sporu w przegląd dowodów.
Godziny na umowę, a nie na tydzień
Marża w sprzątaniu jest cienka i składa się w całości z godzin. Obiekt obsadzony na dwie godziny, który zajmuje dwie i pół, po cichu traci pieniądze na każdej wizycie, a strata pojawia się dopiero na koniec roku jako liczba, której nikt nie potrafi wyjaśnić. Zapis czasu w zleceniu zmienia to w fakt tygodniowy.
Materiały, prace dodatkowe i faktura, która zgadza się z miesiącem
Materiały kupuje się centralnie, a zużywa na obiekcie, i różnica między tymi dwiema liczbami to miejsce, w którym znika budżet sprzątania. Prace okresowe w rodzaju prania dywanów albo mycia okien uzgadnia się przez telefon i zapomina przy fakturowaniu. Jedno i drugie należy do zlecenia, gdzie faktura może je znaleźć.
Zacznij od planu darmowego
Bez limitu czasowego. Uzyskaj pełny dostęp do podstawowych funkcji i uaktualnij, gdy będziesz gotowy.
Przeczytaj pełny przewodnik po programie dla firm sprzątających
Czym naprawdę zarządza firma sprzątająca
Z zewnątrz firma sprzątająca sprzedaje sprzątanie. Od środka zarządza obecnością. Zakres uzgadnia się raz i zmienia rzadko. Codziennie zmienia się to, kto jest dostępny, kto się spóźnia, kto odszedł i który obiekt zostanie jutro rano bez człowieka. Program, który pomaga firmie sprzątającej, to program, który czyni zastępstwo szybkim, a obecność dowodliwą, dokładnie w tej kolejności.
Dlatego zwykłe narzędzia kalendarzowe tu zawodzą. Zrobiono je do zapisywania klientów na wizyty. Sprzątanie nie zapisuje na wizyty, tylko obsadza powtarzalne sloty na dziesiątkach obiektów i naprawia tę obsadę codziennie.
Zastępstwo i zadanie szóstej rano
Kluczowy moment w sprzątaniu umownym zdarza się, zanim otworzy się większość biur. Ktoś zachorował, obiekt czeka na sprzątaczkę na siódmą, a przełożony idzie po liście kontaktów. Jakość wyniku zależy w całości od tego, czy ten przełożony widzi, kto jest wolny, kto jest blisko i kto ma wstęp na ten obiekt.
Przepisanie musi być jednym działaniem
Jeśli zastępstwo kosztuje sześć telefonów, czasem go nie będzie. Jeśli kosztuje trzy dotknięcia i obie osoby dostają powiadomienie, dzieje się zawsze. To cały argument za tym, żeby grafik żył tam, gdzie widzi go i biuro, i sprzątaczki, a nie w arkuszu, który może zmieniać jedna osoba.
Dowód usługi jest produktem
Sprzątanie ocenia się po jednej rzeczy, którą pominięto, a nie po dziewięćdziesięciu, które zrobiono. Bez zapisu każda reklamacja to kwestia opinii, a klient zawsze jest pewniejszy od was. Z wypełnioną listą kontrolną, znacznikami czasu i zdjęciami ta sama reklamacja staje się konkretnym pytaniem z konkretną odpowiedzią, a często odpowiedź brzmi, że tego punktu w zakresie w ogóle nie było.
Ten sam zapis chroni dobre sprzątaczki. Obiekt, który regularnie się skarży, i zapis pokazujący normalnie wykonaną pracę to problem umowy, a nie personelu, i bez dowodów nie da się ich rozróżnić.
Godziny to marża
W biznesie, w którym praca to niemal cały koszt własny, różnica między godzinami obsadzonymi a przepracowanymi to różnica między umową rentowną a umową po cichu finansowaną z innej. Piętnaście minut ponad plan na wizytę, pięć wizyt w tygodniu, to ponad sto godzin rocznie na jednym obiekcie.
Zapisywanie czasu na obiekt, a nie na tydzień rozliczeniowy, jest tym, co czyni to widocznym. Ono też odpowiada na pytanie stawiane przy każdym przedłużeniu: ile ten obiekt naprawdę nas kosztuje.
Prace okresowe i materiały
Dwie rzeczy regularnie wypadają z fakturowania w sprzątaniu. Pierwsza to prace okresowe: dywany, okna, zabezpieczanie posadzek, uzgodnione telefonicznie tygodnie wcześniej i nigdy niewystawione. Druga to materiały, kupione centralnie, zużyte na obiekcie i przez nikogo nieuzgodnione. Jedno i drugie wraca, jeśli jest zapisane w tej wizycie, do której należy, i nie wraca z pamięci na koniec miesiąca.
Wybierać bez żalu
Trzy praktyczne sprawdziany. Czy przełożony zamknie nieobecność w niecałą minutę z telefonu. Czy sprzątaczka wypełni listę kontrolną obiektu bez zasięgu w piwnicy. Czy da się wystawić miesiąc z zapisanych wizyt, a nie z arkusza prowadzonego równolegle.
Narzędzie, które oblewa którykolwiek z nich, będzie używane miesiąc, a potem po cichu zastąpione czatem grupowym, w którym naprawdę żyje większość grafików sprzątania.
Zacząć na darmowym planie
Praca we dwoje idzie bezpłatnie bez ograniczenia czasu: harmonogram, cyfrowe protokoły, aplikacja mobilna i raporty. To wystarczy, by prowadzić kilka umów porządnie i sprawdzić, czy taki sposób pracy pasuje.
Płatne moduły podłącza się w miarę wzrostu. Faktury, gdy fakturowanie to najgorszy dzień miesiąca. Magazyn, gdy materiały przestają się zgadzać. Kontrola lokalizacji, gdy obiekty są rozrzucone. Panel klienta, gdy zleceniodawcy zaczynają prosić o własną historię wizyt. Każdy ma okres bezpłatny do 55 dni.
Części składowe opisano osobno: zarządzanie zadaniami i dyspozytornia, cyfrowe protokoły, aplikacja mobilna, historia zleceń, faktury i raporty. Ceny na stronie cennika.
Najczęściej zadawane pytania
Jak program zamyka zastępstwo, gdy ktoś zachorował?
Tablica pokazuje, kto jest wolny i kto jest na tyle blisko, by zdążyć na start. Wizyta przypisuje się na nowo w kilka dotknięć, a nowa osoba i przełożony widzą zmianę w aplikacji od razu, więc łatanie dziury przestaje być łańcuchem telefonów o szóstej rano.
Czy da się udowodnić klientowi, że obiekt posprzątano jak trzeba?
Tak. Każda wizyta ma listę kontrolną obiektu wypełnioną w telefonie, zdjęcia z datą i godziną oraz zapis, kto był i ile czasu. Rozmowa z klientem przechodzi od opinii do dowodu, a historia obiektu otwiera się w jednym miejscu.
Czy widać przepracowane godziny na każdej umowie?
Godziny zapisują się na obiekt, a nie na zmianę, więc czas planowany i faktyczny porównuje się po umowie w raportach. Obiekt, który stale przekracza obsadzone godziny, jest widoczny od tygodni, a nie na koniec roku obrotowego.
Czy aplikacja działa w budynkach bez zasięgu?
Aplikacja na iOS i Androida trzyma zlecenie i listę kontrolną na urządzeniu. Piwnice i pomieszczenia techniczne bez pokrycia dokumentuje się jak zwykle, a wszystko synchronizuje się po powrocie zasięgu, więc nic nie ląduje na papierze do późniejszego przepisania.
Czy można liczyć materiały wydane na każdy obiekt?
Z modułem magazynu tak. Materiały zapisują się na obiekt, gdzie ich używają, stan zmniejsza się sam, a niski poziom jest oznaczany, zanim sprzątaczka przyjedzie i odkryje, że nie ma czym pracować.
Czy program nada się do sprzątania komercyjnego bardzo małej firmy?
Zespoły do dwóch osób pracują na darmowym planie bez ograniczenia czasu: harmonogram, cyfrowe protokoły, aplikacja mobilna i raporty są w środku. Płatne moduły podłącza się w miarę pojawiania się umów.
Ile to kosztuje w miarę wzrostu zespołu?
Powyżej dwóch pracowników płaci się za pracownika miesięcznie, a każdy płatny moduł ma okres bezpłatny do 55 dni. To wystarczy, by przepuścić przez fakturowanie cały kwartał sprzątania umownego przed decyzją.
Gotowy, by zmienić swoją pracę w terenie?
Dolacz do tysiecy firm swiadczacych uslugi w terenie, ktore codziennie ufaja Shifton w prowadzeniu madrzejszych operacji.