Program do eksploatacji budynków i ekip w terenie
Zgłoszenia, prace planowo zapobiegawcze i wizyty podwykonawców na jednej tablicy, razem z urządzeniem, listą kontrolną i podpisem.
Zgłoszenia i prace planowe dzielą tych samych techników
Służbę utrzymania ocenia się po czasie reakcji, a płaci się jej za przeglądy planowe. Jedno i drugie robią ci sami ludzie, a zgłoszenie zawsze krzyczy głośniej. Bez wspólnej tablicy to właśnie prace planowe po cichu się nie odbywają, i nie widać tego dokładnie do awarii urządzenia.
Technik przyjeżdża, znając urządzenie
Zgłoszenie, że centrala wentylacyjna na trzecim piętrze hałasuje, to jeszcze nie praca. Która centrala, jaki model, kiedy była serwisowana ostatnio, co wtedy wymieniono, gdzie jest wyłącznik. W karcie urządzenia ta historia zamienia wyjazd diagnostyczny w naprawę.
Przeglądy planowe, które naprawdę się odbywają
Obowiązkowe kontrole, interwały międzyserwisowe i oględziny planuje się raz, a potem broni. Jako zgłoszenia cykliczne pojawiają się na tablicy z wyprzedzeniem i z własną listą kontrolną, i to odróżnia system utrzymania od zamiaru utrzymywania.
Koszt, dowody i raport dla zamawiającego
Służba własna czy firma zewnętrzna, pytanie przychodzi jedno: ile kosztowała eksploatacja budynku i co za te pieniądze zrobiono. Ewidencja godzin, materiałów i wyników w zgłoszeniu zamienia taki raport w zapytanie, a nie w projekt.
Zacznij od planu darmowego
Bez limitu czasowego. Uzyskaj pełny dostęp do podstawowych funkcji i uaktualnij, gdy będziesz gotowy.
Przeczytaj pełny przewodnik po programie do eksploatacji budynków
Ta część eksploatacji, która odbywa się nogami
Eksploatacja budynków obejmuje wiele rzeczy, od umów najmu po aranżację pomieszczeń. Tu mowa o części fizycznej: technicy, sprzątacze i podwykonawcy, którzy chodzą między budynkami i coś naprawiają albo serwisują. Ta praca jest bliżej serwisu terenowego niż systemów zarządzania portfelem nieruchomości, a narzędzia pisane pod to drugie obsługują ją słabo.
Sprawdzian jest prosty. Czy człowiek stojący w komorze wentylacyjnej z telefonem bez zasięgu może normalnie zamknąć zgłoszenie. Jeśli nie, zapis pojawi się później i z pamięci albo nie pojawi się wcale, a każdy raport zbudowany na nim odziedziczy tę słabość.
Prace awaryjne zjadają planowe, jeśli nie widać obu
Każda służba utrzymania ma ten sam scenariusz awarii. Przychodzi zgłoszenie, technika zdejmuje się z przeglądu planowego, a ten przegląd przenosi się na tydzień, który też jest zajęty. Powtórzcie to przez kwartał, a plan przeglądów istnieje tylko na papierze.
Nikt takiej decyzji nie podejmuje. Tak wychodzi, bo dwa rodzaje prac żyją w różnych miejscach, a cena zerwania nie jest widoczna w momencie zerwania. Wspólna tablica czyni wymianę jawną: przyjąć to zgłoszenie znaczy przesunąć tamten przegląd, i oto który.
Urządzenia, a nie adresy
W większości prac terenowych jednostką ewidencji jest obiekt. W eksploatacji użyteczną jednostką jest agregat: ta centrala, ta pompa, te drzwi, ta winda. Historia po agregacie pozwala zobaczyć, że do tej samej centrali jeżdżono trzy razy w pół roku, a to rozmowa o wymianie, a nie czwarta naprawa.
Historia zmienia sam wyjazd
Technik, który zna model, datę ostatniego serwisu i to, co wtedy wymieniono, przyjeżdża z właściwą częścią i z hipotezą. Ten, kto zna tylko budynek i skargę, traci pierwszą godzinę na ustalanie tego, co wszystkim pozostałym było wiadome.
Zgodność to zapis, a nie zamiar
Obowiązkowe kontrole istnieją po to, żeby dało się je potwierdzić. Potwierdzeniem jest wypełniona lista kontrolna z datą, nazwiskiem i coraz częściej ze zdjęciami. Zrobiona na miejscu w telefonie jest pełna i da się ją znaleźć. Zrobiona na papierze i podpięta później jest pełna mniej więcej tak, jak bardzo ktoś chce to sprawdzić.
Podwykonawcy to część historii budynku
Prace specjalistyczne idą do firm zewnętrznych: windy, systemy przeciwpożarowe, klimatyzacja. Jeśli takie wizyty żyją w korespondencji z dostawcami, budynek nie ma jednej historii i nikt nie odpowie, kiedy była ostatnia kontrola. Jako zgłoszenia we wspólnym grafiku historia jest pełna niezależnie od wykonawcy.
Raport, o który na pewno poproszą
Służba własna czy podwykonawca, pytania są takie same: ile wydano na ten budynek, jak szybko reagowano, jaka część przeglądów planowych została wykonana w terminie. Każde z nich jest trywialne, jeśli godziny i wyniki leżą w zgłoszeniach, i jest tygodniem pracy z tabelami, jeśli nie leżą.
Na co patrzeć
Czy prace awaryjne i planowe żyją na jednym ekranie. Czy historia prowadzona jest po urządzeniu, a nie tylko po budynku. Czy technik może zamknąć zgłoszenie bez zasięgu. Czy dowód zgodności składa się z zapisu, a nie z segregatorów.
Zacznij za darmo
Mała służba z dwóch osób pracuje za darmo bez ograniczenia czasu: planowanie, protokoły cyfrowe, aplikacja mobilna i raporty są w zestawie, a to wystarczy, żeby sprawdzić podejście na jednym budynku.
Płatne moduły podłącza się w miarę potrzeby, każdy z okresem bezpłatnym do 55 dni: magazyn na części, faktury, jeśli prace są refakturowane, kontrola lokalizacji przy rozproszonym portfelu, gabinet klienta, kiedy najemcy potrzebują przejrzystości.
Każda część opisana jest osobno: zarządzanie zadaniami i dyspozytornia, historia zgłoszeń, protokoły cyfrowe, aplikacja mobilna, uprawnienia wg ról i raporty. Ceny na stronie cennika.
Najczęściej zadawane pytania
Czy można prowadzić zgłoszenia i prace planowe na jednej tablicy?
Tak, o to właśnie chodzi. Pilne zgłoszenia i przeglądy planowe widać razem, więc skutki przyjęcia awaryjnego zgłoszenia dla planu przeglądów są jasne przed decyzją, a nie na koniec kwartału.
Czy historia jest prowadzona po urządzeniu?
Każde zgłoszenie jest przypisane do agregatu i budynku, więc historia konkretnej centrali otwiera się w jednym miejscu: co robiono, kiedy, kto i jakimi częściami. Właśnie to zamienia wyjazd diagnostyczny w naprawę.
Czy aplikacja działa w pomieszczeniu technicznym bez zasięgu?
Aplikacja na iOS i Androida trzyma zgłoszenie, listę kontrolną i zdjęcia na urządzeniu i synchronizuje się, kiedy łączność wróci. Piwnice i komory wentylacyjne bez pokrycia dokumentuje się normalnie.
Czy obowiązkowe kontrole można planować automatycznie?
Zgłoszenia cykliczne ustawia się przy agregacie z właściwym interwałem, więc oględziny i serwis pojawiają się na tablicy z wyprzedzeniem, a każda wykonana wizyta przechowuje swój dowód i podpis.
Czy można śledzić prace podwykonawców razem z własnymi?
Wizyty firm zewnętrznych prowadzi się jako zgłoszenia w tym samym grafiku, więc budynek ma jedną historię niezależnie od tego, kto wykonał pracę.
Czy można otrzymać koszt i czas reakcji po budynku?
Godziny, materiały i wyniki zapisuje się w zgłoszeniu, a z nich składają się czas reakcji, procent wykonania planu i koszt po budynku, bez składania tabeli na koniec miesiąca.
Ile kosztuje start?
Zespoły do dwóch osób pracują za darmo bez ograniczenia czasu: planowanie, protokoły cyfrowe, aplikacja mobilna i raporty są w zestawie. Dalej płatność za pracownika miesięcznie, każdy płatny moduł ma okres bezpłatny do 55 dni.
Gotowy, by zmienić swoją pracę w terenie?
Dolacz do tysięcy firm świadczących uslugi w terenie, które codziennie ufają Shifton w prowadzeniu madrzejszych operacji.