Program dla firmy DDD: dezynsekcja i kontrola insektów
Trasy zabiegów układane według rejonów, każdy zabieg zapisany na obiekcie i umowy serwisowe, które same generują kolejne wizyty.
Trasa to marża
Firma zajmująca się zwalczaniem insektów zarabia na zleceniach zamkniętych na technika dziennie, a traci w trasie. Grafik ułożony według kolejności telefonów, a nie według rejonu, po cichu zabiera każdemu autu jedno zlecenie dziennie, a w skali roku to moc przerobowa technika, którego nikt nie zatrudnił.
Co zastosowano, gdzie i kto to zrobił
Każdy zabieg jest dokumentem, o który ktoś może poprosić: klient, kolejny technik, audytor, czasem prawnik. Zapisany na papierowej karcie w aucie jest dokumentacją wyłącznie z nazwy. Zebrany na zleceniu staje się historią obiektu, na której firma pracuje.
Umowy serwisowe, które nie opierają się na pamięci
Dezynsekcja dla firm to biznes abonamentowy przebrany za usługę terenową. Restauracje, magazyny i zakłady spożywcze kupują harmonogram wizyt, a ten przychód trwa dokładnie tyle, ile te wizyty pojawiają się same, bez niczyjego przypominania.
Od zamkniętego zlecenia do faktury
Dezynsekcja to praca o dużym wolumenie i niskim paragonie: wiele wyjazdów, krótkie kwoty i papierologia rosnąca szybciej niż obrót. Marża ucieka na odcinku między technikiem kończącym zabieg a pieniędzmi na koncie firmy.
Zacznij od planu darmowego
Bez limitu czasowego. Uzyskaj pełny dostęp do podstawowych funkcji i uaktualnij, gdy będziesz gotowy.
Przeczytaj pełny przewodnik po programach dla firm DDD
Dlaczego dezynsekcję trudniej zaplanować, niż wygląda
Z zewnątrz zwalczanie insektów wygląda na prostą robotę w terenie: technik, auto, lista adresów. Kłopot w tym, że prawie nic o zleceniu nie jest znane, zanim ktoś stanie na obiekcie. Gniazdo mrówek to dwadzieścia minut albo dwie godziny, zależnie od tego, gdzie siedzi. Zabieg na pluskwy zależy od liczby zajętych pokoi i od tego, czy mieszkaniec je przygotował. Kuchnia restauracji z karaluchami o dziewiątej rano to inne zlecenie niż o dziewiątej wieczorem.
Ta niepewność jest powodem, dla którego kupuje się program branżowy i porzuca zwykłe kalendarze. Grafik musi przetrwać to, że kilka razy dziennie okazuje się nieaktualny, a biuro nie może przy tym stracić z oczu, którzy klienci wciąż czekają na kogoś.
Cztery zapisy, na których stoi firma
Trasa
Moc przerobową mierzy się tu zleceniami na auto dziennie, a różnica między dobrze ułożoną trasą a listą w kolejności zapisów to zwykle jedno zlecenie. Planowanie według geografii zamiast według kolejności telefonów to najmniej efektowne z dostępnych usprawnień i pierwsze, które widać w obrocie.
Zabieg
Co zastosowano, w jakim stężeniu, w których pomieszczeniach i w jakich warunkach: to ten zapis odpowiada na reklamację, wyznacza wizytę powtórną i dowodzi, że pracę wykonano właściwie. Musi powstać na obiekcie, bo dokumentacja pisana później jest streszczeniem wspomnienia.
Historia obiektu
Nawracające zapluskwienie rozpoznaje się między wizytami, a nie w obrębie jednej. Technik, który widzi, co znalazła poprzednia wizyta, które szczeliny uszczelniono i jaki preparat poszedł miesiąc temu, traktuje zlecenie jak kolejny krok planu zabiegów, a nie jak pierwszą wizytę w nieznanym budynku.
Umowa
Praca dla firm planowana jest z rocznym wyprzedzeniem i zapominana w tydzień. Wizyty, które generują się same, w rytmie zapisanym w umowie, dzielą usługę, która działa, od takiej, o której przypomina się, gdy klient dzwoni z pytaniem, czemu nikt nie przyjechał.
Czego biuro przestaje robić
Większość papierkowej roboty w małej firmie DDD to odtwarzanie. Ustalanie ze stosu kart drogowych, które zlecenia zostały zamknięte. Odbudowywanie godzin w piątek po południu. Gonienie technika o szczegół zabiegu, bo klient go zakwestionował. Wystawianie faktury tydzień po pracy, bo papiery szły swoim tempem.
Kiedy zlecenie niesie własną dokumentację, ta praca znika, zamiast przenosić się gdzie indziej. Wizytę zamyka się w telefonie, formularz zostaje w załączniku, godziny są już policzone, a faktura powstaje z tego, co faktycznie zrobiono. Osobny program do fakturowania nie jest w tym modelu oddzielnym zakupem: faktura to po prostu to, co dzieje się z zakończonym zleceniem.
Co program do planowania musi umieć ponad kalendarz
Program do planowania dla firm DDD bywa szukany jak kalendarz z doczepionymi technikami, i dlatego tyle narzędzi porzuca się w ciągu roku. Kalendarz odpowiada, gdzie ktoś ma być. System zarządzania musi odpowiedzieć, co się stało, kiedy tam dotarł, którą wizytą w cyklu zabiegów to było i czy klient dostał za to fakturę.
To także uczciwa odpowiedź na pytanie o CRM. Historia klienta w tej branży nie jest listą kontaktów, tylko listą obiektów z własną historią zapluskwień. Zlecenie, które przychodzi z ustaleniami sprzed miesiąca w załączniku, jest warte więcej niż kartoteka z numerem telefonu.
Małe firmy szukają programu z powodów małej firmy: dwóch albo trzech techników, brak zaplecza biurowego i zero ochoty na sześciotygodniowe wdrożenie. Przy tej skali aplikacja, której technik używa pierwszego dnia bez szkolenia, znaczy więcej niż jakiekolwiek porównanie funkcji.
Klienci prywatni i firmowi na jednej tablicy
Niemal każda firma zwalczająca insekty prowadzi dwa biznesy naraz. Zlecenia prywatne przychodzą telefonem, są pilne, płatne za wyjazd i wygrywa się je szybkością dojazdu. Zlecenia firmowe idą z umowy, są zaplanowane, audytowane i wygrywa się je jakością dokumentacji. Obydwa walczą o tych samych techników tego samego dnia.
Wspólna tablica czyni tę rywalizację widoczną. Pilne zgłoszenie prywatne wstawione w trasę od razu pokazuje, co przesuwa. Obchód z umowy przekładany tydzień po tygodniu pokazuje umowę zagrożoną. Dwa osobne systemy ukrywają dokładnie ten wybór, który firma powinna widzieć.
Uczciwe granice
Shifton Field Service to oprogramowanie do pracy ludzi i zleceń. Planuje trasy, trzyma zlecenie razem z formularzami, zapisuje wykonane prace, liczy godziny i zamienia wynik w faktury i raporty. Do dwóch pracowników, tablica, aplikacja, karty zlecenia i raporty nie kosztują nic; moduły płatne to magazyn, fakturowanie, kontrola lokalizacji i portal klienta.
To nie jest urzędowy rejestr preparatów ani system uprawnień. Firmy DDD mają obowiązki dotyczące ewidencji zastosowanych środków, kwalifikacji techników, a na części rynków także zgłaszania zabiegów, i zakres tych obowiązków wyznacza regulator, a nie dostawca oprogramowania. Sensowne podejście to traktować zapis zlecenia jako dowód wykonanej pracy i osobno sprawdzić, czego wymaga od niego lokalne prawo.
Najczęściej zadawane pytania
Czy technik zapisze zabieg bez zasięgu?
Tak. Zlecenie, formularze i listy kontrolne są na urządzeniu, więc technik w piwnicy, w maszynowni albo w gospodarstwie poza miastem zamyka dokumentację offline. Zdjęcia, podpisy i dane preparatów trafiają na serwer, gdy telefon odzyska łączność.
Jak prowadzone są cykliczne umowy z firmami?
Zlecenia cykliczne tworzą z wyprzedzeniem zaplanowane wizyty dla każdego obiektu objętego umową, z własną listą kontrolną i własną historią. Tablica pokazuje umowy, które zaczynają się opóźniać, a to zwykle pierwszy sygnał, że przedłużenie jest zagrożone.
Czy widać, czym obiekt był traktowany poprzednim razem?
Każdy adres prowadzi własną historię wizyt. Technik, który przyjeżdża, widzi wcześniejsze ustalenia, użyte preparaty i zrobione zdjęcia, więc zabieg powtórny zaczyna się od poprzedniej wizyty, a nie od tego, co pamięta klient.
Czy trasy układane są według położenia obiektów?
Zlecenia planuje się rejonami, a nie w kolejności przyjmowania, a pilne zgłoszenie można wstawić w trasę faktycznie najbliższą. Biuro widzi dzień na żywo, więc opóźnioną trasę da się przebudować, dopóki to jeszcze coś daje.
Czy obsłuży jednocześnie zgłoszenia od osób prywatnych i obchody firmowe?
Jedno i drugie stoi na tej samej tablicy. Jednorazowy zabieg w mieszkaniu, wizyta gwarancyjna i obchód z umowy to zlecenia z własnym czasem trwania i własną listą kontrolną, i właśnie to nie pozwala wcisnąć dwugodzinnego zabiegu w okno półgodzinne.
Co mała firma DDD dostaje za darmo?
Do dwóch pracowników jest bezpłatnie i bezterminowo, razem z tablicą, aplikacją mobilną, kartami zlecenia i raportami. Fakturowanie, magazyn, kontrola lokalizacji i portal klienta są płatne osobno, za pracownika miesięcznie.
Czy prowadzi ewidencję preparatów w aucie?
Inwentarz to moduł płatny i pokazuje stan oraz zużycie, więc rozchód czyta się obok zapisanych zabiegów. To gospodarka magazynowa dla serwisu terenowego, a nie urzędowy rejestr preparatów, i nie zastępuje dokumentacji, którą firma DDD ma obowiązek prowadzić: jej zakres wyznacza regulator.
Gotowy, by zmienić swoją pracę w terenie?
Dołącz do tysięcy firm świadczących usługi w terenie, które codziennie ufają Shifton w prowadzeniu mądrzejszych operacji.