Hovenier software voor ploegen en routes

Twee bedrijven, één set ploegen

Bijna elk hoveniersbedrijf is in werkelijkheid twee bedrijven. Onderhoud is een routebedrijf: voorspelbaar, terugkerend, per bezoek geprijsd en alleen winstgevend als het rijden tussen tuinen kort is. Aanleg is een projectbedrijf: onregelmatig, weersafhankelijk, per project geprijsd en alleen winstgevend als de volgorde standhoudt. Ze delen bussen, mensen en een agenda, en in die agenda begint het gedoe.

Het praktische gevolg is dat de software herhaling en volgorde tegelijk moet kunnen. Een tool die alleen afspraken kent, dwingt je de ronde elke week opnieuw te bouwen. Een tool die alleen projecten kent, verliest de ronde helemaal.

De ronde is een routeprobleem

Op een onderhoudsronde is het werk niet de variabele. Een gazon maaien duurt wat het duurt. De variabele is het rijden, en dat is het deel dat vrijwel niemand meet. Een ronde die is opgebouwd in de volgorde waarin klanten tekenden en niet in de volgorde waarin ze op de kaart liggen, kan een kwart van de dag in de bus doorbrengen.

De dag ordenen, niet alleen vullen

De dag plannen in rijvolgorde is de goedkoopste verbetering die een onderhoudsbedrijf kan doorvoeren, en ze stapelt op. Twintig minuten per ploeg per dag is anderhalve tuin per week, elke week, zonder extra mensen. De ronde als volgorde zien in plaats van als lijst is wat dat zichtbaar maakt.

Tuinkennis in het bedrijf houden

Poortcodes, honden, de buurman die voor achten over lawaai klaagt, het border dat in maart hard wordt teruggezet, de klant die het snoeiafval wil laten liggen en degene die het mee wil geven. In de meeste bedrijven leeft dit in het hoofd van wie de ronde het langst rijdt, en het loopt met die persoon de deur uit. Op de kaart hoort het bij het bedrijf, en een nieuwkomer rijdt de ronde in de eerste week goed.

Uren per tuin bepalen verlengingen

Onderhoudscontracten worden op gevoel verlengd en op rekenwerk verloren. Het gevoel zegt dat een tuin prima loopt. Het rekenwerk zegt dat hij op veertig minuten is geprijsd, er in juni zeventig kost en al drie jaar niet is herzien. Zonder uren per tuin heeft niemand het rekenwerk, dus is de verlenging een gok en die gok pakt meestal gunstig uit voor de klant.

Begin en eind vastleggen maakt hier een routinerapport van. Er vallen twee dingen uit. Ten eerste de tuinen die bij verlenging opnieuw geprijsd moeten worden. Ten tweede de tuinen die prima zijn maar slecht worden aangereden, en dat is een routecorrectie en geen prijsverhoging.

Meerwerk is het stilste verlies

Een ploeg staat in de tuin, de klant vraagt of ze die struik er meteen even uit kunnen halen, en de ploeg doet het omdat nee zeggen ongemakkelijk is. Tien minuten werk, geen vastlegging, geen factuur. Vermenigvuldig dat met een seizoen en het is een echt bedrag, en niemand in het bedrijf ziet het omdat het nooit papier heeft aangeraakt.

De oplossing is geen beleid over nee zeggen. De oplossing is dat vastleggen vijf seconden kost op een telefoon die de ploegbaas toch al vasthoudt. Vastgelegd wordt het meerwerk óf gefactureerd óf bewust weggegeven, en beide zijn beter dan de derde optie.

Weer en het eerlijke plan

Hoveniers verliezen dagen aan regen en vorst zoals dakdekkers, maar de onderhoudsronde heeft een genade die aanleg niet heeft: een gemiste maaibeurt kan meestal worden ingehaald. Dat werkt alleen als het inhalen wordt gepland in plaats van geïmproviseerd. De hele week zien, met echte duur en echte rijtijd, is wat een kantoor in staat stelt te beslissen welke tuinen opschuiven en welke ploeg het extra opvangt, voordat klanten gaan bellen.

Wat te controleren voor je kiest

Drie vragen tellen zwaarder dan welke functielijst ook. Kan een terugkerende ronde één keer worden gepland en bijgesteld in plaats van wekelijks opnieuw gebouwd? Kan een ploegbaas een bezoek op een telefoon binnen een minuut afronden, foto inbegrepen, zonder bereik? Kan de maand worden gefactureerd uit de werkelijk vastgelegde bezoeken en het meerwerk?

Als dat werkt, is de software in augustus nog in gebruik. Zo niet, dan wordt hij in juni stilletjes losgelaten, wanneer niemand tijd heeft om ermee te vechten.

Beginnen op het gratis plan

Een tweemansbedrijf werkt gratis zonder tijdslimiet: planning, digitale rapporten, mobiele app en rapportage inbegrepen. Een bedrijf met één ploeg kan zo permanent werken, en een groter bedrijf kan er de ronde mee testen voordat er iets wordt uitgerold.

Betaalde modules komen erbij wanneer ze zichzelf terugverdienen. Facturatie als de ronde met de hand factureren de vervelendste middag van de maand wordt. Voorraad als planten en materiaal niet meer kloppen. Locatiecontrole als ploegen een groot gebied bestrijken. Klantportaal als klanten hun eigen bezoekhistorie willen zien. Elke module heeft tot 55 dagen gratis proefperiode.

Elk onderdeel heeft een eigen pagina: taakbeheer en planning, mobiele app, digitale rapporten, werkgebieden, facturatie en rapportage. De prijzen staan op de prijspagina.