Facility management software voor mobiele onderhoudsteams
Storingsmeldingen, gepland onderhoud en bezoeken van aannemers op één bord, met de installatie, de checklist en de handtekening bij de klus.
Storing en gepland onderhoud vechten om dezelfde technici
Een onderhoudsteam wordt afgerekend op reactietijd en betaald voor gepland onderhoud. Beide gebruiken dezelfde mensen, en de storing schreeuwt altijd harder. Zonder één bord is het geplande onderhoud wat stilletjes niet gebeurt, en dat blijft onzichtbaar tot er iets stukgaat.
De technicus komt aan en kent de installatie
Een melding dat de luchtbehandelingskast op de derde verdieping lawaai maakt is nog geen klus. Welke unit, welk model, wanneer voor het laatst onderhouden, wat er toen vervangen is, waar de werkschakelaar zit. In de installatiekaart maakt die historie van een diagnosebezoek een reparatie.
Gepland onderhoud dat echt gebeurt
Wettelijke keuringen, onderhoudsintervallen en inspecties plan je één keer en verdedig je daarna. Als terugkerende klussen verschijnen ze vooruit op het bord met hun eigen checklist, en dat is het verschil tussen een onderhoudsregime en een onderhoudsvoornemen.
Kosten, bewijs en de rapportage aan de klant
Eigen team of uitbesteed, dezelfde vraag komt: wat kostte het exploiteren van dit pand en wat is daarvoor gedaan. Uren, materiaal en resultaten op de klus vastleggen maakt van die rapportage een query in plaats van een project.
Start met het gratis abonnement
Geen tijdslimiet. Krijg volledige toegang tot de kernfuncties en upgrade wanneer u er klaar voor bent.
Lees de volledige gids over facility management software
Het deel van facility management dat te voet gebeurt
Facility management bestrijkt veel, van contractbeheer tot ruimteplanning. Hier gaat het om het fysieke deel: de technici, schoonmakers en aannemers die tussen gebouwen bewegen en dingen repareren en onderhouden. Dat werk lijkt meer op field service dan op systemen die vastgoedportefeuilles beheren, en gereedschap voor dat laatste bedient het slecht.
De test is eenvoudig. Kan iemand die met een telefoon zonder bereik in een installatieruimte staat de klus netjes afronden? Zo niet, dan komt de vastlegging later, uit het hoofd, of helemaal niet, en elke rapportage daarop erft die zwakte.
Storingen eten gepland werk op als je beide niet ziet
Elk onderhoudsteam kent hetzelfde patroon. Er komt een melding, een technicus wordt van een geplande beurt gehaald, en die beurt schuift naar een week die ook vol zit. Doe dat een kwartaal en het onderhoudsprogramma bestaat alleen op papier.
Niemand besluit dat. Het gebeurt omdat beide soorten werk op verschillende plekken worden beheerd, zodat de prijs van de onderbreking op het moment van onderbreken onzichtbaar is. Eén bord maakt de ruil expliciet: deze melding aannemen verschuift die beurt, en dit was die beurt.
Installaties, geen adressen
In de meeste buitendienstvakken is het pand de eenheid. In facility management is de bruikbare eenheid de installatie: deze luchtbehandelingskast, deze pomp, deze deur, deze lift. Historie per installatie laat zien dat dezelfde unit in zes maanden drie bezoeken kreeg, en dat is een gesprek over vervanging en geen vierde reparatie.
De historie verandert het bezoek
Een technicus die het model, de laatste onderhoudsdatum en het toen vervangen onderdeel kent, komt met het juiste onderdeel en met een hypothese. Wie alleen het gebouw en een klacht kent, besteedt het eerste uur aan uitzoeken wat iedereen al wist.
Naleving is een vastlegging, geen voornemen
Wettelijke keuringen bestaan om te worden aangetoond. Het bewijs is een ingevulde checklist met datum, een naam en steeds vaker foto's. Ter plaatse op de telefoon gemaakt is die compleet en vindbaar. Op papier gemaakt en later opgeborgen is die ongeveer even vaak compleet als iemand bereid is te controleren.
Aannemers horen bij de historie van het gebouw
Specialistisch werk gaat naar derden: liften, brandmeldsystemen, klimaat. Leven die bezoeken in e-mails met leveranciers, dan heeft het gebouw geen enkele historie en kan niemand zeggen wanneer de laatste keuring was. Als klussen in dezelfde planning is het dossier compleet, wie het werk ook deed.
De rapportage waar iemand om gaat vragen
Eigen team of aannemer, dezelfde vragen komen: wat kostte dit gebouw ons, hoe snel reageerden we, welk deel van het geplande onderhoud is op tijd afgerond. Elk daarvan is triviaal als uren en resultaten op klussen staan, en een week spreadsheetwerk als dat niet zo is.
Waar je op moet letten
Passen storing en gepland onderhoud in één scherm? Wordt historie per apparaat bijgehouden en niet alleen per gebouw? Kan een technicus offline afsluiten? Komt het nalevingsbewijs uit het dossier in plaats van uit ordners?
Gratis beginnen
Een klein team van twee werkt gratis zonder tijdslimiet: planning, digitale rapporten, mobiele app en rapportage inbegrepen, genoeg om de aanpak op één gebouw te testen.
Betaalde modules komen naar behoefte, elk met tot 55 dagen gratis proefperiode: voorraad voor onderdelen, facturatie als werk wordt doorbelast, locatiecontrole bij een verspreide portefeuille, klantportaal als gebruikers inzicht willen.
Elk onderdeel is gedocumenteerd: taakbeheer en planning, klushistorie, digitale rapporten, mobiele app, rechten per rol en rapportage. De prijzen staan op de prijspagina.
Veelgestelde vragen
Kunnen storingen en gepland onderhoud op één bord staan?
Ja, en daar gaat het om. Spoedmeldingen en gepland onderhoud zijn samen zichtbaar, zodat het effect van een aangenomen storing op het onderhoudsprogramma duidelijk is vóór het besluit en niet pas aan het eind van het kwartaal.
Wordt de historie per installatie bijgehouden?
Elke klus hangt aan de installatie en het gebouw waar hij bij hoort, dus de historie van een specifieke unit opent op één plek: wat er is gedaan, wanneer, door wie en met welke onderdelen. Dat maakt van een diagnosebezoek een reparatie.
Werkt de app in een technische ruimte zonder bereik?
De app voor iOS en Android houdt de klus, de checklist en de foto's op het toestel en synchroniseert zodra er weer verbinding is. Kelders en installatieruimten zonder dekking worden gewoon vastgelegd.
Kunnen wettelijke keuringen automatisch worden gepland?
Terugkerende klussen worden per installatie op het vereiste interval ingesteld, zodat keuringen en onderhoud vooruit op het bord verschijnen en elke uitvoering zijn bewijs en handtekening houdt.
Kunnen aannemers naast eigen technici gevolgd worden?
Bezoeken van derden staan als klussen in dezelfde planning, zodat het gebouw één historie heeft, ongeacht wie het werk uitvoerde.
Kunnen kosten en reactietijden per gebouw worden gerapporteerd?
Uren, materiaal en resultaten staan op de klus, en daaruit volgen reactietijden, realisatiegraad en kosten per gebouw zonder aan het eind van de maand een spreadsheet te bouwen.
Wat kost het om te beginnen?
Teams van twee personen of minder werken gratis zonder tijdslimiet, met planning, digitale rapporten, mobiele app en rapportage. Daarboven geldt een prijs per medewerker per maand, en elke betaalde module heeft tot 55 dagen gratis proefperiode.
Klaar om uw buitendienstactiviteiten te transformeren?
Sluit je aan bij duizenden field service bedrijven die dagelijks op Shifton vertrouwen om slimmer te werken.