Schoonmaak software voor ploegen en contracten
Contractrondes, eenmalige schoonmaak en vervangingen op één bord, met checklist, foto's en uren bij de klus.
Vervanging is het hele probleem
Een schoonmaakcontract is de belofte dat iemand op een bepaald tijdstip op een object staat, week na week. Het meeste operationele werk is geen schoonmaken maar invullen: ziekte, vakantie, een opzegging op vrijdag, een nieuw object dat maandag start. In een spreadsheet is vervanging een telefoonketen. Op een bord is het een beslissing van een minuut.
Bewijs dat het object is schoongemaakt, niet alleen bezocht
Schoonmaak wordt op vertrouwen gekocht en op twijfel verloren. Een klant die niet ziet wat er is gedaan gaat van het ergste uit op de dag dat hij een niet geleegde prullenbak vindt. Een bezoekverslag met ingevulde checklist en foto's maakt van het gesprek geen ruzie maar een beoordeling van bewijs.
Uren op het contract, niet op de week
De marge in de schoonmaak is dun en bestaat volledig uit uren. Een object dat voor twee uur is ingeroosterd en er tweeënhalf kost, verliest bij elk bezoek stilletjes geld, en het verlies verschijnt pas aan het eind van het jaar in een getal dat niemand kan verklaren. Tijd bij de klus vastleggen maakt er een weekfeit van.
Verbruiksartikelen, extra werk en een factuur die bij de maand past
Verbruiksartikelen worden centraal gekocht en op het object gebruikt, en het verschil daartussen is waar een schoonmaakbudget verdwijnt. Periodiek werk zoals tapijt of glas wordt telefonisch afgesproken en bij het factureren vergeten. Beide horen bij de klus, waar de factuur ze kan vinden.
Start met het gratis abonnement
Geen tijdslimiet. Krijg volledige toegang tot de kernfuncties en upgrade wanneer u er klaar voor bent.
Lees de volledige gids over schoonmaak software
Wat een schoonmaakbedrijf werkelijk stuurt
Van buiten verkoopt een schoonmaakbedrijf schoonmaak. Van binnen stuurt het aanwezigheid. Het bestek wordt één keer afgesproken en verandert zelden. Wat elke dag verandert is wie beschikbaar is, wie te laat is, wie is vertrokken en welk object morgenochtend onbezet blijft. Software die een schoonmaakbedrijf helpt is software die vervanging snel en aanwezigheid bewijsbaar maakt, in die volgorde.
Daarom vallen algemene agendatools hier tegen. Ze zijn gebouwd om klantafspraken te plannen. Een schoonmaakoperatie plant geen afspraken, ze vult terugkerende tijdvakken op tientallen objecten en repareert die invulling dagelijks.
Vervanging en het probleem van zes uur 's ochtends
Het bepalende moment in contractschoonmaak gebeurt voordat de meeste kantoren opengaan. Iemand is ziek, een object verwacht om zeven uur een medewerker, en een leidinggevende werkt een contactenlijst af. De kwaliteit van de uitkomst hangt volledig af van de vraag of die leidinggevende kan zien wie vrij is, wie dichtbij is en wie voor dat object is geïnstrueerd.
Herverdelen moet één handeling zijn
Als vervangen zes telefoontjes kost, gebeurt het soms niet. Als het drie tikken kost en beide mensen een melding krijgen, gebeurt het altijd. Dat is het hele argument om het rooster te bewaren op een plek die zowel het kantoor als de medewerkers zien, in plaats van in een spreadsheet die maar één persoon kan bewerken.
Het serviceverslag is het product
Schoonmaak wordt beoordeeld op het ene dat is gemist, niet op de negentig die zijn gedaan. Zonder vastlegging is elke klacht een kwestie van mening en is de klant altijd zekerder dan jij. Met een ingevulde checklist, tijdstempels en foto's wordt diezelfde klacht een specifieke vraag met een specifiek antwoord, en vaak is het antwoord dat het punt helemaal niet in het bestek stond.
Die vastlegging beschermt ook de goede medewerkers. Een object dat regelmatig klaagt en een dossier dat goed uitgevoerd werk laat zien, is een contractprobleem en geen personeelsprobleem, en die twee uit elkaar houden is zonder bewijs onmogelijk.
De uren zijn de marge
In een bedrijf waar arbeid vrijwel de hele kostprijs is, is het verschil tussen ingeroosterde en gewerkte uren het verschil tussen een winstgevend contract en een contract dat stilletjes uit een ander wordt gefinancierd. Vijftien minuten te veel, per bezoek, vijf bezoeken per week, is meer dan honderd uur per jaar op één object.
Tijd op het object vastleggen in plaats van op de loonweek is wat dat zichtbaar maakt. Het beantwoordt ook de vraag die bij elke heraanbesteding terugkomt: wat kost dit object ons werkelijk om te leveren.
Periodiek werk en verbruiksartikelen
Twee dingen vallen standaard buiten de schoonmaakfacturatie. Het eerste is periodiek werk: tapijten, glas, hardevloerbehandeling, weken eerder telefonisch afgesproken en nooit gefactureerd. Het tweede zijn verbruiksartikelen, centraal besteld, op het object verbruikt en door niemand afgestemd. Beide zijn terug te halen als ze bij het bezoek worden vastgelegd waar ze bij horen, en geen van beide uit het geheugen aan het eind van de maand.
Kiezen zonder spijt
Drie praktische tests. Kan een leidinggevende een afwezigheid binnen een minuut vanaf een telefoon opvangen? Kan een medewerker een objectchecklist zonder bereik in een kelder afronden? Kan de maand worden gefactureerd uit de vastgelegde bezoeken in plaats van uit een parallel bijgehouden spreadsheet?
Een tool die op een van die punten faalt wordt een maand gebruikt en daarna stilletjes vervangen door een groepschat, waar de meeste schoonmaakroosters in werkelijkheid leven.
Beginnen op het gratis plan
Een tweemansoperatie werkt gratis zonder tijdslimiet, met planning, digitale rapporten, mobiele app en rapportage. Genoeg om een handvol contracten netjes te draaien en te zien of de werkwijze past.
Betaalde modules komen erbij naarmate het bedrijf groeit. Facturatie wanneer factureren de vervelendste dag van de maand is. Voorraad wanneer verbruiksartikelen niet meer kloppen. Locatiecontrole wanneer de objecten verspreid liggen. Klantportaal wanneer klanten om hun eigen historie vragen. Elke module heeft tot 55 dagen gratis proefperiode.
De onderdelen zijn apart gedocumenteerd: taakbeheer en planning, digitale rapporten, mobiele app, klushistorie, facturatie en rapportage. De prijzen staan op de prijspagina.
Veelgestelde vragen
Hoe lost de software vervanging op als iemand ziek is?
Het bord toont wie vrij is en wie dichtbij genoeg is om op tijd te zijn. Het bezoek wordt in een paar tikken herverdeeld, en zowel de nieuwe medewerker als de leidinggevende zien de wijziging meteen in de app, zodat vervangen geen telefoonketen om zes uur 's ochtends meer is.
Kunnen we een klant bewijzen dat een object goed is schoongemaakt?
Ja. Elk bezoek draagt de objectchecklist die op de telefoon is ingevuld, foto's met tijdstempel en de vastlegging van wie er was en hoe lang. Het gesprek met de klant gaat van mening naar bewijs, en de historie van dat object opent op één plek.
Kan ik de gewerkte uren per contract zien?
Uren worden op het object vastgelegd en niet op de dag, zodat geplande en werkelijke tijd per contract in rapportages worden vergeleken. Een object dat structureel over zijn ingeroosterde uren gaat, is binnen weken zichtbaar en niet pas bij de jaarafsluiting.
Werkt de app in gebouwen zonder bereik?
De app voor iOS en Android houdt de klus en de checklist op het toestel. Kelders en technische ruimten zonder dekking worden gewoon vastgelegd en alles synchroniseert zodra er verbinding is, dus er wordt niets op papier gezet om later over te typen.
Kunnen we de verbruiksartikelen per object bijhouden?
Met de voorraadmodule wel. Verbruiksartikelen worden vastgelegd bij het object waar ze worden gebruikt, de voorraad daalt automatisch en lage standen worden gemeld voordat een medewerker aankomt en niets heeft om mee te werken.
Is schoonmaak software bruikbaar voor een heel klein bedrijf?
Teams van twee personen of minder werken op het gratis plan zonder tijdslimiet: planning, digitale rapporten, mobiele app en rapportage inbegrepen. Betaalde modules komen erbij naarmate er contracten worden gewonnen.
Wat kost het als het team groeit?
Boven twee medewerkers geldt een prijs per medewerker per maand, en elke betaalde module heeft tot 55 dagen gratis proefperiode. Dat is genoeg om een heel kwartaal contractschoonmaak door de facturatie te laten lopen voordat je beslist.
Klaar om uw buitendienstactiviteiten te transformeren?
Sluit je aan bij duizenden field service bedrijven die dagelijks op Shifton vertrouwen om slimmer te werken.