Koeltechniek software voor service en contracten
Storingen, gepland onderhoud en keuringsbezoeken op één bord, met de installatie, de metingen en de onderdelen bij de opdracht.
Stilstand wordt in handelswaar gemeten, niet in uren
Koeltechniek is bijzonder omdat de kosten van een storing niet de reparatie zijn. Een koelcel in een restaurant of een wandkoeling in een winkel wordt binnen enkele uren afgeschreven waar. Daarom gaat de storing voor, en daarom moet het bord in seconden zeggen wie er het snelst is.
Elke installatie heeft een kaart, historie en een eigen plan
Een klant is geen installatie: het is een koelcel, twee wandkoelingen, een blastchiller en een ijsmachine, elk met eigen koudemiddel, model en storingen. Wordt het onderhoud per installatie gevoerd in plaats van per adres, dan wordt zichtbaar welke machine de uren opeet.
Koudemiddel, metingen en het logboek dat de regelgeving vraagt
Dit is een gereguleerd vak. Vullingen, terugwinning, lekcontroles en de metingen van elk bezoek moeten per installatie worden vastgelegd en te tonen zijn. Een op de telefoon ingevuld digitaal formulier levert dat logboek zonder dubbel werk op kantoor.
Contracten, storingen en de onzichtbare marge
Een onderhoudsportefeuille lijkt rendabel tot je de nachtritten telt die ze veroorzaakt. Met uren, onderdelen en voorrijden genoteerd per klant en per installatie wordt de verlenging met cijfers onderhandeld in plaats van op gevoel.
Start met het gratis abonnement
Geen tijdslimiet. Krijg volledige toegang tot de kernfuncties en upgrade wanneer u er klaar voor bent.
Lees de volledige gids over koeltechniek software
Stilstand wordt in handelswaar gemeten, niet in uren
Koelservice is ongewoon, omdat de kosten van een storing niet de reparatie zijn. Een koelcel in een restaurant, een koelmeubel in een buurtsupermarkt of een blastfreezer in een productiekeuken bevat voorraad die waarde begint te verliezen zodra de temperatuur verschuift. De klant die zaterdagavond om negen uur belt, maakt zich geen zorgen over een compressor, maar over wat er in de cel ligt.
Dat verandert waar de beslissing over wie je uitstuurt over gaat. Het gaat er niet om wie vrij is, maar om wie het snelst ter plaatse kan zijn met de vakkennis om juist die installatie te repareren, en om wat het kantoor bereid is te verschuiven om dat mogelijk te maken.
De installatie is het dossier
Een supermarkt, een hotelkeuken of een koelhuis is niet één object. Het is een verzameling koelgroepen, condensors, koelmeubelen en cellen, elk met een eigen model, koudemiddel, historie en eigenaardigheden. Werk alleen per locatie vastleggen verliest alles wat nuttig is. Vastleggen per installatie levert het beeld op dat een monteur nodig heeft voordat die vertrekt, en het bewijs dat een klant nodig heeft wanneer de derde reparatie aan hetzelfde koelmeubel zich aandient.
Historie als argument voor vervanging
Het moeilijkste gesprek in koelonderhoud is een klant vertellen dat een installatie vervangen moet worden. Dat gesprek overtuigt wanneer het wordt onderbouwd met data, storingen, onderdelen en koudemiddelhoeveelheden van de afgelopen twee jaar, en overtuigt niet wanneer het een oordeel van de monteur is.
Koudemiddelregistratie is niet optioneel
Het omgaan met koudemiddel brengt registratieverplichtingen met zich mee, en die gegevens blijken steevast op het meest ongelegen moment te worden opgevraagd. Toegevoegde of teruggewonnen hoeveelheden, lekcontroles, de data en de monteur die het werk deed: dat alles hoort bij de opdracht op het moment dat het gebeurt.
Op een telefoon bij de installatie ingevuld wordt de registratie één keer gemaakt en is ze terug te vinden. Op een servicebon geschreven en vrijdag overgetikt wordt ze twee keer gemaakt, minder nauwkeurig, en soms helemaal niet.
Gepland onderhoud is wat de spoedoproepen stopt
Elk koelbedrijf weet dat gepland onderhoud storingen vermindert, en elk koelbedrijf heeft moeite het te beschermen, omdat storingen urgent zijn en onderhoud niet. De enige betrouwbare verdediging is zichtbaarheid: zien, op het moment dat een monteur van een onderhoudsbeurt wordt afgehaald, om welke installatie het ging en wanneer die nu plaatsvindt.
De registratie moet bij de installatie worden gemaakt
Koelhuizen, machinekamers, kelders en gangen achter de schermen zijn de plekken waar dit werk gebeurt. Een checklist die achteraf in een bus wordt ingevuld, is elke maand identiek, ongeacht wat er is gevonden. Dat is erger dan geen checklist, omdat het op bewijs lijkt.
Waar je op moet letten
Kan een storing worden uitgestuurd met de historie van de installatie erbij. Wordt de registratie per installatie bijgehouden in plaats van per locatie. Kan een monteur een bezoek, inclusief koudemiddelregistraties en foto's, op een telefoon bij de installatie afronden. Kunnen onderhoudsdekking en contractkosten worden gerapporteerd zonder spreadsheet.
Gratis beginnen
Een bedrijf van twee personen werkt gratis en zonder tijdslimiet: planning, digitale werkformulieren, de mobiele app en rapporten zijn inbegrepen, genoeg om de aanpak op een handvol locaties te testen.
Betaalde modules volgen de behoefte, elk met een gratis proefperiode van maximaal 55 dagen: Inventaris voor onderdelen en koudemiddel, Facturering voor het factureren van spoedoproepen, Werk locatiebeheer voor monteurs die een regio bedienen, het klantportaal voor klanten die hun eigen servicehistorie willen zien.
De onderdelen zijn apart beschreven: uitsturen en taakbeheer, opdrachthistorie, digitale werkformulieren, de mobiele app, voorraadbeheer en rapporten. Prijzen staan op de prijspagina.
Veelgestelde vragen
Kun je het onderhoud per installatie voeren in plaats van per klant?
Ja. Elke koelcel, wandkoeling of ijsmachine heeft een eigen kaart met model, koudemiddel en een eigen interval, zodat bezoeken per machine ontstaan en de historie per machine leesbaar is, wat precies de installatie zichtbaar maakt die de uren opeet.
Hoe worden storingen behandeld?
Een storing komt als spoed op het bord en gaat naar de dichtstbijzijnde monteur met het juiste certificaat. Wat ze verschuift is meteen zichtbaar, zodat kantoor de geraakte klant informeert voordat die zelf belt.
Kunnen koudemiddelvullingen worden vastgelegd?
Gevuld en teruggewonnen koudemiddel wordt bij de opdracht aan de installatie gekoppeld, samen met de lekcontroles. Zo ontstaat het logboek per locatie bezoek na bezoek in plaats van vlak voor een controle te worden gereconstrueerd.
Ziet de monteur de historie ter plaatse?
Model, koudemiddel, laatste bezoeken en gemonteerde onderdelen reizen mee bij de opdracht en openen op de telefoon. In een restaurantkelder zonder bereik is dat het verschil tussen diagnose stellen en een andere dag terugkomen.
Is dit geschikt voor een klein koeltechnisch bedrijf?
Teams van twee personen of minder werken gratis zonder tijdslimiet: planning, digitale formulieren, mobiele app en rapporten inbegrepen. Betaalde modules komen erbij als de portefeuille groeit.
Wat kost de start voor een koeltechnisch bedrijf?
Het gratis plan geldt permanent voor maximaal twee medewerkers, daarboven is de prijs per medewerker per maand. Elke betaalde module heeft een gratis proefperiode tot 55 dagen.
Klaar om uw buitendienstactiviteiten te transformeren?
Sluit je aan bij duizenden field service bedrijven die dagelijks op Shifton vertrouwen om slimmer te werken.