Software de gestión de instalaciones para equipos móviles
Avisos correctivos, mantenimiento preventivo y visitas de contratistas en un tablero, con el activo, la lista de comprobación y la firma en el trabajo.
El correctivo y el preventivo compiten por los mismos técnicos
A un equipo de mantenimiento se le juzga por el tiempo de respuesta y se le paga por el mantenimiento preventivo. Los dos usan a las mismas personas, y el correctivo siempre grita más fuerte. Sin un tablero único, el preventivo es lo que discretamente no ocurre, y no se nota hasta que algo falla.
El técnico llega conociendo el activo
Un aviso que dice que la climatizadora de la tercera planta hace ruido todavía no es un trabajo. Cuál unidad, qué modelo, cuándo se revisó por última vez, qué se cambió entonces, dónde está el seccionador. En la ficha del activo, ese historial convierte una visita de diagnóstico en una reparación.
Mantenimiento preventivo que de verdad ocurre
Las inspecciones reglamentarias, los intervalos de servicio y las revisiones se programan una vez y luego se defienden. Como trabajos recurrentes aparecen en el tablero con antelación y con su propia lista de comprobación, que es la diferencia entre un plan de mantenimiento y una intención de mantenimiento.
Coste, evidencia y el informe para el cliente
Da igual si el equipo es propio o subcontratado: alguien pregunta cuánto cuesta operar el edificio y qué se hizo con ese dinero. Registrar horas, materiales y resultados en el trabajo convierte ese informe en una consulta y no en un proyecto.
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La parte del facility management que ocurre a pie de edificio
La gestión de instalaciones abarca mucho terreno, desde la administración de contratos hasta la planificación de espacios. Aquí hablamos de la parte más física: los técnicos, los limpiadores y los contratistas que se mueven entre edificios arreglando y manteniendo cosas. Ese trabajo se parece más al servicio de campo que a los sistemas que gestionan carteras inmobiliarias, y los programas pensados para lo segundo lo atienden mal.
La prueba es sencilla. ¿Puede alguien de pie en una sala de máquinas, con un móvil y sin cobertura, cerrar el trabajo correctamente? Si no, el registro se hará después, de memoria, o no se hará, y todos los informes construidos encima heredan esa debilidad.
El correctivo se come al preventivo si no ves los dos
Todo equipo de mantenimiento tiene el mismo fallo. Entra un aviso, se saca a un técnico de una revisión programada, y esa revisión se mueve a una semana que también está llena. Repítalo durante un trimestre y el plan preventivo existe solo sobre el papel.
Nadie decide que ocurra. Ocurre porque los dos tipos de trabajo se gestionan en sitios distintos, así que el coste de la interrupción nunca es visible en el momento de interrumpir. Un tablero único lo hace explícito: aceptar este aviso mueve esa revisión, y esta era la revisión.
Activos, no direcciones
En la mayoría de los oficios de campo la unidad es el inmueble. En facility management la unidad útil es el activo: esta climatizadora, esta bomba, esta puerta, este ascensor. Guardar el historial por activo es lo que permite ver que la misma unidad ha requerido tres visitas en seis meses, lo cual es una conversación sobre sustitución y no una cuarta reparación.
El historial cambia la visita
Un técnico que conoce el modelo, la fecha del último servicio y lo que se cambió entonces llega con la pieza adecuada y con una hipótesis. Uno que solo conoce el edificio y una queja pasa la primera hora averiguando lo que ya sabía todo el mundo.
El cumplimiento es un registro, no una intención
Las inspecciones reglamentarias existen para ser evidenciadas. La evidencia es una lista completada con fecha, un nombre y, cada vez más, fotografías. Hecha en el sitio con el móvil, está completa y se encuentra. Hecha en papel y archivada después, está completa aproximadamente tantas veces como alguien se moleste en comprobarlo.
Los contratistas forman parte del historial del edificio
El trabajo especializado se subcontrata: ascensores, sistemas contra incendios, climatización. Si esas visitas viven en correos con proveedores, el edificio no tiene un historial único y nadie puede responder cuándo fue la última inspección. Registradas como trabajos en el mismo calendario, el historial está completo con independencia de quién lo hizo.
El informe que alguien va a pedir
Sea el equipo propio o contratado, llegan las mismas preguntas: cuánto nos costó este edificio, con qué rapidez respondimos, qué porcentaje del preventivo se completó a tiempo. Cada una es trivial si las horas y los resultados están en los trabajos, y una semana de hojas de cálculo si no lo están.
Qué mirar
¿Conviven correctivo y preventivo en la misma vista? ¿El historial se guarda por equipo y no solo por edificio? ¿Puede un técnico cerrar un trabajo sin conexión? ¿Sale la evidencia de cumplimiento del propio registro en vez de montarse a partir de carpetas?
Empezar gratis
Un equipo pequeño de dos personas trabaja gratis sin límite de tiempo: planificación, partes digitales, aplicación móvil e informes incluidos, suficiente para probar el enfoque en un edificio antes de extenderlo.
Los módulos de pago llegan según la necesidad, cada uno con una prueba gratuita de hasta 55 días: inventario para repuestos, facturación cuando el trabajo se refactura, control de ubicación para una cartera dispersa, portal del cliente cuando los inquilinos quieren visibilidad.
Cada parte está documentada: gestión de tareas y envío, historial de órdenes de trabajo, partes digitales, aplicación móvil, control de accesos por rol e informes. Los precios están en la página de precios.
Preguntas frecuentes
¿Pueden convivir avisos correctivos y mantenimiento preventivo?
Sí, y ese es el punto. Los avisos urgentes y el mantenimiento programado se ven juntos, de modo que el efecto de aceptar una urgencia sobre el plan preventivo es evidente antes de decidir y no al cerrar el trimestre.
¿El historial se guarda por activo?
Cada trabajo queda asociado al equipo y al edificio al que pertenece, así que el historial de una unidad concreta se abre en un solo sitio: qué se hizo, cuándo, quién y con qué repuestos. Eso convierte una visita de diagnóstico en una reparación.
¿Funciona la aplicación en una sala técnica sin cobertura?
La aplicación para iOS y Android guarda el trabajo, la lista y las fotos en el dispositivo y se sincroniza al recuperar conexión. Sótanos y salas de máquinas sin cobertura se registran con normalidad.
¿Se pueden programar las revisiones reglamentarias?
Los trabajos recurrentes se configuran por activo en el intervalo requerido, así que las inspecciones y los servicios aparecen en el tablero con antelación, y cada ocurrencia conserva su evidencia y su firma.
¿Se puede seguir el trabajo de contratistas junto al propio?
Las visitas de terceros se registran como trabajos en el mismo calendario, de modo que el edificio tiene un único historial con independencia de quién ejecutó la tarea.
¿Se puede informar del coste y del tiempo de respuesta por edificio?
Horas, materiales y resultados se registran en el trabajo, y de ahí salen tiempos de respuesta, porcentaje de cumplimiento y coste por edificio sin montar una hoja de cálculo a fin de mes.
¿Cuánto cuesta empezar?
Los equipos de dos personas o menos trabajan gratis sin límite de tiempo, con planificación, partes digitales, aplicación móvil e informes. Por encima, el precio es por empleado y mes, y cada módulo de pago incluye una prueba gratuita de hasta 55 días.
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