Λογισμικό για εταιρείες συντήρησης εκτυπωτών και φωτοτυπικών
Κλήσεις που δρομολογούνται ανά μηχάνημα και όροφο, μετρήσεις μετρητή που λαμβάνονται μπροστά στη συσκευή και επισκέψεις συμβολαίου που δημιουργούνται μόνες τους.
Πελάτης είναι το μηχάνημα, όχι το κτίριο
Ένας στόλος εκτύπωσης είναι μια λίστα μηχανημάτων, καθένα με το δικό του μοντέλο, το δικό του συμβόλαιο και το δικό του ιστορικό βλαβών. Η ανάθεση στη διεύθυνση του κτιρίου χάνει ακριβώς αυτό: ο τεχνικός ξεκινά γνωρίζοντας ότι κάπου σε ένα γραφείο με δεκατέσσερις συσκευές κάτι δεν δουλεύει.
Μετρήσεις μετρητή, αναλώσιμα και η τιμολόγηση που τρέφουν
Η χρέωση ανά σελίδα βγαίνει μόνο αν φτάνουν οι μετρήσεις. Το κυνήγι τους με μηνύματα στο κλείσιμο του τριμήνου γεννά εκτιμήσεις, διαφωνίες και πιστωτικά, και καθένα από αυτά κοστίζει περισσότερο από την επίσκεψη στην οποία μπορούσε να καταγραφεί ο αριθμός.
Χρόνοι απόκρισης που μετριούνται αντί να υπόσχονται
Τα συμβόλαια εκτύπωσης φέρουν δεσμεύσεις επιπέδου υπηρεσίας, και ανάμεσα στο να τις τηρείς και στο να νομίζεις ότι τις τηρείς στέκεται μία μόνο καταγραφή: πότε μπήκε η κλήση και πότε έφτασε κάποιος. Σχεδόν όλες οι διαφωνίες του κλάδου αφορούν αυτό το κενό.
Εγκαταστάσεις, μετακινήσεις και ένας στόλος που αλλάζει διαρκώς
Οι στόλοι εκτύπωσης δεν μένουν ακίνητοι. Μηχανήματα εγκαθίστανται, μετακινούνται μεταξύ ορόφων, αντικαθίστανται στη λήξη της μίσθωσης και αποσύρονται όταν ο πελάτης μικραίνει το γραφείο. Ένα μητρώο στόλου που μένει πίσω παρασύρει μαζί του και την τιμολόγηση.
Ξεκινήστε με το Δωρεάν Πλάνο
Χωρίς χρονικό όριο. Αποκτήστε πλήρη πρόσβαση στα βασικά χαρακτηριστικά και αναβαθμίστε όταν είστε έτοιμοι.
Διαβάστε τον πλήρη οδηγό για το λογισμικό διαχειριζόμενης εκτύπωσης
Γιατί η συντήρηση φωτοτυπικών είναι πρώτα ζήτημα καταγραφών και μετά ζήτημα προγραμματισμού
Ένας προμηθευτής εκτυπωτών και φωτοτυπικών πουλά διαθεσιμότητα. Ο πελάτης δεν αγοράζει τόσο ένα μηχάνημα όσο την υπόσχεση ότι το μηχάνημα θα δουλεύει, ότι το τόνερ θα φτάσει πριν τελειώσει και ότι κάποιος θα έρθει όταν η συσκευή σταματήσει. Κάθε κομμάτι αυτής της υπόσχεσης είναι διοικητικό, και το επάγγελμα στηρίζεται σε καταγραφές περισσότερο παρά σε επισκευές.
Γι αυτό ένα λογισμικό διαχειριζόμενης εκτύπωσης δεν μοιάζει με ένα γενικό πρόγραμμα εργασιών πεδίου. Η μονάδα εργασίας είναι το μηχάνημα, όχι η διεύθυνση. Η τιμολόγηση εξαρτάται από έναν αριθμό που πρέπει να διαβάσει άνθρωπος πάνω από μια οθόνη. Το συμβόλαιο φέρει έναν χρόνο απόκρισης που αργά ή γρήγορα κάποιος θα σου ζητήσει να αποδείξεις.
Οι τέσσερις καταγραφές πάνω στις οποίες στέκεται μια επιχείρηση εκτύπωσης
Ο στόλος
Ποια μηχανήματα υπάρχουν, πού βρίσκονται, με ποιο συμβόλαιο και τι τους έχει συμβεί ως τώρα. Ένα μητρώο στόλου που ζει σε ένα φύλλο ενημερωμένο ανά τρίμηνο είναι λάθος ακριβώς τη στιγμή που μετράει, και συνήθως φαίνεται όταν τιμολογείται μηχάνημα που έχει ήδη αποσυρθεί.
Ο μετρητής
Τα συμβόλαια με κόστος ανά σελίδα εκκαθαρίζονται από μετρήσεις. Παρμένες στην επίσκεψη, είναι γεγονότα. Ζητούμενες με μήνυμα από τον υπεύθυνο γραφείου του πελάτη, είναι εκτιμήσεις που καταλήγουν σε πιστωτικά. Η φθηνότερη στιγμή για μια μέτρηση είναι εκείνη που ο τεχνικός στέκεται ήδη μπροστά στην οθόνη.
Η κλήση
Μια κλήση σέρβις έχει δύο ώρες που μετράνε: πότε την άνοιξε ο πελάτης και πότε έφτασε κάποιος. Όλα τα υπόλοιπα στη συζήτηση για το επίπεδο υπηρεσίας προκύπτουν από αυτούς τους δύο αριθμούς, και κανένας από τους δύο δεν αντέχει να γραφτεί την επόμενη μέρα.
Το αναλώσιμο
Το τόνερ, τα τύμπανα και τα κιτ συντήρησης είναι ταυτόχρονα απόθεμα, κόστος και παράδοση. Η καταγραφή του τι τοποθετήθηκε πάνω στο μηχάνημα που το πήρε είναι αυτό που μετατρέπει ένα όχημα γεμάτο κούτες σε περιθώριο που διαβάζεται.
Επίλυση στην πρώτη επίσκεψη, και γιατί ενδιαφέρει τον προμηθευτή περισσότερο από τον πελάτη
Μια επανεπίσκεψη κοστίζει δύο φορές: τη μέρα του τεχνικού και την εμπιστοσύνη του πελάτη. Οι βλάβες εκτύπωσης προσκαλούν επιστροφές επειδή το σύμπτωμα καθαρίζει εύκολα και η αιτία όχι, και ένα μπλοκάρισμα που ξεμπλοκάρεται χωρίς αλλαγή του φθαρμένου ράουλου πίσω του είναι μια κλήση που θα ξαναέρθει σε δεκαπέντε μέρες.
Η μέτρηση της επίλυσης στην πρώτη επίσκεψη ανά μηχάνημα αντί ανά τεχνικό αλλάζει το τι σου λέει ο αριθμός. Ένα μηχάνημα που βγάζει τρεις κλήσεις τον μήνα δεν είναι αποτυχία του σέρβις, είναι μια συσκευή στο τέλος της ζωής της που κρατιέται ζωντανή από ένα συμβόλαιο το οποίο δεν την τιμολογεί πια σωστά. Αυτή είναι εμπορική απόφαση και παίρνεται μόνο με το ιστορικό σέρβις μπροστά.
Εγκαταστάσεις, μετακινήσεις και λήξεις μίσθωσης
Ο στόλος αλλάζει ασταμάτητα. Ένας πελάτης παίρνει δύο μηχανήματα ακόμη, αλλάζει όροφο, αντικαθιστά στη λήξη της μίσθωσης, επιστρέφει μια συσκευή που δεν δουλεύει σχεδόν καθόλου. Καθεμία από αυτές τις κινήσεις είναι μια επίσκεψη, μια αλλαγή στο αρχείο τιμολόγησης και μια ευκαιρία να αποκλίνουν τα δύο.
Όταν αντιμετωπίζονται ως εργασίες με δική τους λίστα ελέγχου, η καταγραφή και η πραγματικότητα μένουν μαζί. Το μηχάνημα κρατά το ιστορικό του όταν αλλάζει θέση. Η απόσυρση γίνεται γεγονός με ημερομηνία αντί για τηλεφώνημα που θυμάται κάποιος. Η εγκατάσταση κουβαλά μαζί της τη ρύθμιση που θα χρειαστεί ο επόμενος τεχνικός.
Πού στέκεται αυτό δίπλα στα εργαλεία παρακολούθησης που έχετε
Οι περισσότεροι προμηθευτές τρέχουν ήδη έναν συλλέκτη δεδομένων που ρωτά τα μηχανήματα για μετρητές σελίδων, στάθμες τόνερ και ειδοποιήσεις. Εκείνο το λογισμικό κάνει καλά τη δουλειά του και δεν προγραμματίζει κανέναν. Βγάζει ειδοποίηση, αλλά δεν αποφασίζει ποιος θα πάει, δεν κρατά τους όρους του συμβολαίου, δεν καταγράφει τι ανταλλακτικό μπήκε και δεν παράγει ώρες για τη μισθοδοσία.
Το Shifton Field Service καλύπτει το άλλο μισό. Ο προγραμματισμός, η εφαρμογή του τεχνικού, τα ψηφιακά δελτία εργασίας και οι αναφορές βρίσκονται στο δωρεάν πλάνο για ομάδες έως δύο ατόμων χωρίς χρονικό όριο. Η αποθήκη, η τιμολόγηση, ο έλεγχος τοποθεσίας και η πύλη πελατών είναι μονάδες με χρέωση. Είναι λογισμικό προσωπικού για μια εταιρεία σέρβις, όχι πλατφόρμα παρακολούθησης στόλου, και οι προμηθευτές συνήθως τρέχουν τα δύο παράλληλα.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορεί να ανοίξει εργασία πάνω σε συγκεκριμένο μηχάνημα;
Ναι. Η κλήση φέρει το μηχάνημα στο οποίο ανήκει, με σειριακό αριθμό, μοντέλο, θέση και προηγούμενες βλάβες, οπότε ο τεχνικός φτάνει ξέροντας ποια από τις συσκευές του γραφείου είναι εκτός και τι της έγινε την τελευταία φορά.
Πώς συλλέγονται οι μετρήσεις του μετρητή;
Στην επίσκεψη. Ο τεχνικός καταγράφει τον μετρητή στην εφαρμογή μπροστά στο μηχάνημα, κάτι που εξαφανίζει το κυνήγι στο τέλος του τριμήνου και τους εκτιμώμενους λογαριασμούς που το ακολουθούν. Η μέτρηση μένει κολλημένη στο ιστορικό της συσκευής.
Μπορεί ο τεχνικός να δουλέψει σε χώρο εκτυπώσεων χωρίς σήμα;
Ναι. Μετρήσεις, έντυπα και φωτογραφίες αποθηκεύονται στη συσκευή και συγχρονίζονται αργότερα, κάτι που καλύπτει χώρους εκτυπώσεων, υπόγεια και ορόφους με ελεγχόμενη πρόσβαση όπου το κινητό χάνει σήμα.
Βλέπουμε αν τηρούμε τους χρόνους απόκρισης;
Κάθε κλήση κρατά την ώρα που καταχωρήθηκε και την ώρα που ο τεχνικός βρέθηκε στον χώρο, οπότε η τήρηση είναι μετρημένος αριθμός και όχι εντύπωση. Το ποσοστό επίλυσης στην πρώτη επίσκεψη και οι επανεπισκέψεις βγαίνουν από τις ίδιες καταγραφές.
Μπορούν οι παραδόσεις τόνερ να προγραμματιστούν ως εργασία;
Ναι. Τα δρομολόγια αναλωσίμων είναι εργασίες όπως όλες οι άλλες, μπαίνουν στο πρόγραμμα αντί να στριμώχνονται ανάμεσα στις βλάβες, και ό,τι παραδόθηκε καταγράφεται στο μηχάνημα που το παρέλαβε.
Κάνει για μια εταιρεία δύο ατόμων;
Μια εταιρεία με δύο τεχνικούς ή λιγότερους μένει στο δωρεάν πλάνο χωρίς λήξη. Περιλαμβάνονται ο προγραμματισμός, η εφαρμογή, τα έντυπα εργασίας και οι αναφορές. Η τιμολόγηση, η αποθήκη, ο έλεγχος τοποθεσίας και η πύλη πελατών είναι μονάδες με χωριστή χρέωση.
Αντικαθιστά τον διακομιστή διαχείρισης εκτυπώσεων που έχουμε;
Όχι. Τα εργαλεία που ρωτούν τα μηχανήματα για ειδοποιήσεις και μετρητές σελίδων κάνουν άλλη δουλειά. Το Shifton Field Service προγραμματίζει και καταγράφει την ανθρώπινη πλευρά: ποιος πήγε, πότε, τι τοποθέτησε και πόση ώρα χρειάστηκε.
Έτοιμοι να μεταμορφώσετε τις εργασίες πεδίου σας;
Ενταχθείτε στις χιλιάδες εταιρείες υπηρεσιών πεδίου που εμπιστεύονται το Shifton για πιο έξυπνη λειτουργία κάθε μέρα.