ซอฟต์แวร์จัดงานบริการเครื่องพิมพ์และเครื่องถ่ายเอกสารสำหรับทีมช่าง

ทำไมงานบริการเครื่องถ่ายเอกสารจึงเป็นปัญหาเรื่องข้อมูลก่อนจะเป็นปัญหาเรื่องตาราง

ตัวแทนจำหน่ายเครื่องพิมพ์และเครื่องถ่ายเอกสารขายความพร้อมใช้งาน ลูกค้าไม่ได้ซื้อตัวเครื่องมากเท่ากับซื้อคำสัญญาว่าเครื่องจะทำงาน วัสดุสิ้นเปลืองจะมาถึงก่อนหมด และจะมีคนมาเมื่อเครื่องหยุด ทุกส่วนของคำสัญญานี้คืองานเอกสาร และธุรกิจนี้ยืนอยู่บนบันทึกมากกว่ายืนอยู่บนการซ่อม

ด้วยเหตุนี้ซอฟต์แวร์จัดการงานพิมพ์จึงหน้าตาไม่เหมือนซอฟต์แวร์งานภาคสนามทั่วไป หน่วยของงานคือเครื่อง ไม่ใช่สถานที่ การวางบิลขึ้นอยู่กับตัวเลขที่คนต้องอ่านจากแผงควบคุม ส่วนสัญญาก็พกเวลาตอบสนองที่ไม่ช้าก็เร็วจะมีคนขอให้พิสูจน์

บันทึกสี่ชุดที่ธุรกิจงานพิมพ์ยืนอยู่ได้

ฟลีต

มีเครื่องอะไรบ้าง ตั้งอยู่ที่ไหน ทำสัญญาแบบใด และเคยเกิดอะไรกับมันมาก่อน ทะเบียนฟลีตที่อยู่ในสเปรดชีตซึ่งอัปเดตไตรมาสละครั้ง มักผิดพอดีตอนที่มันสำคัญ ส่วนใหญ่คือตอนที่วางบิลเครื่องที่ถูกถอนออกไปแล้ว

มิเตอร์

สัญญาคิดเงินต่อแผ่นปิดยอดด้วยเลขมิเตอร์ ถ้าจดตอนเข้างาน มันคือข้อเท็จจริง ถ้าขออีเมลจากผู้จัดการสำนักงานของลูกค้า มันคือตัวเลขประมาณที่กลายเป็นใบลดหนี้ จังหวะที่ถูกที่สุดในการจดมิเตอร์คือตอนที่ช่างยืนอยู่หน้าแผงควบคุมอยู่แล้ว

ใบแจ้งงาน

ใบแจ้งงานบริการมีเวลาสองจุดที่สำคัญ คือตอนที่ลูกค้าแจ้งและตอนที่มีคนไปถึง เรื่องอื่นทั้งหมดในบทสนทนาเรื่องระดับบริการตามมาจากตัวเลขสองตัวนี้ และไม่มีตัวไหนรอดถ้าเขียนย้อนหลัง

วัสดุสิ้นเปลือง

ผงหมึก ดรัม และชุดซ่อมบำรุง เป็นทั้งสต็อก ต้นทุน และการจัดส่งในคราวเดียว การบันทึกว่าใส่อะไรเข้าไปในเครื่องไหน คือสิ่งที่เปลี่ยนรถตู้ที่เต็มไปด้วยกล่องให้กลายเป็นกำไรที่อ่านออก

การจบงานครั้งเดียว และทำไมตัวแทนจำหน่ายถึงแคร์เรื่องนี้มากกว่าลูกค้า

การกลับไปซ้ำเสียต้นทุนสองต่อ คือวันทำงานของช่างและความเชื่อมั่นของลูกค้า อาการเสียของงานพิมพ์ชวนให้ต้องกลับไปซ้ำ เพราะอาการแก้ง่ายแต่สาเหตุแก้ยาก กระดาษติดที่ดึงออกโดยไม่เปลี่ยนลูกยางที่สึกอยู่ข้างหลัง คืองานที่จะกลับมาอีกในสองสัปดาห์

การวัดอัตราจบงานครั้งเดียวรายเครื่องแทนที่จะวัดรายช่าง เปลี่ยนความหมายของตัวเลขไปเลย เครื่องที่สร้างงานเดือนละสามใบไม่ใช่ความล้มเหลวของช่าง แต่คือเครื่องปลายอายุที่ถูกประคองไว้ด้วยสัญญาที่ตั้งราคาไม่ตรงกับมันอีกต่อไป นั่นเป็นการตัดสินใจเชิงธุรกิจ และตัดสินได้จากประวัติบริการเท่านั้น

ติดตั้ง ย้าย และหมดสัญญาเช่า

ฟลีตหมุนเวียนไม่หยุด ลูกค้ารับเครื่องเพิ่มอีกสองตัว ย้ายลงไปอีกชั้น สับเปลี่ยนตอนหมดสัญญาเช่า ถอนเครื่องที่แทบไม่ได้ใช้ออก ทุกความเคลื่อนไหวเหล่านี้คือการเข้างานหนึ่งครั้ง คือการแก้ทะเบียนวางบิลหนึ่งรายการ และคือโอกาสที่สองสิ่งนั้นจะไม่ตรงกัน

การจัดการความเคลื่อนไหวเหล่านี้เป็นงานที่มีเช็กลิสต์ของตัวเอง ทำให้บันทึกกับความเป็นจริงอยู่ด้วยกัน เครื่องพกประวัติของมันไปด้วยเมื่อย้ายที่ การถอนเครื่องกลายเป็นเหตุการณ์ที่มีวันที่ ไม่ใช่สายโทรศัพท์ที่ใครคนหนึ่งจำได้ ส่วนงานติดตั้งก็พกค่าตั้งค่าที่ช่างคนถัดไปต้องใช้ไว้ด้วย

ตัวนี้อยู่ตรงไหนเมื่อเทียบกับเครื่องมือมอนิเตอร์ของคุณ

ตัวแทนจำหน่ายส่วนใหญ่มีเอเจนต์เก็บข้อมูลที่คอยดึงจำนวนแผ่น ระดับผงหมึก และการแจ้งเตือนจากตัวเครื่องอยู่แล้ว ซอฟต์แวร์ตัวนั้นทำงานของมันได้ดีและไม่ได้จัดตารางให้ใคร มันยกการแจ้งเตือนขึ้นมา แต่ไม่ได้ตัดสินว่าใครไป ไม่ได้ถือเงื่อนไขสัญญา ไม่ได้บันทึกว่าใส่อะไหล่อะไรเข้าไป และไม่ได้ออกชั่วโมงทำงานให้ฝ่ายเงินเดือน

Shifton Field Service ดูแลครึ่งหลัง การจัดตาราง แอปของช่าง แบบฟอร์มงานดิจิทัล และรายงาน อยู่ในแพ็กเกจฟรีสำหรับทีมไม่เกินสองคนโดยไม่มีกำหนดเวลา ส่วนสินค้าคงคลัง การวางบิล การควบคุมสถานที่ทำงาน และพอร์ทัลลูกค้า เป็นโมดูลแบบเสียเงิน นี่คือซอฟต์แวร์บริหารกำลังคนของบริษัทบริการ ไม่ใช่แพลตฟอร์มมอนิเตอร์ฟลีต และตัวแทนจำหน่ายส่วนใหญ่ใช้ทั้งสองอย่างควบคู่กัน