Software per la gestione del parco stampanti e del servizio di assistenza
Interventi assegnati per macchina e per sede, letture dei contatori raccolte davanti all'apparecchio e visite contrattuali che si generano da sole.
Il cliente è la macchina, non l'edificio
Un parco stampanti è un elenco di macchine, ognuna con il proprio modello, il proprio contratto e il proprio storico guasti. Assegnare l'intervento all'indirizzo perde esattamente questo: il tecnico parte sapendo che c'è un problema da qualche parte in un ufficio con quattordici apparecchi dentro.
Letture dei contatori, materiali di consumo e la fatturazione che alimentano
Il costo copia sta in piedi solo se le letture arrivano. Rincorrerle via e-mail a fine trimestre produce stime, contestazioni e note di credito, e ognuna di queste cose costa più della visita in cui il numero si sarebbe potuto annotare.
Tempi di intervento misurati invece che promessi
I contratti di stampa contengono impegni di servizio, e tra rispettarli e credere di rispettarli c'è solo un registro: quando la chiamata è entrata e quando qualcuno è arrivato. Quasi tutte le contestazioni del settore riguardano quella distanza.
Installazioni, spostamenti e un parco che cambia di continuo
I parchi stampanti non stanno fermi. Si installano macchine, si cambia piano, si sostituisce a fine noleggio e si ritira un apparecchio poco usato. Ognuno di questi movimenti è una visita, una modifica all'anagrafica di fatturazione e un'occasione perché le due cose smettano di coincidere.
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Perché l'assistenza sulle fotocopiatrici è un problema di dati prima che di agenda
Un rivenditore di stampanti e fotocopiatrici vende disponibilità. Il cliente non compra tanto una macchina quanto la promessa che funzionerà, che il materiale di consumo arriverà prima di esaurirsi e che qualcuno si presenterà quando si fermerà. Ogni pezzo di quella promessa è amministrativo, e il mestiere si regge sui registri più che sulle riparazioni.
Per questo un software per il parco stampanti non somiglia a un gestionale generico per il servizio in campo. L'unità di lavoro è la macchina e non la sede. La fatturazione dipende da un numero che una persona deve leggere su un display. E il contratto porta un tempo di intervento che prima o poi qualcuno vi chiederà di dimostrare.
I quattro registri su cui poggia un'attività di stampa
Il parco
Quali macchine esistono, dove si trovano, con quale contratto e che cosa è già successo loro. Un elenco parco che vive in un foglio di calcolo aggiornato ogni trimestre è sbagliato proprio quando conta, e di solito lo si scopre fatturando un apparecchio già ritirato.
Il contatore
I contratti a costo copia si chiudono sulle letture. Raccolte in visita sono fatti. Richieste via e-mail all'ufficio del cliente sono stime che diventano note di credito. Il momento meno costoso per prendere una lettura è quello in cui un tecnico è già in piedi davanti al display.
La chiamata
Una chiamata di assistenza ha due orari che contano: quando il cliente l'ha aperta e quando qualcuno è arrivato. Tutto il resto del discorso sul livello di servizio discende da quei due numeri, e nessuno dei due sopravvive a essere scritto in un secondo momento.
Il materiale di consumo
Toner, tamburi e kit di manutenzione sono insieme scorta, costo e consegna. Registrare che cosa è stato montato sulla macchina che l'ha ricevuto è quello che trasforma un furgone pieno di scatole in un margine leggibile.
Risoluzione al primo intervento, e perché interessa al rivenditore più che al cliente
Un ritorno costa due volte: la giornata del tecnico e la fiducia del cliente. I guasti di stampa invitano al ritorno perché il sintomo si toglie facilmente e la causa no, e un inceppamento liberato senza cambiare il rullo consumato che lo provocava è una chiamata che torna entro quindici giorni.
Misurare la risoluzione al primo intervento per macchina invece che per tecnico cambia il significato del numero. Un apparecchio che genera tre chiamate al mese non è un fallimento tecnico: è una macchina a fine vita tenuta viva da un contratto che ormai la prezza male. Questa è una decisione commerciale, e si prende solo con lo storico di assistenza davanti.
Installazioni, spostamenti e fine noleggio
Il parco ruota di continuo. Un cliente aggiunge due macchine, cambia piano, sostituisce a fine noleggio, restituisce un apparecchio poco sfruttato. Ognuno di questi passaggi è una visita, una modifica al dato di fatturazione e un'occasione perché i due divergano.
Trattarli come lavori con una propria lista di controllo tiene insieme il dato e la realtà. La macchina conserva lo storico quando cambia posto. Il ritiro diventa un evento datato invece di una telefonata che qualcuno ricorda. L'installazione porta con sé la configurazione che servirà al tecnico successivo.
Dove si colloca rispetto ai vostri strumenti di monitoraggio
Quasi tutti i rivenditori hanno già un agente di raccolta dati che interroga gli apparecchi per contatori, livelli di toner e allarmi. Quel software fa bene il suo mestiere e non pianifica nessuno. Alza un allarme; non decide chi parte, non conserva le condizioni contrattuali, non registra il ricambio montato e non produce le ore per la busta paga.
Shifton Field Service copre la seconda metà. Pianificazione, app del tecnico, moduli di lavoro digitali e report stanno nel piano gratuito per squadre fino a due persone senza limite di tempo; magazzino, fatturazione, Controllo della posizione di lavoro e portale clienti sono moduli a pagamento. È software per la gestione delle persone di un'impresa di servizi, non una piattaforma di monitoraggio del parco, e i rivenditori di solito usano i due strumenti affiancati.
Domande frequenti
Si può aprire un intervento su una macchina specifica?
Sì. L'intervento porta con sé l'apparecchio a cui si riferisce, con matricola, modello, posizione e guasti precedenti, così il tecnico sa già in viaggio quale delle macchine dell'ufficio è ferma e che cosa le è stato fatto l'ultima volta.
Come vengono raccolte le letture dei contatori?
Durante la visita. Il tecnico inserisce il contatore nell'app mentre è davanti alla macchina, e questo elimina il sollecito di fine trimestre e le fatture stimate che ne derivano. La lettura resta agganciata allo storico dell'apparecchio.
Un tecnico può lavorare in una sala stampa senza copertura?
Sì. Letture, moduli e fotografie restano sul dispositivo e si sincronizzano dopo, il che copre sale stampa, piani interrati e reparti riservati dove il telefono perde il segnale.
Possiamo verificare se rispettiamo i tempi di intervento?
Ogni chiamata conserva l'ora in cui è stata aperta e l'ora in cui il tecnico è arrivato in sede, quindi il rispetto dei tempi diventa un numero misurato e non una sensazione. Risoluzione al primo intervento e tasso di ritorno escono dagli stessi dati.
Le consegne di toner si possono pianificare come lavoro?
Sì. I giri di materiale sono lavori come gli altri, entrano nella pianificazione invece di essere incastrati tra due guasti, e quello che è stato consegnato resta registrato sulla macchina.
Va bene per un rivenditore di due persone?
Un rivenditore con due tecnici o meno resta nel piano gratuito, senza scadenza. Pianificazione, app, moduli di lavoro e report sono inclusi; fatturazione, magazzino, Controllo della posizione di lavoro e portale clienti sono moduli a pagamento separati.
Sostituisce il nostro server di monitoraggio delle stampanti?
No. Gli strumenti di monitoraggio che interrogano gli apparecchi per allarmi e conteggi pagina fanno un altro mestiere. Shifton Field Service pianifica e registra la parte umana: chi è andato, quando, che cosa ha montato e quanto tempo ci ha messo.
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