Programvara för service av skrivare och kopiatorer

Varför kopiatorservice är en fråga om underlag innan den är en fråga om planering

En återförsäljare av skrivare och kopiatorer säljer tillgänglighet. Kunden köper inte så mycket en maskin som löftet att maskinen ska fungera, att tonern ska komma innan den tar slut och att någon dyker upp när maskinen stannar. Varje del av det löftet är administration, och yrket vilar på noteringar snarare än på reparationer.

Det är därför programvara för managed print inte ser ut som ett allmänt fältsystem. Arbetsenheten är maskinen, inte adressen. Faktureringen hänger på en siffra som en människa måste läsa av på en panel. Avtalet bär en svarstid som någon förr eller senare kommer att be dig bevisa.

De fyra underlagen som en skrivarverksamhet vilar på

Parken

Vilka maskiner som finns, var de står, på vilket avtal och vad som har hänt dem tidigare. En parklista i ett kalkylblad som uppdateras varje kvartal är fel precis när det gäller, och det märks oftast när en maskin faktureras efter att den redan hämtats.

Mätaren

Avtal med pris per sida regleras på avläsningar. Tagna vid besöket är de fakta. Inbegärda via mejl från kundens kontorsansvarige är de gissningar som slutar i kreditfakturor. Det billigaste ögonblicket för en avläsning är när en tekniker redan står framför panelen.

Ärendet

Ett serviceärende har två tidpunkter som betyder något: när kunden anmälde det och när någon kom fram. Allt annat i samtalet om servicenivå följer av de två siffrorna, och ingen av dem överlever att skrivas ner dagen efter.

Förbrukningsmaterialet

Toner, trummor och servicekit är lager, kostnad och leverans på samma gång. Att notera vad som monterades mot maskinen som fick det är det som gör en bil full av kartonger till en marginal som går att läsa.

Löst vid första besöket, och varför återförsäljaren bryr sig mer än kunden

Ett återbesök kostar två gånger: teknikerns dag och kundens förtroende. Skrivarfel bjuder in till returer eftersom symtomet är lätt att röja och orsaken inte är det, och ett pappersstopp som rensas utan att den slitna valsen bakom byts är ett ärende som kommer tillbaka om fjorton dagar.

Att mäta löst vid första besöket per maskin i stället för per tekniker ändrar vad siffran säger. En maskin som ger tre ärenden i månaden är inget teknikermisslyckande, det är en maskin i slutet av sitt liv som hålls vid liv av ett avtal som inte längre prissätter den rätt. Det är ett affärsbeslut, och det går bara att fatta med servicehistoriken framför sig.

Installationer, flyttar och slut på leasingen

Parken byts ut hela tiden. En kund tar in två maskiner till, flyttar en våning, byter vid leasingens slut, lämnar tillbaka en maskin som knappt används. Var och en av de rörelserna är ett besök, en ändring i faktureringsunderlaget och ett tillfälle för de två att glida isär.

Att behandla dem som jobb med egna checklistor håller ihop underlaget och verkligheten. Maskinen behåller sin historik när den byter plats. Hämtningen blir en daterad händelse i stället för ett samtal som någon minns. Installationen bär med sig konfigurationen som nästa tekniker kommer att behöva.

Var det här sitter bredvid era övervakningsverktyg

De flesta återförsäljare kör redan en insamlingsagent som frågar maskinerna om sidräknare, tonernivåer och larm. Den programvaran gör sitt jobb bra och planerar ingen. Den larmar; den avgör inte vem som åker, håller inte avtalsvillkoren, noterar inte vilken del som byttes och producerar inga timmar till lönen.

Shifton Field Service täcker den andra halvan. Planering, teknikerappen, digitala jobbformulär och rapporter ingår i den kostnadsfria planen för team på upp till två personer utan tidsgräns; lager, fakturering, platskontroll och kundportal är betalmoduler. Det är personalprogramvara för ett serviceföretag, inte en plattform för parkövervakning, och återförsäljare kör vanligen de två sida vid sida.