प्रिंटर और कॉपियर कंपनियों के लिए प्रिंटर सर्विस मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर
मशीन और मंज़िल के हिसाब से भेजी गई सर्विस कॉल, पैनल के सामने ली गई मीटर रीडिंग और अनुबंध विज़िट जो खुद बन जाती हैं।
ग्राहक मशीन है, इमारत नहीं
प्रिंट फ्लीट मशीनों की सूची है, हर मशीन का अपना मॉडल, अपना अनुबंध और अपना खराबी का इतिहास। कॉल इमारत के पते पर भेजने से यही खो जाता है: तकनीशियन यह जानकर निकलता है कि चौदह मशीनों वाले किसी दफ़्तर में कहीं कुछ बंद पड़ा है।
मीटर रीडिंग, कंज़्यूमेबल और उनसे बनने वाली बिलिंग
प्रति पेज बिलिंग तभी बैठती है जब रीडिंग समय पर आ जाए। तिमाही के अंत में ईमेल से रीडिंग माँगने पर अनुमान, बहस और क्रेडिट नोट निकलते हैं, और इनमें से हर एक उस विज़िट से महँगा है जिसमें नंबर लिखा जा सकता था।
रिस्पॉन्स टाइम जो वादा नहीं, माप होते हैं
प्रिंट अनुबंधों में सेवा स्तर की प्रतिबद्धता होती है, और उसे निभाने तथा निभाने के भरोसे के बीच सिर्फ़ एक रिकॉर्ड खड़ा है: कॉल कब दर्ज हुई और कोई कब पहुँचा। इस धंधे के ज़्यादातर विवाद इसी अंतर पर होते हैं।
इंस्टॉलेशन, शिफ्टिंग और लगातार बदलता फ्लीट
प्रिंट फ्लीट एक जगह नहीं टिकता। मशीनें लगती हैं, मंज़िलों के बीच हटती हैं, लीज़ खत्म होने पर बदलती हैं और ग्राहक के दफ़्तर छोटा करने पर उठ जाती हैं। पीछे छूटा फ्लीट रिकॉर्ड बिलिंग को भी अपने साथ खींच ले जाता है।
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मैनेज्ड प्रिंट सर्विस सॉफ्टवेयर की पूरी गाइड पढ़ें
कॉपियर सर्विस पहले रिकॉर्ड की समस्या है, शेड्यूलिंग की बाद में
प्रिंटर और कॉपियर का डीलर उपलब्धता बेचता है। ग्राहक मशीन से ज़्यादा यह वादा खरीदता है कि मशीन चलती रहेगी, कि टोनर खत्म होने से पहले पहुँच जाएगा और कि मशीन रुकने पर कोई आएगा। इस वादे का हर हिस्सा दफ़्तरी काम है, और यह पेशा मरम्मत से ज़्यादा रिकॉर्ड पर टिका है।
यही वजह है कि मैनेज्ड प्रिंट सॉफ्टवेयर किसी आम फील्ड सर्विस प्रोग्राम जैसा नहीं दिखता। काम की इकाई मशीन है, पता नहीं। बिलिंग उस नंबर पर टिकी है जिसे किसी इंसान को पैनल से पढ़ना पड़ता है। अनुबंध में वह रिस्पॉन्स टाइम लिखा है जिसे साबित करने को देर सबेर कोई कहेगा ही।
चार रिकॉर्ड जिन पर प्रिंट का धंधा खड़ा है
फ्लीट
कौन सी मशीनें हैं, कहाँ हैं, किस अनुबंध पर हैं और अब तक उनके साथ क्या हुआ है। तिमाही में एक बार अपडेट होने वाली शीट में रहने वाली फ्लीट सूची ठीक उसी घड़ी गलत होती है जब वह मायने रखती है, और यह आमतौर पर तब पता चलता है जब उठाई जा चुकी मशीन का बिल बन जाता है।
मीटर
प्रति पेज लागत वाले अनुबंध रीडिंग से निपटाए जाते हैं। विज़िट पर ली गई रीडिंग तथ्य है। ग्राहक के ऑफ़िस मैनेजर से ईमेल पर माँगी गई रीडिंग अनुमान है जो क्रेडिट नोट में बदल जाता है। रीडिंग लेने का सबसे सस्ता पल वही है जब तकनीशियन पहले से पैनल के सामने खड़ा है।
सर्विस कॉल
एक सर्विस कॉल में दो समय मायने रखते हैं: ग्राहक ने उसे कब उठाया और कोई कब पहुँचा। सेवा स्तर की पूरी बातचीत इन्हीं दो आँकड़ों से निकलती है, और दोनों में से कोई भी अगले दिन लिखे जाने पर टिक नहीं पाता।
कंज़्यूमेबल
टोनर, ड्रम और मेंटेनेंस किट एक साथ स्टॉक भी हैं, लागत भी और डिलीवरी भी। जो लगाया गया उसे उसी मशीन के नाम दर्ज करना ही डिब्बों से भरी गाड़ी को पढ़ने लायक मार्जिन में बदलता है।
फ़र्स्ट टाइम फिक्स, और डीलर को इसकी परवाह ग्राहक से ज़्यादा क्यों है
दोबारा जाना दो बार कीमत लेता है: तकनीशियन का दिन और ग्राहक का भरोसा। प्रिंट की खराबियाँ दोबारा बुलाती हैं क्योंकि लक्षण आसानी से हट जाता है और कारण नहीं, और घिसे रोलर को बदले बिना साफ़ किया गया जाम वह कॉल है जो दो हफ़्ते में लौट आती है।
फ़र्स्ट टाइम फिक्स को तकनीशियन के बजाय मशीन के हिसाब से नापने पर आँकड़े का मतलब बदल जाता है। महीने में तीन कॉल देने वाली मशीन सर्विस की नाकामी नहीं, वह अपने जीवन के अंत पर खड़ी मशीन है जिसे ऐसा अनुबंध चला रहा है जो अब उसकी सही कीमत नहीं लगाता। यह कारोबारी फ़ैसला है और सर्विस इतिहास सामने रखे बिना नहीं लिया जा सकता।
इंस्टॉलेशन, शिफ्टिंग और लीज़ का अंत
फ्लीट लगातार बदलता रहता है। ग्राहक दो मशीनें और ले लेता है, एक मंज़िल बदल देता है, लीज़ खत्म होने पर अदला बदली करता है, कम इस्तेमाल होने वाली मशीन लौटा देता है। इनमें से हर हलचल एक विज़िट है, बिलिंग रिकॉर्ड में एक बदलाव है और दोनों के अलग हो जाने का एक मौका भी।
इन्हें अपनी चेकलिस्ट वाले कामों की तरह लेने पर रिकॉर्ड और हकीकत साथ चलते रहते हैं। जगह बदलने पर मशीन अपना इतिहास साथ रखती है। उठाव तारीख वाली घटना बन जाता है, किसी की याद में बचा फ़ोन कॉल नहीं। और इंस्टॉलेशन अपने साथ वह कॉन्फ़िगरेशन लेकर चलता है जो अगले तकनीशियन को चाहिए होगा।
यह आपके मॉनिटरिंग टूल के बगल में कहाँ बैठता है
ज़्यादातर डीलर पहले से एक डेटा कलेक्शन एजेंट चलाते हैं जो मशीनों से पेज काउंट, टोनर स्तर और अलर्ट पूछता रहता है। वह सॉफ्टवेयर अपना काम अच्छा करता है और किसी को शेड्यूल नहीं करता। वह अलर्ट उठाता है; यह तय नहीं करता कि कौन जाएगा, अनुबंध की शर्तें नहीं रखता, यह दर्ज नहीं करता कि कौन सा पुर्ज़ा लगा, और पेरोल के घंटे भी नहीं बनाता।
Shifton Field Service दूसरा आधा हिस्सा सँभालता है। शेड्यूलिंग, तकनीशियन ऐप, डिजिटल जॉब फ़ॉर्म और रिपोर्ट दो लोगों तक की टीम के लिए मुफ़्त प्लान में हैं, बिना किसी समय सीमा के; इन्वेंटरी, बिलिंग, लोकेशन नियंत्रण और ग्राहक पोर्टल सशुल्क मॉड्यूल हैं। यह सर्विस कंपनी के लोगों का सॉफ्टवेयर है, फ्लीट मॉनिटरिंग प्लेटफ़ॉर्म नहीं, और डीलर आमतौर पर दोनों साथ साथ चलाते हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या किसी खास मशीन पर काम खोला जा सकता है?
हाँ। कॉल अपने साथ वही मशीन लेकर चलती है जिससे वह जुड़ी है, उसका सीरियल नंबर, मॉडल, मंज़िल और पिछली खराबियाँ, इसलिए तकनीशियन यह जानकर पहुँचता है कि दफ़्तर की कौन सी मशीन बंद है और पिछली बार उसके साथ क्या किया गया था।
मीटर रीडिंग कैसे जुटाई जाती हैं?
विज़िट पर ही। तकनीशियन मशीन के सामने मोबाइल ऐप में मीटर दर्ज करता है, जिससे तिमाही के अंत की भागदौड़ और उसके पीछे आने वाले अनुमानित बिल खत्म हो जाते हैं। रीडिंग मशीन के इतिहास से जुड़ी रहती है।
क्या तकनीशियन बिना नेटवर्क प्रिंट रूम में काम कर सकता है?
हाँ। रीडिंग, फ़ॉर्म और तस्वीरें डिवाइस में सुरक्षित रहती हैं और बाद में सिंक होती हैं, जिससे प्रिंट रूम, तहखाने और प्रतिबंधित मंज़िलें भी कवर हो जाती हैं जहाँ फ़ोन का सिग्नल चला जाता है।
क्या हम देख सकते हैं कि रिस्पॉन्स टाइम पूरे हो रहे हैं?
हर कॉल के साथ दर्ज होने का समय और तकनीशियन के साइट पर पहुँचने का समय रहता है, इसलिए पालन एक मापा हुआ आँकड़ा है, अंदाज़ा नहीं। फ़र्स्ट टाइम फिक्स और दोबारा विज़िट की दर भी इन्हीं रिकॉर्ड से निकलती है।
क्या टोनर डिलीवरी को काम की तरह नियोजित किया जा सकता है?
हाँ। कंज़्यूमेबल राउंड बाकी कामों जैसे ही काम हैं, वे योजना में आते हैं, ब्रेकडाउन के बीच ठूँसे नहीं जाते, और जो पहुँचाया गया वह उसी मशीन के खाते में दर्ज रहता है जिसे वह मिला।
क्या यह दो लोगों के डीलर के लिए ठीक है?
दो तकनीशियन या उससे कम वाला डीलर बिना किसी समय सीमा के मुफ़्त प्लान पर बना रहता है। इसमें शेड्यूलिंग, मोबाइल ऐप, जॉब फ़ॉर्म और रिपोर्ट आती हैं; बिलिंग, इन्वेंटरी, लोकेशन नियंत्रण और ग्राहक पोर्टल अलग से लिए जाने वाले मॉड्यूल हैं।
क्या यह हमारे प्रिंट मैनेजमेंट सर्वर की जगह ले लेगा?
नहीं। जो उपकरण मशीनों से अलर्ट और पेज काउंट पूछते हैं वे अलग काम करते हैं। Shifton Field Service इंसानी हिस्सा नियोजित और दर्ज करता है: कौन गया, कब गया, क्या लगाया और कितना समय लगा।
अपने फ़ील्ड ऑपरेशन्स को बदलने के लिए तैयार हैं?
उन हज़ारों फील्ड सर्विस कंपनियों से जुड़ें जो हर दिन स्मार्ट तरीके से काम करने के लिए Shifton पर भरोसा करती हैं।