Phần mềm quản lý dịch vụ máy in và máy photocopy

Vì sao dịch vụ máy photocopy là bài toán hồ sơ trước khi là bài toán xếp lịch

Một đại lý máy in và máy photocopy bán sự sẵn sàng. Khách không mua cái máy cho bằng mua lời hứa rằng máy sẽ chạy, rằng mực tới trước khi hết và rằng có người xuất hiện khi máy dừng. Mọi phần của lời hứa đó đều là việc hành chính, và nghề này dựa vào hồ sơ nhiều hơn dựa vào tay nghề sửa chữa.

Chính vì thế phần mềm dịch vụ in quản lý trông không giống một phần mềm hiện trường chung chung. Đơn vị công việc là chiếc máy, không phải địa chỉ. Việc tính tiền treo vào một con số mà con người phải đọc trên màn hình máy. Hợp đồng mang theo thời gian phản hồi mà sớm muộn sẽ có người yêu cầu bạn chứng minh.

Bốn loại hồ sơ nuôi sống một doanh nghiệp máy in

Dàn máy

Có những máy nào, nằm ở đâu, theo hợp đồng nào và trước đây đã gặp chuyện gì. Danh sách dàn máy nằm trong một bảng tính cập nhật mỗi quý sẽ sai đúng vào lúc nó quan trọng nhất, và thường lộ ra khi một chiếc máy đã thu hồi từ lâu vẫn được tính cước.

Chỉ số đếm trang

Hợp đồng tính theo trang được quyết toán bằng chỉ số. Lấy ngay trong lượt tới thì đó là sự thật. Xin qua thư từ người phụ trách văn phòng của khách thì đó là ước lượng và kết thúc bằng phiếu điều chỉnh. Thời điểm lấy chỉ số rẻ nhất là lúc kỹ thuật viên vốn đã đứng trước màn hình máy.

Phiếu sự cố

Một phiếu sự cố có hai mốc giờ đáng kể: khách mở phiếu lúc nào và người tới nơi lúc nào. Mọi phần còn lại của câu chuyện mức dịch vụ đều suy ra từ hai con số ấy, mà cả hai đều không sống sót nếu hôm sau mới ghi lại.

Vật tư tiêu hao

Mực, trống mực và bộ bảo trì cùng lúc là tồn kho, là chi phí và là một chuyến giao hàng. Ghi lại thứ đã lắp vào đúng chiếc máy nhận nó là điều biến một chiếc xe đầy thùng hàng thành biên lợi nhuận đọc được.

Xử lý ngay lần đầu, và vì sao đại lý quan tâm hơn cả khách hàng

Một lượt quay lại tính tiền hai lần: một ngày công của kỹ thuật viên và lòng tin của khách. Lỗi máy in rất dễ kéo theo lượt quay lại vì triệu chứng thì dễ dẹp còn nguyên nhân thì không, và một lần kẹt giấy gỡ xong mà không thay quả lô mòn phía sau là phiếu sẽ trở lại sau hai tuần.

Đo tỷ lệ xử lý ngay lần đầu theo từng máy thay vì theo từng kỹ thuật viên làm đổi hẳn ý nghĩa của con số. Chiếc máy sinh ra ba phiếu mỗi tháng không phải là thất bại kỹ thuật, đó là chiếc máy đã hết đời được giữ sống bằng một hợp đồng không còn định giá đúng cho nó. Đó là quyết định kinh doanh, và chỉ ra quyết định được khi có lịch sử dịch vụ trước mặt.

Lắp đặt, di dời và những lần hết hạn thuê

Dàn máy thay đổi không ngừng. Khách lấy thêm hai máy, dời một tầng, đổi máy khi hết hạn thuê, trả lại chiếc gần như không ai dùng. Mỗi chuyển động ấy là một lượt tới, một thay đổi trong hồ sơ tính cước và một dịp để hai thứ đó lệch nhau.

Xem chúng là công việc có danh mục kiểm tra riêng thì hồ sơ và thực tế đi cùng nhau. Máy giữ nguyên lịch sử khi đổi chỗ. Việc thu hồi thành một sự kiện có ngày tháng chứ không phải một cuộc gọi ai đó còn nhớ. Còn lượt lắp đặt mang theo cấu hình mà người kỹ thuật viên kế tiếp sẽ cần.

Chỗ đứng của nó bên cạnh công cụ giám sát của bạn

Phần lớn đại lý vốn đã chạy một phần mềm thu thập dữ liệu, hỏi các máy về số trang, mức mực và cảnh báo. Phần mềm đó làm tốt việc của nó và không xếp lịch cho ai cả. Nó phát cảnh báo; nó không quyết định ai đi, không giữ điều khoản hợp đồng, không ghi linh kiện nào đã thay và cũng không kết xuất giờ công để tính lương.

Shifton Field Service lo nửa còn lại. Xếp lịch, ứng dụng cho kỹ thuật viên, biểu mẫu công việc điện tử và báo cáo nằm trong gói miễn phí dành cho nhóm tối đa hai người, không giới hạn thời gian; kho vật tư, xuất hóa đơn, kiểm soát vị trí và cổng khách hàng là các mô-đun trả phí. Đây là phần mềm nhân sự cho một công ty dịch vụ, không phải nền tảng giám sát dàn máy, và các đại lý thường chạy song song cả hai.