Программа для сервиса принтеров и копировальных аппаратов
Заявки распределяются по аппарату и адресу, показания счётчиков снимаются на месте, а контрактные визиты создаются сами.
Клиент это аппарат, а не здание
Парк оргтехники это список машин, у каждой свой модельный ряд, свой договор и своя история отказов. Заявка, привязанная к адресу здания, всё это теряет: инженер выезжает, зная только, что где-то в офисе с четырнадцатью аппаратами что-то встало.
Показания счётчиков, расходники и биллинг, который на них держится
Оплата за отпечаток сходится только тогда, когда показания приходят. Сбор их письмами в конце квартала даёт оценочные цифры, споры и корректировки счетов, и каждая такая история дороже того визита, на котором число можно было просто записать.
Время реакции, которое измеряют, а не обещают
В договорах на обслуживание печати есть обязательства по срокам, и между выполнять их и считать, что выполняешь, лежит одна запись: когда заявка поступила и когда инженер приехал. Почти все споры в этом бизнесе идут именно об этом промежутке.
Установки, перемещения и парк, который постоянно меняется
Парк техники не стоит на месте. Клиент берёт ещё два аппарата, переезжает на другой этаж, меняет машину в конце лизинга, убирает то, чем почти не пользуются. Каждое такое событие это визит, правка в биллинге и повод для того, чтобы эти две записи разошлись.
Начните с бесплатного тарифа
Без ограничений по времени. Получите полный доступ к базовым функциям и обновите тариф, когда будете готовы.
Читать полное руководство по программам для обслуживания оргтехники
Почему сервис копировальной техники это сначала задача учёта и только потом планирования
Дилер принтеров и копиров продаёт доступность. Клиент покупает не столько машину, сколько обещание, что машина будет работать, что расходники приедут раньше, чем закончатся, и что кто-то придёт, если печать встанет. Каждая часть этого обещания административная, и бизнес держится на записях сильнее, чем на ремонтах.
Поэтому программа для обслуживания оргтехники выглядит иначе, чем универсальная система выездного сервиса. Единица работы здесь аппарат, а не адрес. Биллинг зависит от числа, которое человек должен считать с панели. А в договоре стоит время реакции, доказать которое рано или поздно попросят.
Четыре записи, на которых стоит сервис печати
Парк
Какие машины существуют, где стоят, по какому договору обслуживаются и что с ними уже случалось. Список парка, живущий в таблице с обновлением раз в квартал, ошибается ровно в тот момент, когда это важно, и обнаруживается это обычно на счёте за аппарат, который давно вывезли.
Счётчик
Договоры с оплатой за отпечаток закрываются показаниями. Снятые на визите, они факт. Запрошенные письмом у офис-менеджера клиента, они оценка, которая превращается в корректировку счёта. Самый дешёвый момент снять показание это тот, когда инженер и так стоит перед панелью.
Заявка
У сервисной заявки есть две важные отметки времени: когда её подал клиент и когда приехал инженер. Весь дальнейший разговор об уровне сервиса выводится из этих двух чисел, и ни одно из них не переживает записи задним числом.
Расходник
Тонер, драм-картриджи и ремкомплекты это одновременно склад, затраты и доставка. Учёт того, что именно поставили в конкретную машину, превращает фургон с коробками в маржу, которую можно прочитать.
Закрытие с первого выезда и почему дилеру это важнее, чем клиенту
Повторный выезд стоит дважды: день инженера и доверие клиента. Отказы печатной техники провоцируют повторы, потому что симптом снимается легко, а причина нет, и устранённое замятие без замены изношенного ролика за ним это заявка, которая вернётся через две недели.
Считать долю закрытых с первого выезда по аппарату, а не по инженеру, меняет смысл цифры. Машина, дающая три заявки в месяц, это не провал сервисной службы, а техника на исходе ресурса, которую держит живой договор, уже неверно её оценивающий. Это коммерческое решение, и принимается оно только по истории обслуживания.
Установки, переезды и конец лизинга
Парк обновляется непрерывно. Клиент добавляет два аппарата, переезжает этажом ниже, меняет машину в конце лизинга, убирает недозагруженную технику. Каждое из этих событий это выезд, изменение в биллинговой записи и шанс для них разойтись.
Если вести их как работы со своими чек-листами, запись и реальность остаются вместе. Аппарат сохраняет историю при смене места. Вывоз становится событием с датой, а не звонком, который кто-то помнит. Установка несёт на себе конфигурацию, которая понадобится следующему инженеру.
Как это соотносится с вашей системой мониторинга
У большинства дилеров уже работает агент сбора данных, который опрашивает аппараты и забирает счётчики, уровни тонера и оповещения. Эта программа делает своё дело хорошо и никого не планирует. Она поднимает тревогу, но не решает, кто поедет, не хранит условия договора, не фиксирует поставленную деталь и не выдаёт часы для расчёта зарплаты.
Shifton Field Service закрывает вторую половину. Планирование, приложение инженера, цифровые формы работ и отчёты входят в бесплатный план для команд до двух человек без ограничения по времени; склад, выставление счетов, Контроль местоположения работы и клиентский портал платные модули. Это программа управления персоналом сервисной компании, а не платформа мониторинга парка, и дилеры обычно используют обе системы рядом.
Часто задаваемые вопросы
Можно завести заявку на конкретный аппарат?
Да. Заявка несёт на себе аппарат, к которому относится, вместе с серийным номером, моделью, местом установки и прошлыми отказами. Инженер выезжает, уже зная, какая из машин в офисе стоит и что с ней делали в прошлый раз.
Как собираются показания счётчиков?
На визите. Инженер вносит показания в мобильное приложение, стоя у аппарата, и это убирает квартальную переписку с клиентом и оценочные счета следом за ней. Показание остаётся в истории конкретной машины.
Сможет ли инженер работать в печатном зале без связи?
Да. Показания, формы и фотографии сохраняются на устройстве и уходят на сервер позже. Этого хватает для печатных залов, подвалов и режимных этажей, где телефон теряет сеть.
Видно ли, укладываемся ли мы во время реакции?
У каждой заявки хранится время поступления и время прибытия инженера на объект, поэтому соблюдение сроков становится измеренной цифрой, а не ощущением. Доля закрытых с первого выезда и доля повторных визитов считаются по тем же записям.
Можно планировать развоз тонера как работу?
Да. Рейсы с расходниками это такие же работы, как и остальные: они попадают в маршрут, а не втискиваются между поломками, и доставленное записывается на ту машину, которая его получила.
Подойдёт ли это дилеру из двух человек?
Компания, где работает два инженера или меньше, остаётся на бесплатном плане без срока окончания. В него входят расписание, приложение, рабочие формы и отчёты; выставление счетов, склад, Контроль местоположения работы и клиентский портал оплачиваются как отдельные модули.
Заменит ли это нашу систему мониторинга парка печати?
Нет. Средства мониторинга, которые опрашивают аппараты и собирают счётчики и оповещения, делают другую работу. Shifton Field Service планирует и записывает человеческую часть: кто приехал, когда, что поставил и сколько времени потратил.
Готовы преобразить выездной сервис?
Присоединяйтесь к тысячам компаний выездного сервиса, которые доверяют Shifton для более умной работы каждый день.