برنامج لشركات صيانة الطابعات وآلات التصوير

لماذا صيانة آلات التصوير مسألة سجلات قبل أن تكون مسألة جدولة

موزع الطابعات وآلات التصوير يبيع الجاهزية. العميل لا يشتري جهازا بقدر ما يشتري وعدا بأن الجهاز سيعمل، وأن الحبر سيصل قبل أن ينفد، وأن أحدا سيحضر حين يتوقف الجهاز. وكل جزء من هذا الوعد عمل إداري، والمهنة تقوم على السجلات أكثر مما تقوم على الإصلاح.

لهذا يبدو برنامج خدمات الطباعة المدارة مختلفا عن أي برنامج عام لأعمال الميدان. وحدة العمل هي الجهاز لا العنوان. والفوترة معلقة برقم لا بد أن يقرأه إنسان من على الشاشة. والعقد يحمل زمن استجابة سيطلب منك أحدهم، عاجلا أو آجلا، أن تثبته.

السجلات الأربعة التي يقوم عليها عمل الطباعة

الأسطول

ما الأجهزة الموجودة، وأين هي، وبأي عقد، وماذا جرى لها من قبل. قائمة أسطول تعيش في جدول يحدث مرة كل ربع سنة تكون خاطئة في اللحظة التي تهم فيها بالضبط، ويظهر ذلك عادة حين تصدر فاتورة عن جهاز رفع منذ زمن.

العداد

عقود التكلفة لكل صفحة تسوى بالقراءات. المأخوذة في الزيارة وقائع. والمطلوبة بالبريد من مسؤولة مكتب العميل تقديرات تنتهي بإشعار دائن. وأرخص لحظة لأخذ قراءة هي اللحظة التي يقف فيها الفني أمام الشاشة أصلا.

البلاغ

لبلاغ الصيانة توقيتان يهمان: متى فتحه العميل ومتى وصل أحد. وكل ما عدا ذلك في الحديث عن مستوى الخدمة ينبني على هذين الرقمين، ولا ينجو أي منهما من الكتابة في اليوم التالي.

المستهلك

الحبر والأسطوانات وأطقم الصيانة مخزون وتكلفة وتوصيل في آن واحد. وتسجيل ما ركب على الجهاز الذي تسلمه هو ما يحول مركبة مملوءة بالعلب إلى هامش يمكن قراءته.

الإصلاح من أول زيارة ولماذا يهم الموزع أكثر مما يهم العميل

الزيارة المعادة تكلف مرتين: يوم الفني وثقة العميل. وأعطال الطباعة تغري بالعودة لأن العرض يزول بسهولة والسبب لا، وانحشار ورق يفك دون تغيير البكرة المهترئة خلفه بلاغ سيعود بعد أسبوعين.

قياس الإصلاح من أول زيارة لكل جهاز بدل كل فني يغير ما يقوله الرقم. جهاز يولد ثلاثة بلاغات شهريا ليس إخفاقا فنيا، بل جهاز في آخر عمره يبقى حيا بعقد لم يعد يسعره تسعيرا صحيحا. وهذا قرار تجاري لا يتخذ إلا أمام سجل الصيانة.

التركيب والنقل ونهايات التأجير

الأسطول يتغير بلا انقطاع. عميل يضيف جهازين، وينتقل طابقا، ويستبدل عند انتهاء التأجير، ويعيد جهازا لا يكاد يستعمل. وكل حركة من هذه زيارة وتعديل في سجل الفوترة وفرصة لأن يفترق الاثنان.

معاملتها أوامر عمل لكل منها قائمة تحقق تبقي السجل والواقع متلازمين. فيحتفظ الجهاز بسجله حين يغير مكانه، ويصير الرفع حدثا مؤرخا لا مكالمة يتذكرها أحد، ويحمل التركيب معه الضبط الذي سيحتاجه الفني التالي.

أين يقف هذا إلى جانب أدوات المراقبة لديكم

معظم الموزعين يشغلون فعلا وكيل جمع بيانات يستعلم من الأجهزة عن عدادات الصفحات ومستويات الحبر والتنبيهات. وذلك البرنامج يؤدي عمله جيدا ولا يجدول أحدا. يرفع تنبيها؛ ولا يقرر من يذهب، ولا يحفظ شروط العقد، ولا يسجل أي قطعة ركبت، ولا ينتج الساعات للرواتب.

ويغطي Shifton Field Service النصف الآخر. الجدولة وتطبيق الفني ونماذج العمل الرقمية والتقارير في الخطة المجانية لفرق حتى شخصين بلا حد زمني؛ أما المخزون والفوترة ومراقبة الموقع وبوابة العملاء فوحدات مدفوعة. هو برنامج للقوى العاملة في شركة خدمات، لا منصة لمراقبة الأسطول، والموزعون يشغلون الاثنين جنبا إلى جنب عادة.