Oprogramowanie do serwisu drukarek i kopiarek

Dlaczego serwis kopiarek jest najpierw problemem danych, a dopiero potem grafiku

Dealer drukarek i kopiarek sprzedaje dostępność. Klient kupuje nie tyle maszynę, ile obietnicę, że maszyna będzie działać, że materiał eksploatacyjny dojedzie, zanim się skończy, i że ktoś przyjedzie, kiedy druk stanie. Każdy fragment tej obietnicy jest administracyjny, a branża stoi na zapisach mocniej niż na naprawach.

Dlatego program do obsługi parku drukującego wygląda inaczej niż uniwersalne oprogramowanie serwisu w terenie. Jednostką pracy jest urządzenie, a nie adres. Rozliczenie zależy od liczby, którą człowiek musi odczytać z panelu. A umowa niesie czas reakcji, którego dowód ktoś kiedyś poprosi, żebyś pokazał.

Cztery zapisy, na których stoi biznes drukujący

Park

Jakie maszyny istnieją, gdzie stoją, na jakiej umowie są obsługiwane i co już im się przydarzyło. Lista parku żyjąca w arkuszu aktualizowanym raz na kwartał jest błędna dokładnie wtedy, gdy ma znaczenie, a wychodzi to zwykle przy fakturze za urządzenie, które dawno zabrano.

Licznik

Umowy rozliczane za stronę zamykają się odczytami. Zebrane na wizycie są faktem. Wyproszone mailem od biura klienta są szacunkiem, który zamienia się w korektę faktury. Najtańszy moment na odczyt to ten, w którym technik i tak stoi przed panelem.

Zgłoszenie

Zgłoszenie serwisowe ma dwie znaczące godziny: kiedy klient je złożył i kiedy ktoś dojechał. Cała reszta rozmowy o poziomie usługi wynika z tych dwóch liczb, a żadna z nich nie przetrwa spisywania po fakcie.

Materiał eksploatacyjny

Toner, bębny i zestawy konserwacyjne są jednocześnie magazynem, kosztem i dostawą. Zapisanie tego, co założono, przy maszynie, która to dostała, zamienia auto pełne kartonów w marżę, którą da się odczytać.

Naprawa przy pierwszej wizycie i dlaczego dealerowi zależy na niej bardziej niż klientowi

Powrót kosztuje dwa razy: dzień technika i zaufanie klienta. Awarie druku zachęcają do powrotów, bo objaw usuwa się łatwo, a przyczyna nie, i zacięcie usunięte bez wymiany zużytej rolki za nim to zgłoszenie, które wróci za dwa tygodnie.

Mierzenie naprawy przy pierwszej wizycie na urządzenie, a nie na technika, zmienia sens liczby. Maszyna generująca trzy zgłoszenia miesięcznie nie jest porażką serwisu: to sprzęt u kresu życia utrzymywany przez umowę, która już go źle wycenia. To decyzja handlowa i podejmuje się ją wyłącznie z historią serwisową przed oczami.

Instalacje, przenosiny i koniec leasingu

Park kręci się bez przerwy. Klient dobiera dwa urządzenia, przenosi się piętro niżej, wymienia sprzęt na koniec leasingu, oddaje maszynę, która stoi niewykorzystana. Każde z tych zdarzeń to wizyta, zmiana w ewidencji rozliczeniowej i okazja, by te dwie rzeczy się rozjechały.

Prowadzenie ich jako zleceń z własnymi listami kontrolnymi trzyma zapis i rzeczywistość razem. Urządzenie zachowuje historię przy zmianie miejsca. Odbiór staje się zdarzeniem z datą, a nie telefonem, który ktoś pamięta. Instalacja niesie konfigurację, której będzie potrzebował następny technik.

Jak to się ma do waszych narzędzi monitorujących

Większość dealerów ma już agenta zbierającego dane, który odpytuje urządzenia o liczniki stron, poziomy tonera i alarmy. To oprogramowanie robi swoje dobrze i nikogo nie planuje. Podnosi alarm, ale nie rozstrzyga, kto pojedzie, nie trzyma warunków umowy, nie zapisuje założonej części i nie wystawia godzin do listy płac.

Shifton Field Service pokrywa drugą połowę. Grafik, aplikacja technika, cyfrowe formularze pracy i raporty mieszczą się w bezpłatnym planie dla zespołów do dwóch osób bez limitu czasu; magazyn, fakturowanie, Kontrola lokalizacji pracy i portal klienta to moduły płatne. To oprogramowanie kadrowe dla firmy serwisowej, a nie platforma monitorowania parku, i dealerzy zwykle używają obu rozwiązań obok siebie.