Softvér pre servis tlačiarní a kopírok: zákazky, počítadlá a tonery
Zákazky rozdeľované podľa zariadenia a poschodia, odpočty počítadiel odobraté priamo pri stroji a zmluvné návštevy, ktoré vznikajú samy.
Zákazníkom je zariadenie, nie budova
Tlačový park je zoznam strojov a každý z nich nesie vlastný model, vlastnú zmluvu a vlastnú históriu porúch. Rozdeľovanie práce podľa adresy budovy práve toto stráca: technik vyráža s vedomím, že niekde v kancelárii so štrnástimi zariadeniami niečo nefunguje.
Odpočty počítadiel, spotrebný materiál a fakturácia, ktorú živia
Účtovanie za stranu vychádza len vtedy, keď odpočty prídu. Naháňať ich mailom na konci kvartálu plodí odhady, spory a dobropisy a každá z tých vecí vyjde drahšie ako návšteva, počas ktorej sa číslo mohlo zapísať.
Časy odozvy, ktoré sa merajú, nie sľubujú
Tlačové zmluvy nesú záväzky úrovne služieb a rozdiel medzi ich plnením a presvedčením, že ich plníte, je záznam o tom, kedy hlásenie prišlo a kedy niekto dorazil. Takmer všetky spory v tomto odbore sú práve o tej medzere.
Inštalácie, presuny a park, ktorý sa stále mení
Tlačové parky nestoja na mieste. Stroje sa inštalujú, sťahujú medzi poschodiami, menia na konci lízingu a odvážajú, keď sa zákazník zmenšuje. Zastaraný záznam o parku si so sebou ťahá aj fakturáciu.
Začnite s bezplatným plánom
Bez časového obmedzenia. Získajte plný prístup k základným funkciám a upgradujte, keď budete pripravení.
Prečítajte si úplného sprievodcu softvérom na správu tlače
Prečo je servis kopírok otázkou dát skôr než otázkou rozvrhu
Predajca tlačiarní a kopírok predáva dostupnosť. Zákazník nekupuje ani tak stroj ako prísľub, že stroj bude fungovať, že spotrebný materiál dorazí skôr, než sa minie, a že niekto príde, keď stroj zastane. Každá časť toho prísľubu je administratíva a odbor stojí na záznamoch, nie na opravách.
Práve preto vyzerá softvér na správu tlače inak ako všeobecný softvér pre prácu v teréne. Jednotkou práce je zariadenie, nie objekt. Fakturácia závisí od čísla, ktoré musí človek prečítať z panela. A zmluva nesie čas odozvy, ktorý vás skôr či neskôr požiadajú preukázať.
Štyri záznamy, na ktorých stojí tlačový biznis
Park
Aké stroje existujú, kde stoja, podľa akej zmluvy pracujú a čo sa s nimi predtým stalo. Zoznam parku, ktorý žije v tabuľke obnovovanej raz za štvrťrok, býva nesprávny práve vtedy, keď na tom záleží, zvyčajne keď sa fakturuje zariadenie, ktoré už bolo odvezené.
Počítadlo
Zmluvy za stranu sa uzatvárajú odpočtami. Odobraté pri návšteve sú faktami. Vypýtané mailom od kancelárskej manažérky u zákazníka sú odhadmi, ktoré sa menia na dobropisy. Najlacnejší okamih na odpočet je ten, v ktorom technik aj tak stojí pri paneli.
Hlásenie
Servisné hlásenie má dva časy, na ktorých záleží: kedy ho zákazník podal a kedy niekto dorazil. Všetko ostatné v rozhovore o úrovni služieb vyplýva z týchto dvoch čísel a ani jedno z nich neprežije dodatočné zapísanie.
Spotrebný materiál
Toner, valce a servisné sady sú súčasne zásobou, nákladom aj dodávkou. Zapísanie toho, čo sa namontovalo do stroja, ktorý to prevzal, je práve tým, čo z dodávky plnej krabíc urobí maržu, ktorá sa dá prečítať.
Vyriešenie na prvýkrát a prečo na ňom predajcovi záleží viac než zákazníkovi
Opakovaný výjazd stojí dvakrát: deň technika a dôveru zákazníka. Tlačové poruchy pozývajú k návratu, pretože príznak sa odstráni ľahko a príčina nie, a zaseknutie uvoľnené bez výmeny opotrebovaného valčeka za ním je hlásenie, ktoré sa vráti o dva týždne.
Meranie vyriešenia na prvýkrát podľa zariadenia namiesto podľa technika mení to, čo číslo hovorí. Stroj, ktorý rodí tri hlásenia mesačne, nie je inžinierskym zlyhaním, ale strojom na konci životnosti, držaným nažive zmluvou, ktorá ho už neoceňuje správne. To je obchodné rozhodnutie a dá sa urobiť jedine zo servisnej histórie.
Inštalácie, presuny a koniec lízingu
Park sa točí bez prestávky. Zákazník si pridá dve zariadenia, presunie sa o poschodie nižšie, mení na konci lízingu, vracia stroj, ktorý sa sotva využíval. Každý z týchto pohybov je návštevou, zmenou vo fakturačnom zázname a príležitosťou, aby sa tie dve veci rozišli.
Vedenie týchto pohybov ako zákaziek s vlastným kontrolným zoznamom drží záznam a skutočnosť pokope. Zariadenie si berie svoju históriu so sebou, keď zmení miesto. Odvoz sa stáva udalosťou s dátumom, nie telefonátom, ktorý si niekto pamätá. A inštalácia nesie konfiguráciu, ktorú bude potrebovať ďalší technik.
Kde to stojí vedľa vašich dohľadových nástrojov
Väčšina predajcov už točí agenta na zber dát, ktorý sa zariadení pýta na počty strán, hladinu tonera a upozornenia. Ten softvér robí svoju prácu dobre a nikomu nerobí rozvrh. Zdvihne upozornenie, ale nerozhoduje, kto ide, nedrží zmluvné podmienky, nezapisuje, aký diel sa namontoval, a nedáva hodiny do mzdy.
Shifton Field Service pokrýva druhú polovicu. Plánovanie, aplikácia pre technika, digitálne pracovné listy a výkazy sú v bezplatnom pláne pre tímy do dvoch ľudí bez časového obmedzenia; sklad, fakturácia, Kontrola miesta výkonu práce a zákaznícky portál sú platené moduly. Je to softvér pre ľudí v servisnej firme, nie platforma na dohľad nad parkom, a predajcovia zvyčajne točia obe vedľa seba.
Často kladené otázky
Dá sa zákazka otvoriť na konkrétny stroj?
Áno. Hlásenie nesie zariadenie, ku ktorému patrí, s výrobným číslom, modelom, umiestnením a predchádzajúcimi poruchami, takže technik prichádza s vedomím, ktorý stroj v kancelárii stojí a čo sa s ním robilo naposledy.
Ako sa zbierajú odpočty počítadiel?
Pri samotnej návšteve. Technik zadá počítadlo do mobilnej aplikácie, kým stojí pri zariadení, čím mizne naháňanie na konci kvartálu aj odhadované faktúry, ktoré po ňom nasledujú. Odpočet zostáva prilepený k histórii stroja.
Môže technik pracovať v tlačiarni bez signálu?
Áno. Odpočty, formuláre a fotografie sa ukladajú do telefónu a synchronizujú sa neskôr, čo pokrýva tlačové miestnosti, suterény a poschodia s obmedzeným prístupom, kde signál mizne.
Vidíme, či plníme časy odozvy?
Každé hlásenie si drží hodinu, kedy bolo zapísané, aj hodinu, kedy technik dorazil na miesto, takže plnenie je meraným číslom, nie dojmom. Podiel vyriešení na prvýkrát a opakovaných výjazdov vychádza z tých istých záznamov.
Dajú sa rozvozy tonera plánovať ako práca?
Áno. Jazdy so spotrebným materiálom sú zákazkou ako každá iná, vstupujú do trasy namiesto toho, aby sa tlačili medzi poruchy, a doručené sa účtuje na stroj, ktorý to prevzal.
Hodí sa to pre dvojčlenného predajcu?
Predajca s dvoma technikmi alebo menej zostáva na bezplatnom pláne, bez uplynutia platnosti. Plánovanie, aplikácia, pracovné listy a výkazy prichádzajú s ním; fakturácia, sklad, Kontrola miesta výkonu práce a zákaznícky portál sú samostatne spoplatnené moduly.
Nahrádza to náš server na správu tlače?
Nie. Nástroje na dohľad nad parkom, ktoré sa zariadení pýtajú na upozornenia a počty strán, robia inú prácu. Shifton Field Service plánuje a zaznamenáva ľudskú stranu: kto bol, kedy, čo namontoval a ako dlho to trvalo.
Ste pripravení zmeniť vaše terénne operácie?
Pridajte sa k tisíckam terénnych firiem, ktoré dôverujú Shifton pre inteligentnejšiu prácu každý deň.