Managed print software voor printer- en kopieerservice

Waarom kopieerservice eerst een datavraagstuk is en pas daarna een planningsvraagstuk

Een printer- en kopieerdealer verkoopt beschikbaarheid. De klant koopt niet zozeer een machine als wel de belofte dat die machine het doet, dat het verbruiksmateriaal er is voordat het op raakt en dat er iemand komt wanneer het misgaat. Elk deel van die belofte is administratie, en dit vak draait op registraties meer dan op reparaties.

Daarom ziet managed print software er anders uit dan algemene buitendienstsoftware. De werkeenheid is het apparaat en niet de locatie. De facturatie hangt aan een getal dat een mens van een display moet aflezen. En in het contract staat een reactietijd waarvan iemand ooit het bewijs opvraagt.

De vier registraties waar een printbedrijf op draait

Het park

Welke machines er zijn, waar ze staan, onder welk contract en wat er eerder mee is misgegaan. Een parklijst in een spreadsheet die per kwartaal wordt bijgewerkt is fout op het moment dat het ertoe doet, en dat blijkt meestal wanneer een apparaat wordt gefactureerd dat al is opgehaald.

De teller

Contracten per pagina worden op standen afgerekend. Opgenomen tijdens het bezoek zijn het feiten. Per mail opgevraagd bij de officemanager van de klant zijn het schattingen die in creditnota's eindigen. Het goedkoopste moment voor een stand is het moment waarop een monteur toch al voor het display staat.

De melding

Een servicemelding heeft twee tijdstempels die ertoe doen: wanneer de klant hem plaatste en wanneer er iemand aankwam. Al het andere in het gesprek over serviceniveau volgt uit die twee getallen, en geen van beide overleeft het om later te worden opgeschreven.

Het verbruiksmateriaal

Toner, drums en onderhoudskits zijn tegelijk voorraad, kosten en een levering. Vastleggen wat er is ingebouwd tegenover de machine die het kreeg, maakt van een bus vol dozen een marge die je kunt aflezen.

First time fix, en waarom dealers er meer om geven dan klanten

Een tweede bezoek kost dubbel: de dag van de monteur en het vertrouwen van de klant. Printstoringen nodigen uit tot terugkomen omdat het symptoom snel weg is en de oorzaak niet, en een papierstoring die verholpen wordt zonder de versleten rol erachter te vervangen is een melding die over twee weken terugkomt.

First time fix per apparaat meten in plaats van per monteur verandert wat het cijfer zegt. Een machine die drie meldingen per maand oplevert is geen technisch falen: het is een apparaat aan het eind van zijn leven, in leven gehouden door een contract dat het niet langer goed beprijst. Dat is een commerciële beslissing, en die neem je alleen met de servicehistorie erbij.

Plaatsen, verhuizen en einde lease

Het park verandert voortdurend. Een klant neemt er twee apparaten bij, verhuist een verdieping, wisselt bij einde lease, haalt een nauwelijks gebruikte machine weg. Elk van die gebeurtenissen is een bezoek, een wijziging in de factuurregistratie en een kans voor die twee om uit elkaar te lopen.

Ze als opdrachten met een eigen checklist behandelen houdt registratie en werkelijkheid bij elkaar. Het apparaat houdt zijn historie wanneer het van plek verandert. Het ophalen wordt een gedateerde gebeurtenis in plaats van een telefoontje dat iemand zich herinnert. De plaatsing draagt de configuratie die de volgende monteur nodig heeft.

Hoe dit zich verhoudt tot uw monitoringtools

De meeste dealers draaien al een data-agent die apparaten uitleest op paginatellers, tonerniveaus en meldingen. Die software doet haar werk goed en plant niemand in. Ze geeft een signaal; ze bepaalt niet wie er rijdt, houdt de contractvoorwaarden niet vast, registreert geen ingebouwd onderdeel en levert geen uren voor de loonadministratie.

Shifton Field Service dekt de andere helft. Planning, de monteursapp, digitale werkformulieren en rapportage zitten in het gratis plan voor teams tot twee personen zonder tijdslimiet; voorraad, facturatie, Werk locatiebeheer en het klantportaal zijn betaalde modules. Het is personeelssoftware voor een servicebedrijf, geen platform voor parkmonitoring, en dealers draaien de twee meestal naast elkaar.