Software til service af printere og kopimaskiner
Opgaver sendt ud per maskine og etage, tælleraflæsninger taget ved displayet og aftalte besøg, der opretter sig selv.
Maskinen er kunden, ikke bygningen
En printerpark er en liste over maskiner, hver med sin model, sin aftale og sin fejlhistorik. En opgave skrevet på en bygningsadresse mister netop det: teknikeren kører ud med besked om, at noget er galt et sted på et kontor med fjorten maskiner.
Tælleraflæsninger, forbrugsstoffer og den fakturering, de fodrer
Afregning per side hænger kun sammen, hvis aflæsningerne kommer ind. At jagte dem på mail ved kvartalsskiftet giver skøn, diskussioner og kreditnotaer, og hver enkelt af dem koster mere end det besøg, hvor tallet kunne være skrevet af.
Reaktionstider der måles i stedet for at loves
Printeraftaler bærer serviceniveauer, og mellem at overholde dem og at tro, man overholder dem, står en enkelt notering: hvornår meldingen kom ind, og hvornår nogen var fremme. Næsten alle tvister i faget handler om det spring.
Installationer, flytninger og en park der bliver ved med at ændre sig
Printerparker står ikke stille. Maskiner installeres, flyttes mellem etager, skiftes ved leasingens udløb og hentes, når kunden skruer ned for kontoret. En parkliste, der sakker bagud, trækker faktureringen med sig.
Start med den gratis plan
Ingen tidsbegrænsning. Få fuld adgang til kernefunktioner og opgrader, når du er klar.
Læs hele guiden til software til printerservice
Hvorfor kopimaskineservice er et spørgsmål om dokumentation før det er et spørgsmål om planlægning
En forhandler af printere og kopimaskiner sælger tilgængelighed. Kunden køber ikke så meget en maskine som løftet om, at maskinen kører, at toneren kommer, før den slipper op, og at nogen dukker op, når maskinen står stille. Hver del af det løfte er administration, og faget hviler på optegnelser mere end på reparationer.
Derfor ligner software til managed print ikke et almindeligt system til opgaver i marken. Arbejdsenheden er maskinen og ikke adressen. Faktureringen hænger på et tal, som et menneske skal læse af på et display. Aftalen bærer en reaktionstid, som nogen før eller siden vil bede dig om at dokumentere.
De fire optegnelser en printforretning hviler på
Parken
Hvilke maskiner der findes, hvor de står, på hvilken aftale, og hvad der er sket med dem før. En parkliste i et regneark, der opdateres hvert kvartal, er forkert præcis når det gælder, og det opdages som regel, når en maskine bliver faktureret, efter at den er hentet.
Tælleren
Aftaler med pris per side afregnes på aflæsninger. Taget på besøget er de fakta. Bedt om på mail hos kundens kontoransvarlige er de gæt, der ender i kreditnotaer. Det billigste tidspunkt at tage en aflæsning på er det, hvor en tekniker allerede står foran displayet.
Meldingen
En servicemelding har to tidspunkter, der betyder noget: hvornår kunden oprettede den, og hvornår nogen kom frem. Alt andet i samtalen om serviceniveau følger af de to tal, og ingen af dem overlever at blive skrevet ned dagen efter.
Forbrugsstoffet
Toner, tromler og servicesæt er lager, omkostning og levering på én gang. At notere, hvad der blev monteret, op mod den maskine, der fik det, er det, der gør en bil fuld af kasser til en margin, man kan læse.
Løst ved første besøg, og hvorfor forhandleren går mere op i det end kunden
Et genbesøg koster dobbelt: teknikerens dag og kundens tillid. Printfejl inviterer til genbesøg, fordi symptomet er let at fjerne og årsagen ikke er, og et papirstop, der ryddes uden at den slidte valse bag det skiftes, er en melding, der kommer igen om fjorten dage.
At måle løst ved første besøg per maskine i stedet for per tekniker ændrer, hvad tallet fortæller. En maskine, der giver tre meldinger om måneden, er ikke en teknisk fiasko, men en maskine ved enden af sit liv, holdt i live af en aftale, der ikke længere prissætter den rigtigt. Det er en kommerciel beslutning, og den kan kun tages med servicehistorikken foran sig.
Installationer, flytninger og udløb af leasing
Parken ændrer sig uden ophør. En kunde tager to maskiner mere ind, flytter en etage, skifter ved leasingens udløb, sender en underudnyttet maskine retur. Hver af de bevægelser er et besøg, en ændring i faktureringsgrundlaget og en anledning til, at de to glider fra hinanden.
Behandlet som opgaver med hver sin tjekliste bliver optegnelsen og virkeligheden hængende sammen. Maskinen beholder sin historik, når den skifter plads. Afhentningen bliver en dateret hændelse i stedet for et opkald, nogen husker. Installationen bærer den opsætning med sig, som den næste tekniker får brug for.
Hvor det her ligger ved siden af jeres overvågningsværktøjer
De fleste forhandlere kører allerede en indsamlingsagent, der spørger maskinerne om sidetal, tonerniveauer og alarmer. Den software gør sit arbejde godt og planlægger ingen. Den rejser en alarm; den afgør ikke, hvem der kører, holder ikke aftalens vilkår, noterer ikke, hvilken del der blev monteret, og producerer ikke timer til lønnen.
Shifton Field Service dækker den anden halvdel. Planlægning, teknikerappen, digitale opgaveskemaer og rapporter ligger i den gratis plan for hold på op til to personer uden tidsbegrænsning; lager, fakturering, lokationskontrol og kundeportal er betalte moduler. Det er personalesoftware til en servicevirksomhed, ikke en platform til overvågning af parken, og forhandlere kører som regel de to ved siden af hinanden.
Ofte stillede spørgsmål
Kan en opgave oprettes på en bestemt maskine?
Ja. Meldingen bærer den maskine, den hører til, med serienummer, model, placering og tidligere fejl, så teknikeren kommer frem og ved, hvilken af kontorets maskiner der står stille, og hvad der blev gjort ved den sidst.
Hvordan samles tælleraflæsningerne ind?
På besøget. Teknikeren skriver tælleren af i mobilappen foran maskinen, og dermed forsvinder jagten ved kvartalsskiftet og de skønnede regninger, der følger med den. Aflæsningen bliver siddende i maskinens historik.
Kan teknikeren arbejde i et printrum uden dækning?
Ja. Aflæsninger, skemaer og fotos gemmes på enheden og sendes bagefter, hvilket dækker printrum, kældre og etager med adgangskontrol, hvor telefonen mister signal.
Kan vi se, om vi holder reaktionstiderne?
Hver melding bærer tidspunktet, hvor den blev oprettet, og tidspunktet, hvor teknikeren var fremme, så overholdelsen bliver et målt tal i stedet for en fornemmelse. Andelen løst ved første besøg og antallet af genbesøg kommer fra de samme noteringer.
Kan tonerleveringer planlægges som arbejde?
Ja. Forbrugskørsler er opgaver som alle andre, de lægges ind i planen i stedet for at blive klemt ind mellem nedbrud, og det leverede bliver noteret på den maskine, der fik det.
Duer det til en forhandler med to mand?
En forhandler med to teknikere eller færre bliver på den gratis plan uden udløb. Planlægning, mobilapp, opgaveskemaer og rapporter er med; fakturering, lager, lokationskontrol og kundeportal betales som separate moduler.
Erstatter det vores server til printstyring?
Nej. Værktøjer, der spørger maskinerne om alarmer og sidetællere, laver et andet stykke arbejde. Shifton Field Service planlægger og dokumenterer den menneskelige del: hvem der kom, hvornår, hvad der blev monteret, og hvor lang tid det tog.
Klar til at transformere dine feltoperationer?
Slut dig til tusindvis af field service-virksomheder, der stoler på Shifton til at køre smartere hver dag.