Logiciel de gestion de parc d'impression pour le service technique
Des interventions affectées par machine et par site, des relevés de compteurs saisis devant l'appareil et des visites contractuelles qui se créent seules.
Le client, c'est la machine, pas l'immeuble
Un parc d'impression est une liste de machines, chacune avec son modèle, son contrat et son historique de pannes. Affecter une intervention à une adresse perd exactement cela: le technicien part en sachant qu'il y a une panne quelque part dans un bureau qui compte quatorze appareils.
Relevés de compteurs, consommables et la facturation qu'ils alimentent
La facturation au coût à la page ne tient que si les relevés arrivent. Les réclamer par courriel en fin de trimestre produit des estimations, des litiges et des avoirs, et chacun coûte plus cher que la visite au cours de laquelle le chiffre aurait pu être saisi.
Des délais d'intervention mesurés plutôt que promis
Les contrats d'impression comportent des engagements de service, et entre les tenir et croire les tenir il n'y a qu'un relevé: l'heure d'ouverture de l'appel et l'heure d'arrivée sur site. Presque tous les litiges du métier portent sur cet écart.
Installations, déménagements et un parc qui bouge sans arrêt
Les parcs d'impression ne tiennent pas en place. On installe, on change d'étage, on remplace en fin de location et on retire une machine sous-utilisée. Chacun de ces mouvements est une intervention, une correction du fichier de facturation et une occasion de voir les deux diverger.
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Pourquoi le service copieurs est d'abord un problème de données
Un revendeur d'imprimantes et de copieurs vend de la disponibilité. Le client achète moins une machine que la promesse qu'elle fonctionnera, que le consommable arrivera avant la panne sèche et que quelqu'un se déplacera quand elle s'arrêtera. Chaque morceau de cette promesse est administratif, et le métier repose sur des enregistrements plus que sur des réparations.
C'est pourquoi un logiciel de parc d'impression ne ressemble pas à un logiciel d'intervention générique. L'unité de travail est la machine et non le site. La facturation dépend d'un nombre qu'un humain doit lire sur un écran. Le contrat porte un délai d'intervention dont on vous demandera un jour la preuve.
Les quatre enregistrements qui font tourner une activité d'impression
Le parc
Quelles machines existent, où elles se trouvent, sous quel contrat et ce qui leur est déjà arrivé. Un état de parc qui vit dans un tableur mis à jour chaque trimestre est faux précisément au moment où il compte, et cela se découvre le jour où l'on facture un appareil déjà retiré.
Le compteur
Les contrats au coût à la page se règlent sur des relevés. Pris pendant la visite, ce sont des faits. Demandés par courriel au responsable des services généraux, ce sont des estimations qui finissent en avoirs. Le moment le moins cher pour relever un compteur est celui où un technicien se tient déjà devant l'écran.
L'appel
Un appel de service a deux horodatages qui comptent: l'heure à laquelle le client l'a ouvert et l'heure à laquelle quelqu'un est arrivé. Tout le reste de la discussion sur le niveau de service découle de ces deux nombres, et aucun des deux ne survit à une saisie faite plus tard.
Le consommable
Le toner, les tambours et les kits de maintenance sont à la fois du stock, un coût et une livraison. Enregistrer ce qui a été posé sur la machine qui l'a reçu, c'est ce qui transforme un véhicule plein de cartons en une marge lisible.
La résolution en une visite, et pourquoi elle compte plus pour le revendeur
Un retour coûte deux fois: la journée du technicien et la confiance du client. Les pannes d'impression appellent les retours parce que le symptôme se règle vite et la cause non, et un bourrage débloqué sans changer le galet usé qui le provoquait est un appel qui reviendra dans quinze jours.
Mesurer la résolution en une visite par machine plutôt que par technicien change ce que dit le chiffre. Un appareil qui génère trois appels par mois n'est pas un échec technique: c'est une machine en fin de vie maintenue sous un contrat qui ne la tarife plus correctement. C'est une décision commerciale, et elle ne se prend qu'avec l'historique de service sous les yeux.
Installations, déménagements et fins de location
Le parc tourne en permanence. Un client ajoute deux machines, change d'étage, remplace en fin de location, retire un appareil peu utilisé. Chacun de ces mouvements est une visite, une modification du fichier de facturation et une occasion pour les deux de ne plus coïncider.
Les traiter comme des interventions avec leur propre liste de contrôle maintient le fichier et le terrain ensemble. La machine garde son historique quand elle change d'endroit. Le retrait devient un événement daté plutôt qu'un appel téléphonique dont quelqu'un se souvient. L'installation porte la configuration dont le prochain technicien aura besoin.
Comment cela se place à côté de vos outils de supervision
La plupart des revendeurs font déjà tourner un agent de collecte qui interroge les machines pour récupérer compteurs, niveaux de toner et alertes. Ce logiciel fait bien son travail et ne planifie personne. Il lève une alerte; il ne décide pas qui part, ne détient pas les termes du contrat, n'enregistre pas la pièce posée et ne produit pas les heures pour la paie.
Shifton Field Service couvre la seconde moitié. La planification, l'application du technicien, les formulaires numériques et les rapports figurent dans le plan gratuit pour les équipes jusqu'à deux personnes, sans limite de durée; stock, facturation, Contrôle du lieu de travail et portail client sont des modules payants. C'est un logiciel de gestion d'équipe pour une activité de service, pas une plateforme de supervision de parc, et les revendeurs font généralement tourner les deux côte à côte.
Foire aux questions
Peut-on ouvrir une intervention sur une machine précise?
Oui. L'intervention porte l'appareil auquel elle se rapporte, avec son numéro de série, son modèle, son emplacement et ses pannes antérieures, si bien que le technicien sait avant d'arriver laquelle des machines du bureau est arrêtée et ce qui lui a été fait la dernière fois.
Comment les relevés de compteurs sont-ils collectés?
Pendant la visite. Le technicien saisit le compteur dans l'application mobile alors qu'il est devant l'appareil, ce qui supprime la relance de fin de trimestre et les factures estimées qui vont avec. Le relevé reste attaché à l'historique de la machine.
Un technicien peut-il travailler dans un local reprographie sans réseau?
Oui. Relevés, formulaires et photos sont enregistrés sur le terminal puis synchronisés ensuite, ce qui couvre les locaux reprographie, les sous-sols et les étages sécurisés où le téléphone perd le signal.
Pouvons-nous vérifier que les délais d'intervention sont tenus?
Chaque appel conserve son heure d'ouverture et l'heure d'arrivée du technicien sur site, donc la tenue des délais devient un chiffre mesuré et non une impression. Le taux de résolution en une visite et le taux de retour proviennent des mêmes enregistrements.
Les livraisons de toner se planifient-elles comme du travail?
Oui. Les tournées de consommables sont des interventions comme les autres: elles entrent dans la tournée au lieu d'être casées entre deux pannes, et ce qui a été livré est enregistré sur la machine concernée.
Est-ce adapté à un revendeur de deux personnes?
Un revendeur avec deux techniciens ou moins reste sur le plan gratuit, sans date de fin. La planification, l'application, les formulaires et les rapports sont inclus; la facturation, le stock, Contrôle du lieu de travail et le portail client sont des modules facturés séparément.
Est-ce que cela remplace notre serveur de supervision d'impression?
Non. Les outils de supervision qui interrogent les machines pour récupérer alertes et compteurs font un autre métier. Shifton Field Service planifie et consigne la partie humaine: qui est intervenu, quand, ce qui a été posé et combien de temps cela a pris.
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