תוכנה לשירות מדפסות ומכונות צילום: קריאות, מונים וטונר

למה שירות למכונות צילום הוא קודם כל שאלה של רישום ורק אחר כך שאלה של תכנון

ספק מדפסות ומכונות צילום מוכר זמינות. הלקוח לא קונה מכשיר אלא את ההבטחה שהמכשיר יעבוד, שהטונר יגיע לפני שייגמר ושמישהו יגיע כשהמכשיר ייעצר. כל חלק בהבטחה הזו הוא עבודה מנהלית, והמקצוע נשען על רישומים יותר מאשר על תיקונים.

בגלל זה תוכנה לשירותי הדפסה מנוהלים נראית אחרת מתוכנת שטח כללית. יחידת העבודה היא המכשיר ולא הכתובת. החיוב תלוי במספר שאדם צריך לקרוא מעל המסך. בחוזה יש זמן תגובה שמישהו, במוקדם או במאוחר, יבקש ממך להוכיח.

ארבעת הרישומים שעליהם עומד עסק הדפסה

מערך המכשירים

אילו מכשירים קיימים, איפה הם, תחת איזה חוזה ומה קרה להם קודם. רשימת מערך שחיה בגיליון שמתעדכן פעם ברבעון שגויה בדיוק ברגע שבו זה משנה, ובדרך כלל זה מתגלה כשמחייבים על מכשיר שכבר נאסף.

המונה

חוזי עלות לעמוד מסולקים על בסיס קריאות מונה. נלקחות בביקור, הן עובדה. נדרשות בדואר ממנהלת המשרד של הלקוח, הן הערכה שנגמרת בזיכוי. הרגע הזול ביותר לקחת קריאה הוא הרגע שבו טכנאי כבר עומד מול המסך.

הקריאה

לקריאת שירות יש שתי שעות שמשנות: מתי הלקוח פתח אותה ומתי מישהו הגיע. כל השאר בשיחה על רמת השירות נגזר משני המספרים האלה, ואף אחד מהם לא שורד רישום למחרת.

המתכלה

טונר, תופים וערכות תחזוקה הם מלאי, עלות ואספקה בבת אחת. רישום מה הורכב מול המכשיר שקיבל אותו הוא מה שהופך רכב מלא בקרטונים לרווחיות שאפשר לקרוא.

תיקון מהפעם הראשונה, ולמה זה מעניין את הספק יותר מאשר את הלקוח

נסיעה חוזרת עולה פעמיים: יום עבודה של טכנאי ואמון של לקוח. תקלות הדפסה מזמינות חזרה כי את הסימפטום קל לנקות ואת הסיבה לא, ותקיעת נייר שנפתרה בלי להחליף את הגלגלת השחוקה שמאחוריה היא קריאה שתחזור בעוד שבועיים.

מדידת תיקון מהפעם הראשונה לפי מכשיר ולא לפי טכנאי משנה את מה שהמספר אומר. מכשיר שמייצר שלוש קריאות בחודש אינו כישלון טכני, הוא מכשיר בסוף חייו שמוחזק בחיים בחוזה שכבר לא מתמחר אותו נכון. זו החלטה מסחרית, ואפשר לקבל אותה רק מול היסטוריית השירות.

התקנות, העברות וסופי ליסינג

המערך מתחלף בלי הפסקה. לקוח מוסיף שני מכשירים, עובר קומה, מחליף בסוף הליסינג, מחזיר מכשיר שכמעט לא בשימוש. כל תנועה כזו היא ביקור, שינוי ברישום החיוב והזדמנות לשניים להתרחק זה מזה.

כשמתייחסים אליהן כאל עבודות עם רשימת בדיקה משלהן, הרישום והמציאות נשארים צמודים. המכשיר שומר על ההיסטוריה שלו כשהוא מחליף מקום. הפינוי הופך לאירוע עם תאריך במקום לשיחת טלפון שמישהו זוכר. ההתקנה נושאת איתה את התצורה שהטכנאי הבא יזדקק לה.

איפה זה יושב לצד כלי הניטור שלכם

לרוב הספקים כבר רץ סוכן איסוף נתונים שמתשאל מכשירים על מוני עמודים, מפלסי טונר והתראות. התוכנה הזו עושה את שלה היטב ולא מתכננת אף אחד. היא מרימה התראה; היא לא מחליטה מי נוסע, לא מחזיקה את תנאי החוזה, לא רושמת איזה חלק הורכב ולא מפיקה שעות לשכר.

Shifton Field Service מכסה את החצי השני. התכנון, אפליקציית הטכנאי, טפסי העבודה הדיגיטליים והדוחות נמצאים במסלול החינמי לצוותים של עד שני אנשים, בלי הגבלת זמן; מלאי, חיוב, בקרת מיקום ופורטל לקוחות הם מודולים בתשלום. זו תוכנה לכוח אדם של חברת שירות ולא פלטפורמה לניטור מערך, וספקים בדרך כלל מריצים את השתיים זו לצד זו.