Програма для сервісу принтерів і копіювальних апаратів
Заявки розподіляються за апаратом і адресою, показники лічильників знімають на місці, а договірні візити створюються самі.
Клієнт це апарат, а не будівля
Парк оргтехніки це перелік машин, і в кожної власна модель, власний договір та власна історія несправностей. Заявка, прив'язана до адреси будівлі, саме це й губить: інженер виїжджає, знаючи лише, що десь в офісі з чотирнадцятьма апаратами щось стало.
Показники лічильників, витратні матеріали і рахунки, що на них тримаються
Оплата за відбиток сходиться лише тоді, коли показники надходять. Збирати їх листами наприкінці кварталу означає отримати приблизні цифри, суперечки та коригування рахунків, і кожна така історія дорожча за візит, на якому це число можна було просто записати.
Час реагування, який вимірюють, а не обіцяють
У договорах на обслуговування друку є зобов'язання щодо строків, і між виконувати їх та вважати, що виконуєш, лежить один запис: коли заявка надійшла і коли інженер приїхав. Майже всі суперечки в цьому бізнесі точаться саме про цей проміжок.
Встановлення, переміщення і парк, що весь час змінюється
Парк техніки не стоїть на місці. Клієнт бере ще два апарати, переїжджає на інший поверх, міняє машину наприкінці лізингу, прибирає те, чим майже не користуються. Кожна така подія це візит, правка в рахунках і нагода для цих двох записів розійтися.
Почніть з безкоштовного плану
Без обмежень у часі. Отримайте повний доступ до основних функцій та оновіть, коли будете готові.
Читати повний посібник із програм для обслуговування оргтехніки
Чому сервіс копіювальної техніки це спершу задача обліку і лише потім планування
Дилер принтерів і копірів продає доступність. Клієнт купує не стільки машину, скільки обіцянку, що машина працюватиме, що витратні матеріали приїдуть раніше, ніж закінчаться, і що хтось прийде, коли друк зупиниться. Кожна частина цієї обіцянки адміністративна, і бізнес тримається на записах міцніше, ніж на ремонтах.
Саме тому програма для обслуговування оргтехніки виглядає інакше, ніж універсальна система виїзного сервісу. Одиниця роботи тут апарат, а не адреса. Рахунок залежить від числа, яке людина має зчитати з панелі. А в договорі стоїть час реагування, довести який рано чи пізно попросять.
Чотири записи, на яких стоїть сервіс друку
Парк
Які машини існують, де стоять, за яким договором обслуговуються і що з ними вже траплялося. Перелік парку, що живе в таблиці з оновленням раз на квартал, помиляється рівно тоді, коли це важливо, і виявляється це зазвичай на рахунку за апарат, який давно вивезли.
Лічильник
Договори з оплатою за відбиток закриваються показниками. Зняті на візиті, вони факт. Запитані листом в офіс-менеджера клієнта, вони оцінка, що перетворюється на коригування рахунку. Найдешевший момент зняти показник це той, коли інженер і так стоїть перед панеллю.
Заявка
У сервісної заявки є дві важливі позначки часу: коли її подав клієнт і коли приїхав інженер. Уся подальша розмова про рівень сервісу виводиться з цих двох чисел, і жодне з них не переживає запису заднім числом.
Витратний матеріал
Тонер, драм-картриджі та ремкомплекти це водночас склад, витрати й доставка. Облік того, що саме поставили в конкретну машину, перетворює фургон з коробками на маржу, яку можна прочитати.
Закриття з першого виїзду і чому дилеру це важливіше, ніж клієнту
Повторний виїзд коштує двічі: день інженера і довіра клієнта. Відмови друкарської техніки провокують повтори, бо симптом знімається легко, а причина ні, і усунене зам'яття без заміни зношеного ролика за ним це заявка, яка повернеться за два тижні.
Рахувати частку закритих з першого виїзду по апарату, а не по інженеру, змінює сенс цифри. Машина, що дає три заявки на місяць, це не провал сервісної служби, а техніка наприкінці ресурсу, яку тримає живою договір, що вже неправильно її оцінює. Це комерційне рішення, і ухвалюють його лише за історією обслуговування.
Встановлення, переїзди і кінець лізингу
Парк оновлюється безперервно. Клієнт додає два апарати, переїжджає поверхом нижче, міняє машину наприкінці лізингу, прибирає недозавантажену техніку. Кожна з цих подій це виїзд, зміна в записі для рахунку і шанс для них розійтися.
Якщо вести їх як роботи з власними чек-листами, запис і реальність лишаються разом. Апарат зберігає історію при зміні місця. Вивезення стає подією з датою, а не дзвінком, який хтось пам'ятає. Встановлення несе на собі конфігурацію, що знадобиться наступному інженеру.
Як це співвідноситься з вашою системою моніторингу
У більшості дилерів уже працює агент збору даних, який опитує апарати та забирає лічильники, рівні тонера і сповіщення. Ця програма робить свою справу добре і нікого не планує. Вона піднімає тривогу, але не вирішує, хто поїде, не зберігає умов договору, не фіксує поставленої деталі й не видає годин для нарахування зарплати.
Shifton Field Service закриває другу половину. Планування, застосунок інженера, цифрові форми робіт і звіти входять до безкоштовного плану для команд до двох осіб без обмеження в часі; склад, виставлення рахунків, Контроль місця роботи і клієнтський портал платні модулі. Це програма управління персоналом сервісної компанії, а не платформа моніторингу парку, і дилери зазвичай користуються обома системами поруч.
Поширені запитання
Чи можна відкрити заявку на конкретний апарат?
Так. Заявка несе апарат, якого стосується, разом із серійним номером, моделлю, місцем встановлення та попередніми несправностями. Інженер виїжджає, вже знаючи, яка з машин в офісі стоїть і що з нею робили минулого разу.
Як збирають показники лічильників?
На візиті. Інженер вносить показник у мобільний застосунок, стоячи біля апарата, і це знімає квартальне листування з клієнтом та приблизні рахунки слідом за ним. Показник лишається в історії конкретної машини.
Чи зможе інженер працювати в друкарській кімнаті без зв'язку?
Так. Показники, форми й світлини зберігаються на пристрої та йдуть на сервер пізніше. Цього вистачає для друкарських кімнат, підвалів і режимних поверхів, де телефон втрачає мережу.
Чи видно, чи вкладаємося ми в час реагування?
У кожної заявки зберігається час надходження і час прибуття інженера на об'єкт, тож дотримання строків стає виміряною цифрою, а не враженням. Частка закритих з першого виїзду і частка повторних візитів рахуються за тими самими записами.
Чи можна планувати розвезення тонера як роботу?
Так. Рейси з витратними матеріалами це такі самі роботи, як і решта: вони потрапляють у маршрут, а не втискаються між поломками, і доставлене записується на ту машину, яка його отримала.
Чи підійде це дилеру з двох людей?
Компанія, де працює двоє інженерів або менше, лишається на безкоштовному плані без дати завершення. До нього входять графік, застосунок, робочі форми і звіти; виставлення рахунків, склад, Контроль місця роботи та клієнтський портал оплачуються як окремі модулі.
Чи замінить це нашу систему моніторингу парку друку?
Ні. Засоби моніторингу, що опитують апарати та збирають лічильники й сповіщення, виконують іншу роботу. Shifton Field Service планує і записує людську частину: хто приїхав, коли, що поставив і скільки часу витратив.
Готові трансформувати ваші польові операції?
Приєднуйтесь до тисяч компаній польового сервісу, які щодня довіряють Shifton для розумнішої роботи.