Programvare for service på skrivere og kopimaskiner
Oppdrag sendt ut per maskin og etasje, telleravlesninger tatt foran displayet og avtalte besøk som lager seg selv.
Maskinen er kunden, ikke bygget
En skriverpark er en liste over maskiner, hver med sin modell, sin avtale og sin feilhistorikk. Et oppdrag skrevet på en bygningsadresse mister nettopp det: teknikeren kjører ut med beskjed om at noe er galt et sted i et kontor med fjorten maskiner.
Telleravlesninger, forbruksmateriell og faktureringen de mater
Fakturering per side går bare opp hvis avlesningene kommer inn. Å jage dem på e-post ved kvartalsskiftet gir anslag, diskusjoner og kreditnotaer, og hver eneste av dem koster mer enn besøket der tallet kunne vært skrevet av.
Responstider som måles i stedet for å loves
Skriveravtaler bærer servicenivåer, og mellom å holde dem og å tro at man holder dem står en enkelt notering: når meldingen kom inn og når noen var fremme. Nesten alle tvistene i bransjen handler om det spranget.
Installasjoner, flyttinger og en park som endrer seg hele tiden
Skriverparker står ikke stille. Maskiner installeres, flyttes mellom etasjer, byttes ved leasingens slutt og hentes når kunden krymper kontoret. En parkliste som sakker akterut trekker faktureringen med seg.
Start med gratisplanen
Ingen tidsbegrensning. Få full tilgang til kjernefunksjonene og oppgrader når du er klar.
Les hele veiledningen til programvare for skriverservice
Hvorfor kopimaskinservice er et spørsmål om dokumentasjon før det er et spørsmål om planlegging
En forhandler av skrivere og kopimaskiner selger tilgjengelighet. Kunden kjøper ikke så mye en maskin som løftet om at maskinen går, at toneren kommer før den går tom, og at noen dukker opp når maskinen stopper. Hver del av det løftet er administrasjon, og faget hviler på oppføringer mer enn på reparasjoner.
Derfor ser programvare for skriver- og kopimaskinservice annerledes ut enn et generelt system for oppdrag i felt. Arbeidsenheten er maskinen, ikke adressen. Faktureringen henger på et tall et menneske må lese av på et display. Avtalen bærer en responstid som noen før eller siden vil be deg dokumentere.
De fire oppføringene en skrivervirksomhet hviler på
Parken
Hvilke maskiner som finnes, hvor de står, på hvilken avtale og hva som har skjedd med dem før. En parkliste i et regneark som oppdateres hvert kvartal er feil akkurat når det gjelder, og det oppdages som regel når en maskin faktureres etter at den er hentet.
Telleren
Avtaler med pris per side gjøres opp på avlesninger. Tatt på besøket er de fakta. Bedt om på e-post fra kundens kontoransvarlige er de gjetninger som ender i kreditnotaer. Det billigste øyeblikket å ta en avlesning på er det der teknikeren allerede står foran displayet.
Meldingen
En servicemelding har to tidspunkter som betyr noe: når kunden meldte den inn og når noen kom fram. Alt annet i samtalen om servicenivå følger av de to tallene, og ingen av dem overlever å bli skrevet ned dagen etter.
Forbruksmateriellet
Toner, trommer og servicesett er lager, kostnad og leveranse på én gang. Å notere hva som ble montert mot maskinen som fikk det er det som gjør en bil full av esker om til en margin som kan leses.
Løst på første besøk, og hvorfor forhandleren bryr seg mer enn kunden
Et returbesøk koster dobbelt: teknikerens dag og kundens tillit. Skriverfeil innbyr til returer fordi symptomet er lett å fjerne og årsaken ikke er det, og en papirstopp som ryddes uten at den slitte valsen bak byttes er en melding som kommer tilbake om fjorten dager.
Å måle løst på første besøk per maskin i stedet for per tekniker endrer hva tallet forteller. En maskin som gir tre meldinger i måneden er ingen teknisk fiasko, men en maskin ved slutten av livet holdt i gang av en avtale som ikke lenger priser den riktig. Det er en kommersiell avgjørelse, og den kan bare tas med servicehistorikken foran seg.
Installasjoner, flyttinger og slutten på leasingen
Parken endres uten stans. En kunde tar inn to maskiner til, flytter en etasje, bytter ved leasingens slutt, leverer tilbake en maskin nesten ingen bruker. Hver av de bevegelsene er et besøk, en endring i faktureringsgrunnlaget og en anledning for de to til å gli fra hverandre.
Behandlet som oppdrag med hver sin sjekkliste holder oppføringen og virkeligheten sammen. Maskinen beholder historikken sin når den bytter plass. Hentingen blir en datert hendelse i stedet for en telefon noen husker. Installasjonen bærer med seg oppsettet den neste teknikeren kommer til å trenge.
Hvor dette ligger ved siden av overvåkingsverktøyene deres
De fleste forhandlere kjører allerede en innsamlingsagent som spør maskinene om sidetall, tonernivåer og varsler. Den programvaren gjør jobben sin godt og planlegger ingen. Den varsler; den avgjør ikke hvem som kjører, holder ikke avtalevilkårene, noterer ikke hvilken del som ble montert og produserer ikke timer til lønn.
Shifton Field Service dekker den andre halvdelen. Planlegging, teknikerappen, digitale oppdragsskjemaer og rapporter ligger i gratisplanen for team på opptil to personer uten tidsbegrensning; lager, fakturering, posisjonskontroll og kundeportal er betalte moduler. Det er personalprogramvare for et servicefirma, ikke en plattform for parkovervåking, og forhandlere kjører vanligvis begge deler ved siden av hverandre.
Ofte stilte spørsmål
Kan et oppdrag opprettes på en bestemt maskin?
Ja. Meldingen bærer maskinen den hører til, med serienummer, modell, plassering og tidligere feil, slik at teknikeren kommer fram og vet hvilken av maskinene på kontoret som står, og hva som ble gjort med den sist.
Hvordan samles telleravlesningene inn?
På besøket. Teknikeren skriver av telleren i mobilappen foran maskinen, og dermed forsvinner jaget ved kvartalsskiftet og de anslåtte regningene som følger med. Avlesningen blir liggende i maskinens historikk.
Kan teknikeren jobbe i et printrom uten dekning?
Ja. Avlesninger, skjemaer og bilder lagres på enheten og sendes etterpå, noe som dekker printrom, kjellere og etasjer med adgangskontroll der telefonen mister signalet.
Ser vi om vi holder responstidene?
Hver melding bærer tidspunktet den ble opprettet og tidspunktet teknikeren var på stedet, slik at oppfyllelsen blir et målt tall og ikke en følelse. Andelen løst på første besøk og antallet returbesøk kommer fra de samme noteringene.
Kan tonerleveranser planlegges som arbeid?
Ja. Forbrukskjøringer er oppdrag som alle andre, de legges inn i planen i stedet for å klemmes inn mellom driftsstans, og det som ble levert blir notert på maskinen som fikk det.
Passer det for en forhandler med to personer?
En forhandler med to teknikere eller færre blir på gratisplanen uten utløp. Planlegging, mobilapp, oppdragsskjemaer og rapporter følger med; fakturering, lager, posisjonskontroll og kundeportal betales som egne moduler.
Erstatter det serveren vår for utskriftsstyring?
Nei. Verktøy som spør maskinene om varsler og sidetellere gjør en annen jobb. Shifton Field Service planlegger og dokumenterer den menneskelige delen: hvem som var der, når, hva som ble montert og hvor lang tid det tok.
Klar til å transformere feltoperasjonene dine?
Bli med tusenvis av field service-selskaper som stoler pa Shifton for smartere drift hver dag.